Vergroot contrast

Controle van werknemers

Werkgevers kunnen de behoefte hebben om hun werknemers te controleren. Bijvoorbeeld als mensen thuiswerken. Monitoring van personeel is ook niet altijd verboden. Maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers. Hun recht op privacy geldt namelijk net zo goed op de werkvloer als daarbuiten. Werkgevers mogen daarom hun werknemers niet zomaar volgen.

Werknemers monitoren

Er zijn veel technologische mogelijkheden om werknemers te monitoren. Bijvoorbeeld een track & trace-systeem in bedrijfswagens (zoals een gps-tracker of black box), volgsoftware die registreert wat medewerkers op hun computer doen (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen, gebruik van e-mail en internet) en apps of wearables (zoals een smartwatch) die de gezondheid meten. Daarnaast zijn er de ‘traditionele’ methoden als telefoongesprekken opnemen of een camera op de werkvloer.

AVG & controle personeel

Als werkgever mag u uw werknemers alleen controleren als u voldoet aan de eisen uit de privacywetgeving. De voorwaarden voor de controle van personeel staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). 

Zo moet u goed kunnen beargumenteren waarom monitoring van uw werknemers noodzakelijk is én dat dit bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy van uw werknemers. Wat wel en niet mag, kan per geval en per sector verschillen.

Heimelijke controle personeel

Heimelijke (stiekeme) controle van personeel mag normaal gesproken niet. Als werkgever moet u zich hierbij houden aan een aantal extra voorwaarden voor heimelijke controle, naast de voorwaarden voor ‘gewone’ controle.

Meer informatie controle werknemers

Wilt u – als werkgever of als werknemer – meer weten over wat wel en niet mag, kijk dan bij de veelgestelde vragen over controle van werknemers

Verder vindt u ook op andere plaatsen op onze website informatie die met het controleren van werknemers te maken heeft:

  • Corona
    Mag een werkgever werknemers controleren op corona door een sneltest te doen of hun temperatuur op te meten? En mag een werkgever registreren welke werknemers wel en niet gevaccineerd zijn? Zie: Corona.
  • Personeelsvolgsysteem & de OR
    Een werkgever die een personeelsvolgsysteem wil gaan gebruiken, moet eerst instemming vragen aan de ondernemingsraad (OR), als die er is. De OR speelt dus een belangrijke rol bij de bescherming van de privacy op de werkvloer. Zie: Ondernemingsraad.
  • Cameratoezicht
    Cameratoezicht op het werk kan helpen tegen bijvoorbeeld diefstal of beschadiging van eigendommen. Maar de inbreuk op de privacy van de werknemers is groot. Onder welke voorwaarden mogen werkgevers camera’s ophangen? Zie: Cameratoezicht op de werkplek.
  • Toegangscontrole
    Sommige werkgevers gebruiken biometrische persoonsgegevens, zoals een vingerafdruk of gezichtsscan, voor toegangscontrole. Dit mag alleen als het absoluut noodzakelijk is voor de beveiliging van gebouwen of informatiesystemen. Zie: Biometrie.
  • Screening
    Screening is een hulpmiddel voor werkgevers om betrouwbare werknemers te selecteren en in dienst te hebben. Maar voor een sollicitant of werknemer kan screening heel ingrijpend zijn. Wat mag wel en niet? Zie: Screening.

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Controle van werknemers'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werknemers over controle

  • Mag mijn werkgever mij controleren bij het thuiswerken?

    Controle van werknemers is soms toegestaan. Maar uw werkgever moet daarbij wel rekening houden met uw privacy als werknemer. Uw werkgever mag u daarom alleen controleren tijdens het thuiswerken als hij zich houdt aan de regels uit de privacywetgeving.

    Let op: u leest hierna de algemene regels. Wat wel en niet mag, kan per geval en per sector verschillen. Dit hangt af van de noodzaak voor controle en de manier waarop uw werkgever controleert.

    Verder maakt het niet uit of u thuiswerkt of op het werk bent. De regels voor controle van werknemers zijn in beide gevallen hetzelfde. Uw werkgever mag u dus niet opeens intensiever monitoren omdat u op afstand werkt.

    Uw werkgever moet zich aan de volgende regels houden:

    Noodzaak controle thuiswerkers

    Uw werkgever moet goed kunnen beargumenteren waarom het noodzakelijk is om werknemers te controleren als zij thuiswerken.

