Vergroot contrast

Controle van werknemers

Werkgevers hebben diverse mogelijkheden om automatisch allerlei informatie over hun personeel te verzamelen. Bijvoorbeeld via cameratoezicht, telefooncentrales, toegangspoorten en computersystemen. Zij kunnen deze informatie voor verschillende doelen gebruiken, waaronder het controleren van hun werknemers.

Controle van werknemers is niet verboden. Maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Werkgevers mogen daarom hun werknemers niet zomaar de hele dag volgen.

Controle van werknemers is toegestaan als dit voldoet aan de  voorwaarden uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Heimelijke controle, dus zonder dat de werknemers dit weten,  mag normaal gesproken niet. De werkgever mag alleen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van heimelijke controle.

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Controle van werknemers'

Alle antwoorden op mijn vragenAlgemene vragen over controle van werknemers

  • Welke voorwaarden gelden voor de controle van werknemers?

    Een werkgever die zijn werknemers wil controleren, moet voldoen aan de eisen uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). De belangrijkste voorwaarden voor de controle van werknemers zijn:

    • De werkgever heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemers.
    • De controle moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat er geen andere manieren mogelijk zijn om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers.
    • De werkgever informeert de werknemers over wat toegestaan en wat verboden is, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of een protocol.
    • De werkgever houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van de werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.
    • De werkgever vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad (OR) bij een regeling voor (heimelijke) controle.
    • Zet de werkgever grootschalig en/of systematisch cameratoezicht in om diefstal en fraude door werknemers te bestrijden? Dan moet de werkgever een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werkgever structureel en/of gedurende een langere periode cameratoezicht inzet voor dat doel.
    • Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde controle een hoog risico oplevert? En lukt het de werkgever niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet de werkgever met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat hij met de controle van personeel start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.
  • Welke voorwaarden gelden voor de heimelijke controle van werknemers?

    Voor de heimelijke controle van personeel gelden, naast de voorwaarden voor de ‘gewone’ controle, de volgende extra voorwaarden:

    • De werkgever heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is.
    • Het lukt de werkgever niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude.
    • De heimelijke controle is incidenteel.
    • De werkgever informeert de betrokken werknemers achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.
    • De werkgever voert eerst een data protection impact assessment (DPIA) uit. Let op: een DPIA hoeft niet als het gaat om bestaand beleid voor heimelijke controle dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) al eens heeft goedgekeurd na voorafgaand onderzoek. En de verwerking in de tussentijd niet is veranderd.
    • Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde heimelijke controle een hoog risico oplevert? En lukt het de werkgever niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet de werkgever met de AP overleggen voordat hij met de heimelijke controle start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

Alle antwoorden op mijn vragenControle van e-mail en internet

  • Mag mijn werkgever mijn gebruik van e-mail en internet controleren?

    Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag uw werkgever controles uitvoeren. Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Algemene controle

    Uw werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt. Zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek- en filmbestanden.

    Heimelijke controle

    Heeft uw werkgever een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag hij onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail en internet door deze individuele medewerker(s). Voor zo’n heimelijke controle, dus zonder dat de betreffende werknemers hiervan vooraf weten, gelden extra voorwaarden.

    Doel controle

    Voordat uw werkgever start met de controle, moet hij het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

    Uw werkgever kan vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

  • Welke algemene gedragsregels gelden voor e-mail en internet op het werk?

    Heeft uw werkgever geen gedragsregels of protocol voor het gebruik van e-mail en internet op het werk? Dan gelden de volgende algemene gedragsregels.

    Uw werkgever kan privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. U heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op uw werk.

    Maar u moet daarbij wel maat houden. Ook moet u rekening houden met de inhoud van uw e-mail en de websites die u bezoekt. Het is namelijk niet toegestaan dat u onder werktijd bijvoorbeeld porno kijkt.

  • Mag mijn werkgever controleren wat ik op sociale media doe?

    Ja, maar alleen als uw werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over u op internet staan te verwerken. 

    Uw werkgever heeft bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om te monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd. Hij kan dit bijvoorbeeld monitoren door op de naam van de organisatie te zoeken.

    Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Let op: uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. Uw werkgever kan niet afdwingen dat u hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat u de inlogcodes van uw account afgeeft.