    Er zijn verschillende manieren om u te monitoren als u thuiswerkt. Bijvoorbeeld met speciale software die registreert wat u op uw computer doet (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen, gebruik van e-mail en internet). Of waarmee screenshots gemaakt kunnen worden of foto’s van uw thuiswerkplek, via de webcam.

    Deze methoden zijn heel ingrijpend voor uw privacy. Uw werkgever moet daarom goed kijken of het wel noodzakelijk is om zulke methoden te gebruiken. Vaak kan uw werkgever u ook op een andere manier controleren, die minder ingrijpend is. Bijvoorbeeld door afspraken te maken over wat u moet doen op een dag en hoe u zich daarover kunt verantwoorden.

    Afweging belangen

    Uw werkgever moet ook kunnen beargumenteren waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan uw belang, namelijk uw recht op privacy. Bij heel ingrijpende methoden om werknemers te monitoren weegt uw privacybelang meestal zwaarder. En mag uw werkgever u dus niet op zo’n manier controleren als u thuiswerkt.

    Eerst een DPIA

    Voordat uw werkgever u gaat controleren, moet hij eerst een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Daarbij kijkt uw werkgever wat de privacyrisico’s zijn van het monitoringssysteem. Zodat uw werkgever daarna maatregelen kan nemen om de risico’s te verkleinen.

    Instemming OR nodig

    Is er een ondernemingsraad (OR) op uw werk? Dan moet uw werkgever de OR om instemming vragen voor het controleren van werknemers die thuiswerken. Stemt de OR er niet mee in? Dan mag uw werkgever u niet controleren.

    Recht op vertrouwelijke communicatie

    Uw werkgever moet rekening houden met uw recht op vertrouwelijke communicatie. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon. Zo mag uw werkgever geen e-mails van u lezen die duidelijk privé zijn.

    Informeren

    Uw werkgever moet u vooraf informeren dat u gecontroleerd kan worden. En waarom en wanneer dit gebeurt. Ook moet uw werkgever u laten weten om welke gegevens het gaat. U heeft namelijk recht op informatie. Het is aan te raden dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.

    In uitzonderlijke gevallen mag uw werkgever u heimelijk (stiekem) controleren. Uw werkgever moet u dan achteraf altijd informeren over de heimelijke controle.

  • Mag mijn werkgever een gps-tracker plaatsen in mijn auto?

    Ja, uw werkgever mag gps plaatsen in uw auto van de zaak. Of een ander track & trace-systeem, zoals een boordcomputer of black box. Maar dat mag alleen als uw werkgever zich houdt aan de voorwaarden uit de privacywet, de AVG.

    Belangrijkste voorwaarde gps-tracker

    De belangrijkste voorwaarde uit de AVG is dat uw werkgever een zogeheten gerechtvaardigd belang heeft. En dat het plaatsen van een gps-tracker in een bedrijfswagen hierbij noodzakelijk is.

    Een gerechtvaardigd belang van uw werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt. Zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.

    Dit gerechtvaardigd belang moet zwaarder wegen dan uw rechten en belangen als werknemer. Zoals uw recht op privacy. Uw werkgever moet deze afweging maken. En kunnen beargumenteren waarom zijn belang zwaarder weegt.

    Eerst een DPIA

    Voordat uw werkgever een gps-tracker of ander track & trace-systeem in uw auto plaatst, moet hij volgens de AVG eerst een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.

    Daarbij kijkt uw werkgever wat de privacyrisico’s zijn van het track & trace-systeem. Zodat uw werkgever daarna maatregelen kan nemen om de risico’s te verkleinen.

    Instemming OR nodig

    Is er een ondernemingsraad (OR) op uw werk? Dan moet uw werkgever de OR om instemming vragen voor het gebruik van een track & trace-systeem. Stemt de OR er niet mee in? Dan mag uw werkgever géén track & trace-systeem gebruiken.

    Informeren over track en trace

    Verder moet uw werkgever u laten weten waarom het track & trace-systeem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat. U heeft namelijk recht op informatie.

    Controleren privégebruik

    Rijdt u ook privé in de bedrijfsauto? Bij het controleren in privétijd weegt uw privacybelang meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kunt u de gps-tracker, black box of boordcomputer uitzetten als u in privétijd in de auto van de zaak rijdt.

    Lees ook

  • Mag mijn werkgever testen of ik alcohol, drugs of geneesmiddelen heb gebruikt (ADM-test)?

    In de meeste gevallen is een test op alcohol, drugs en medicijnen (ADM-test) verboden. Tenzij er een uitzondering in de wet staat. En uw werkgever een zwaarwegend algemeen belang heeft voor een ADM-test. Ook moet uw werkgever dan aan een aantal strenge voorwaarden voldoen.

    Bijzondere persoonsgegevens

    Persoonsgegevens verkregen uit een ADM-test zijn gegevens over de gezondheid van een persoon. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

    Het verwerken van deze gegevens vormt een grote inbreuk op de privacy van mensen. Daarom is de verwerking ervan meestal verboden.

    Wettelijke uitzondering ADM-test

    Maar er zijn situaties denkbaar waarin de algemene veiligheid zwaarder kan wegen dan uw privacy als werknemer. Bijvoorbeeld als u schipper, piloot of spoorwegmachinist bent.

    Alle gevallen waarin het is toegestaan om een ADM-test uit te voeren, staan genoemd in het Besluit alcohol, drugs en geneesmiddelen in het verkeer.

    Valt uw werkgever niet onder een van de genoemde uitzonderingen? Dan mag hij geen ADM-test bij u afnemen.

    Specifieke voorwaarden ADM-test

    Heeft uw werkgever een wettelijke basis om te testen op het gebruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen? Dan moet hij passende maatregelen nemen om de grondrechten van de werknemers te beschermen.

    Uw werkgever mag bijvoorbeeld niet zomaar alle werknemers testen. Ook mag uw werkgever niet meer persoonsgegevens van u verzamelen dan nodig. En hij moet de gegevens heel goed beveiligen.

  • Mag mijn werkgever mij controleren met een (verborgen) camera?

    Uw werkgever mag soms camera’s gebruiken om zijn personeel en eigendommen te beveiligen. Maar uw werkgever mag deze camerabeelden niet gebruiken om u aan te spreken of te beoordelen.

    Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar is er bijvoorbeeld vaak sprake van diefstal of fraude op uw werk? Dan mag uw werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren. 

    Meer informatie vindt u bij Cameratoezicht op de werkplek.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werknemers over controle e-mail- en internetgebruik

  • Mag mijn werkgever controleren wat ik op sociale media zeg over mijn werk?

    Ja, dat mag. Maar alleen als uw werkgever een goede reden heeft om de gegevens te verwerken die over u op internet staan. In de privacywet, de AVG, heet zo’n reden een grondslag. Uw werkgever moet dus een grondslag hebben. 

    Uw werkgever kan bijvoorbeeld een zogeheten gerechtvaardigd belang hebben om te monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd. En dit controleren door op de naam van de organisatie te zoeken.

    Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden voor controle van werknemers uit de privacywetgeving.

    Let op: uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. Uw werkgever kan niet afdwingen dat u hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat u de inlogcodes van uw account afgeeft.

    Richtlijnen controle sociale media

    Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.

    Controle sociale media tijdens sollicitatie

    Wilt u weten of de werkgever waarbij u solliciteert naar uw sociale media mag kijken, lees dan: Mag een werkgever mij opzoeken op internet als ik solliciteer?

  • Mag mijn werkgever mijn e-mail- en internetgebruik controleren?

    Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk. Of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag uw werkgever controles uitvoeren.

    Uw werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden voor controle van werknemers uit de privacywetgeving.

    Richtlijnen controle e-mail- en internetgebruik

    Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt. Zoals gedragsregels of een protocol voor e-mail- en internetgebruik op het werk.

    Geen richtlijnen?

    Heeft uw werkgever geen richtlijnen opgesteld voor het gebruik van e-mail en internet op het werk? Dan kan uw werkgever privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. U heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op uw werk.

    Maar u moet daarbij wel maat houden. Ook moet u rekening houden met de inhoud van uw e-mail en de websites die u bezoekt. U mag bijvoorbeeld geen ongepaste of illegale inhoud bekijken op internet.

    Algemene controle

    Uw werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden e-mail- of internetgebruik plaatsvindt. Zoals het bezoeken van websites met ongepaste of illegale inoud.

    Heimelijke controle

    Heeft uw werkgever een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag hij onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail en internet door deze individuele medewerker(s).