    Richtlijnen controle sociale media

    Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is raadzaam dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.

  • Mag mijn werkgever mijn e-mail lezen als ik er niet ben?

    Ja, dat mag als het om zakelijke e-mail gaat. U kunt zelf onderscheid maken tussen uw zakelijke mail en uw privémail. Dit doet u door uw privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

    Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag uw werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet uw werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen. Bij het lezen van uw e-mail moet uw werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.

    Regeling checken e-mail

    Het is aan te raden dat uw werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte uw zakelijke e-mail kan worden gecheckt. U weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat uw werkgever uw e-mail leest.

Alle antwoorden op mijn vragenControle van telefoon

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongebruik controleren?

    Heeft uw werkgever aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon op of van het werk? Dan mag hij het telefoongebruik controleren. Maar hij moet zich hierbij wel houden aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening  gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Als werknemer heeft u het recht uw werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Uw werkgever kan u dus niet op aanspreken op incidenteel privégebruik van uw werktelefoon. Maar uw werkgever heeft wel het recht om de kosten in de gaten te houden.

    Uw werkgever kan maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken. Steekproefsgewijs kan uw werkgever vervolgens bij deze gesprekken achterhalen welke werknemer daar verantwoordelijk voor is. En deze werknemer vervolgens om uitleg vragen.

    Dure gesprekken voorkomen

    Uw werkgever kan ook proberen dure gesprekken te voorkomen. Bijvoorbeeld door het bellen naar 0900-nummers en buitenlandse nummers te blokkeren. Nemen hierdoor de kosten af? Dan is het waarschijnlijk niet meer nodig dat uw werkgever de kosten van telefoongesprekken van afzonderlijke werknemers controleert.

  • Mag mijn werkgever het gebruik van mijn mobiele telefoon van het werk controleren?

    Belt u met een mobiele telefoon van uw werkgever en is er afgesproken dat u deze telefoon niet voor privégesprekken mag gebruiken? Dan mag uw werkgever bij een redelijk vermoeden van misbruik uw belgedrag controleren. Bijvoorbeeld door de gespecificeerde telefoonnota op te vragen.

    Zijn er geen afspraken gemaakt over het gebruik van uw mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan heeft u af en toe recht op een privégesprek. Maar uw werkgever heeft het recht om daarbij de kosten in de gaten te houden.

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongesprekken opnemen?

    Uw werkgever mag alleen uw telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. En uw werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Werkgevers kunnen bijvoorbeeld telefoongesprekken opnemen om de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren.

    Informeren over opname

    Uw werkgever moet u ter plekke informeren dat uw telefoongesprek wordt opgenomen. Bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname. En van tevoren aan de werknemers uit te leggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start en voor welk doel de gesprekken worden opgenomen. Het is niet genoeg als uw werkgever u eenmalig informeert dat uw gesprekken kunnen worden opgenomen als u in dienst treedt. U moet ervan op de hoogte zijn wanneer uw gesprekken worden opgenomen.

    Uw werkgever moet ook diegene die u belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor de opnamen van het gesprek worden gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

  • Mag mijn werkgever in het geheim mijn telefoongesprekken opnemen?

    Uw werkgever mag alleen in enkele uitzonderlijke situaties heimelijk telefoongesprekken opnemen. Die situaties zijn: bij bedreigingen, bommeldingen of als hij u van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen. Heimelijk houdt in dat uw werkgever u niet voorafgaand aan uw telefoongesprekken informeert dat uw gesprekken worden opgenomen.

    Uw werkgever mag niet heimelijk uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

    Voorwaarden en waarborgen

    Voor  heimelijke opnames gelden extra voorwaarden. Daarnaast moet uw werkgever voldoende waarborgen treffen bij de geheime opnames.
    Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen. En door de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat u niets strafbaars heeft gedaan.
    Ook mag uw werkgever de opnames niet langer bewaren dan noodzakelijk is, dus totdat het incident is afgehandeld.

  • Mag mijn werkgever doorlopend mijn telefoongesprekken opnemen?

    Dat mag alleen als dat noodzakelijk is bij sommige vormen van dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.

    Uw werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier krijgen. Daarom mag hij in zo’n soort situatie uw telefoongesprekken doorlopend opnemen.