    Voor zo’n heimelijke controle, dus zonder dat de betreffende werknemers hiervan vooraf weten, gelden extra voorwaarden.

    Doel controle

    Voordat uw werkgever start met de controle, moet hij het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren.

    Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

    Uw werkgever kan vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

  • Mag mijn werkgever in mijn mailbox kijken als ik er niet ben?

    Ja, dat mag als u langere tijd afwezig bent. Bijvoorbeeld door ziekte of vakantie. Maar uw werkgever mag alleen uw zakelijke e-mail lezen. Uw privémail mag uw werkgever niet lezen. Ook mag uw werkgever niet meer mails lezen dan strikt noodzakelijk is.

    Onderscheid zakelijke mail en privémail

    U kunt zelf onderscheid maken tussen uw zakelijke mail en uw privémail. Dit doet u door uw privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

    Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag uw werkgever dat bericht niet lezen.

    Heeft u geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet uw werkgever er rekening mee houden dat u als werknemer het recht heeft om af en toe privéberichten te ontvangen en versturen. Bij het lezen van uw e-mail moet uw werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.

    Regeling controle e-mail werknemers

    Het is aan te raden dat uw werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte uw zakelijke e-mail kan worden gecheckt. U weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat uw werkgever uw e-mail leest.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werknemers over controle telefoon

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongesprekken opnemen?

    Ja, dat mag als dat noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn om de telefonische dienstverlening in een callcenter te verbeteren.

    Uw werkgever moet hierbij wel voldoen aan de voorwaarden voor controle van medewerkers uit de privacywet.

    Informeren over opname

    U heeft het recht om het te weten als uw gesprek wordt opgenomen. Uw werkgever kan bijvoorbeeld een geluidssignaal laten horen bij de start van de opname.

    Van te voren moet uw werkgever uitleggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start. En voor welk doel uw werkgever de gesprekken opneemt.

    Heimelijk telefoongesprekken opnemen

    Uw werkgever mag vrijwel nooit heimelijk (stiekem) uw telefoongesprekken opnemen. Dus zonder dat u dit weet. Dat mag alleen bij bedreigingen en bommeldingen. Of als uw werkgever vermoedt dat u iets strafbaars doet, zoals bedrijfsgeheimen naar buiten brengen.

    Uw werkgever mag dus niet heimelijk uw telefoongesprekken opnemen om u te begeleiden, trainen of beoordelen.

    Doorlopend telefoongesprekken opnemen

    Uw werkgever mag alleen doorlopend telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is voor de dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.

    Uw werkgever mag de opnames dan alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst. En dus niet om u te begeleiden, trainen of beoordelen.

  • Mag mijn werkgever mijn telefoongebruik controleren?

    Als werknemer heeft u het recht uw werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. Of om een privébericht te sturen. Tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.

    Heeft uw werkgever aanwijzingen dat werknemers misbruik maken van de telefoon op of van het werk? Dan mag uw werkgever het telefoongebruik controleren.

    Uw werkgever moet hierbij wel voldoen aan de voorwaarden voor controle van medewerkers uit de privacywet.

    Richtlijnen controle telefoon

    Uw werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat uw werkgever hierover interne richtlijnen opstelt. Zoals gedragsregels of een protocol voor het gebruik van zakelijke telefoons.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werkgevers over controle van werknemers

  • Mag ik als werkgever mijn werknemers controleren?

    Het is soms toegestaan om uw werknemers te monitoren. Maar u moet wel rekening houden met hun privacy. U mag uw personeel dus niet zomaar volgen. Om uw medewerkers te mogen controleren, moet u voldoen aan de eisen uit de privacywetgeving.

    Voorwaarden controle werknemers

    De belangrijkste voorwaarden voor de controle van personeel staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

    Deze voorwaarden zijn:

    Gerechtvaardigd belang
    U moet een gerechtvaardigd belang hebben voor de monitoring van uw personeel. Dit belang moet zwaarder wegen dan de rechten en belangen van uw werknemers. Zoals hun recht op privacy. U moet dit kunnen beargumenteren.

    Noodzaak
    De controle van uw personeel moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat u uw doel niet op een andere manier kunt bereiken, die minder ingrijpend is voor uw werknemers.