    Uw werkgever mag de opnames van uw telefoongesprekken alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst.

    Uw werkgever mag niet doorlopend uw telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of trainingsdoeleinden.

Alle antwoorden op mijn vragenOverige vragen over controle van personeel

  • Mag mijn werkgever testen of ik alcohol of drugs heb gebruikt?

    Nee, dat mag niet. Alleen als het bij wet is bepaald, zoals in de luchtvaartsector, mag een werkgever een alcoholtest of drugstest bij een werknemer (laten) uitvoeren.

  • Mag mijn werkgever mij controleren met een (verborgen) camera?

    Uw werkgever mag onder bepaalde voorwaarden cameratoezicht gebruiken om werknemers te controleren.

    Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd op uw werk? Dan mag uw werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren. Meer informatie vindt u bij Cameratoezicht op de werkplek.

  • Mag mijn werkgever een trackingsysteem plaatsen in mijn auto?

    Ja, dat mag als uw werkgever zich houdt aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). De belangrijkste voorwaarde is dat uw werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. En dat het plaatsen van een trackingsysteem, zoals een black box, board computer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is.

    Een gerechtvaardigd belang van uw werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.

    Privacytoets

    Voordat uw werkgever een trackingsysteem in uw auto plaatst, moet hij eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat uw werkgever uw belangen en rechten afweegt tegen zijn eigen belang.

    Verder moet uw werkgever u laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.

    Controleren privégebruik

    Bij het controleren in privétijd wegen uw belangen meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kan de black box, de board computer of het gps-systeem worden uitgezet in privétijd.

  • Wat is een personeelsvolgsysteem?

    Een personeelsvolgsysteem is elk geautomatiseerd systeem dat geschikt is om werknemers te volgen. Gebruikt een werkgever een bepaald systeem niet om werknemers te volgen, maar zou dit wel kunnen? Ook dan is dit aan te merken als een personeelsvolgsysteem. Personeelsvolgsystemen komen daarom vrij veel in organisaties voor.

    Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn:

    • (heimelijk) cameratoezicht;
    • telefooncentrales;
    • black box, board computer of gps-systeem;
    • antivirussoftware of software ter voorkoming van KANS (klachten aan de arm, nek en/of schouder, voorheen (RSI);
    • (filter)software voor de controle op e-mail- en internetgebruik;
    • systemen die aanwezigheid, tijd  en toegang registreren;
    • badges of chipcards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsingen en/of betalingen te volgen.

    Instemmingsrecht OR

    Is een werkgever van plan een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken? Dan heeft de werkgever instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig voor een regeling voor de inzet van een personeelsvolgsysteem. Zonder instemming van de OR mag de werkgever in principe het personeelsvolgsysteem niet gebruiken.

  • Kan ik mijn persoonsgegevens bij mijn werkgever inzien en/of laten corrigeren of verwijderen?

    Ja, dat kan. U heeft het recht om uw gegevens bij uw werkgever in te zien. Ook kunt u vragen om deze te wijzigen of te verwijderen. Daarnaast geeft de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) u in ieder geval de volgende rechten:

    • het recht om vergeten te worden;
    • het recht op rectificatie en aanvulling;
    • het recht op beperking van de verwerking.
    • het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
  • Waar kan ik terecht met een klacht over de controle van werknemers?

    Ga in eerste instantie naar uw werkgever. Reageert uw werkgever niet? Of bent u niet tevreden met de reactie? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan een van de volgende instanties:

    • de ondernemingsraad van uw organisatie (als het gaat om het beleid voor de controle van personeel);
    • het juridisch loket bij u in de buurt;
    • uw vakbond;
    • uw rechtsbijstandsverzekeraar.

    Naar de rechter

    U kunt ook naar de rechter gaan. U doet dan een beroep op de rechten die u heeft vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Klacht indienen bij de AP

    Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door uw werkgever, dan kunt u bij ons een klacht indienen. Wij nemen iedere klacht in behandeling. De manier waarop we dat doen verschilt per klacht. U ontvangt altijd een reactie van de AP op uw klacht.

    U kunt ons ook een tip geven. Een tip beschouwen we als een belangrijk signaal voor ons toezicht, maar leidt niet tot een individueel onderzoek.

Publicaties