    Personeel informeren
    U moet uw werknemers informeren over wat mag en wat niet, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. U kunt uw werknemers bijvoorbeeld informeren met gedragsregels of een protocol.

    Recht op vertrouwelijke communicatie
    U moet rekening houden met het recht op vertrouwelijke communicatie van uw werknemers. Bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon. Zo mag u geen e-mails lezen die duidelijk privé zijn.

    Instemming OR
    Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR)? Dan vraagt u vooraf instemming aan de OR bij een regeling voor de controle van personeel.

    DPIA
    Wilt u grootschalige verwerkingen en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens inzetten om activiteiten van uw werknemers te controleren? Dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.

    Denk hierbij aan controle van e-mail en internetgebruik, gps-trackers in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.

    Heeft uw organisatie een functionaris gegevensbescherming (FG)? Dan moet u de FG om advies vragen bij het uitvoeren van de DPIA.

    Voorafgaande raadpleging
    Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken?

    Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat u met de controle van personeel start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

    Heeft u een FG, dan kan die adviseren over de vraag of een voorafgaande raadpleging nodig is.

    Heimelijke controle

    Wilt u uw werknemers heimelijk controleren? Dan moet u daarnaast voldoen aan de extra voorwaarden voor heimelijke controle.

  • Mag ik als werkgever mijn werknemers heimelijk controleren?

    Ja, soms mag u uw werknemers monitoren zonder dat zij dat weten. Maar voor zo'n heimelijke controle gelden wel strenge voorwaarden vanuit de privacywetgeving. 

    Let op: de voorwaarden voor heimelijke controle gelden naast de voorwaarden voor 'gewone' controle van personeel. U moet dus aan alle voorwaarden voldoen.

    Voorwaarden heimelijke controle

    Voor heimelijke controle van werknemers gelden de volgende (extra) voorwaarden:

    Redelijke verdenking
    U heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is. Zoals diefstal of fraude.

    Kan niet anders
    Het lukt u niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude. Dus u kan echt niet anders dan uw medewerker(s) heimelijk controleren.

    Incidenteel
    De heimelijke controle is incidenteel. Dat betekent dat u de heimelijke controle alleen mag uitvoeren in een vooraf bepaalde periode. Continu uw medewerker(s) heimelijk monitoren mag dus niet.

    Informeren
    U informeert de betrokken werknemer(s) achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.

    DPIA
    Wilt u voor de eerste keer een heimelijke controle doen, dan moet u eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Heeft uw organisatie een functionaris gegevensbescherming (FG)? Dan moet u de FG om advies vragen bij het uitvoeren van de DPIA.

    • U hoeft geen DPIA uit te voeren voor iedere volgende keer dat u een incidentele heimelijke controle wilt doen waarbij de werkwijze hetzelfde is als de eerste keer.
    • U hoeft ook geen DPIA uit te voeren als het gaat om bestaand beleid voor heimelijke controle dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) onder de Wet bescherming persoonsgegevens heeft goedgekeurd na voorafgaand onderzoek. En waarbij de verwerking in de tussentijd niet is veranderd.
    • Voert u een DPIA uit, dan is het aan te raden om deze periodiek te herzien.
    • Doet u de heimelijke controle niet zelf, maar laat u die door een particulier recherchebureau doen? Dan moet het particuliere recherchebureau een DPIA uitvoeren

    Voorafgaande raadpleging
    Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde heimelijke controle een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken?

    Dan moet u met de AP overleggen voordat u met de heimelijke controle start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

    Heeft u een FG, dan kan die adviseren over de vraag of een voorafgaande raadpleging nodig is.

  • Mag ik als werkgever telefoongesprekken opnemen van mijn medewerkers?

    Ja, dat mag. Maar alleen als u aan een aantal voorwaarden voldoet.

    Voorwaarden opnemen telefoongesprekken

    De volgende voorwaarden gelden:

    Noodzakelijkheid
    Het opnemen van gesprekken moet noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld om de telefonische dienstverlening in uw callcenter te verbeteren.

    Voorwaarden privacywetgeving
    U moet voldoen aan de algemene voorwaarden voor controle van medewerkers uit de AVG en de UAVG.

    Informeren over opname
    U moet uw werknemer ter plekke informeren dat u zijn of haar telefoongesprek opneemt. Bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname.

    Ook moet u van tevoren aan uw werknemers uitleggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start. En voor welk doel u de gesprekken opneemt. 

    Het is niet genoeg als u uw werknemers eenmalig informeert als zij in dienst treden dat u hun gesprekken kunt opnemen. Uw medewerkers moeten het weten als hun gesprekken opneemt.

    U moet ook degene met wie uw medewerker belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor u de opnamen gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

    Heimelijk opnemen telefoongesprekken

    Alleen in enkele uitzonderlijke situaties mag u heimelijk telefoongesprekken opnemen:

    • bij bedreigingen;
    • bij bommeldingen;
    • als u uw werknemer van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen.

    Let op: u mag niet heimelijk telefoongesprekken opnemen voor begeleiding, beoordeling of training van uw medewerkers.

    Er gelden extra voorwaarden voor heimelijke opnames. Daarnaast moet u voldoende waarborgen treffen, bijvoorbeeld door:

    • ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen;
    • de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat een medewerker niets strafbaars heeft gedaan;
    • de opnames niet langer te bewaren dan noodzakelijk is, dus totdat het incident is afgehandeld.

    Doorlopend telefoongesprekken opnemen

    U mag alleen doorlopend telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is voor uw dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.

    Let op: u mag de opnames alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst. En dus niet voor begeleiding, beoordeling of training van uw medewerkers.

  • Mag ik als werkgever het e-mail-, internet- en telefoongebruik van mijn medewerkers controleren?

    Uw medewerkers hebben recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk. Maar als werkgever heeft u het recht om controles uit te voeren bij een vermoeden van misbruik van e-mail, internet of telefoon door een of meerdere medewerkers.

    U moet zich hierbij wel houden aan de algemene voorwaarden voor controle van medewerkers uit de AVG en de UAVG.

    Doel controle werknemers

    Voordat u start met de controle, moet u het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel van de controle hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren.

    Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

    Richtlijnen

    U moet uw werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat u hierover interne richtlijnen opstelt. Zoals gedragsregels of een protocol voor het gebruik van e-mail, internet en telefoon op het werk.

    Zie verder

  • Mag ik als werkgever controleren op het gebruik van alcohol, drugs of medicijnen (ADM-test)?

    In de meeste gevallen is het verboden om uw werknemers te testen op alcohol, drugs en medicijnen (ADM-test). Tenzij er een wettelijke uitzondering bestaat. En u als werkgever een zwaarwegend algemeen belang heeft voor een ADM-test. Ook moet u dan aan een aantal strenge voorwaarden voldoen.

    Zwaarwegend algemeen belang

    Er zijn situaties denkbaar waarin de algemene veiligheid zwaarder kan wegen dan de privacy van uw werknemer. Bijvoorbeeld als uw werknemer schipper, piloot of spoorwegmachinist is.

    Wettelijke uitzonderingen

    Alle gevallen waarin het is toegestaan om een ADM-test uit te voeren, staan genoemd in het Besluit alcohol, drugs en geneesmiddelen in het verkeer.

    In dit besluit zijn de volgende wetten gebundeld:

    • Artikelen 8, vijfde lid, en 163, achtste lid, Wegenverkeerswet 1994
    • Artikel 28a, elfde lid, Scheepvaartverkeerswet
    • Artikel 89, tiende lid, Spoorwegwet
    • Artikel 48, tiende lid, Wet lokaal spoor
    • Artikel 11.6, tiende lid, Wet luchtvaart

    Let op: valt u niet onder een van de genoemde uitzonderingen? Dan mag u geen ADM-test bij uw personeel afnemen.

    In het besluit leest u ook wie in welke situatie bevoegd is om de ADM-test af te nemen.

    Specifieke voorwaarden ADM-test

    Heeft u een wettelijk basis om te testen op het gebruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen? Dan moet u passende maatregelen nemen om de grondrechten van uw werknemers te beschermen.

    U mag bijvoorbeeld niet zomaar al uw werknemers testen. Ook mag u niet meer persoonsgegevens van uw werknemers verzamelen dan nodig. En u moet de gegevens heel goed beveiligen.

    Onder de huidige wetgeving mogen alleen bevoegde ambtenaren of door de minister aangewezen personen een ADM-test afnemen.

    Meer informatie

    Een toelichting op deze informatie vindt u in de publicatie Controles op alcohol, drugs en geneesmiddelen in de arbeidsrelatie.