Controle van communicatiemiddelen

Algemene voorwaarden controle werknemers

U moet bij het controleren van het e-mail, internet- en telefoongebruik van uw werknemers voldoen aan de algemene voorwaarden voor controle van werknemers. Die gelden altijd als u uw personeel wilt controleren, ongeacht waar het precies om gaat.

Richtlijnen privégebruik e-mail, internet en telefoon

U moet uw werknemers vooraf laten weten wat de regels zijn voor het privégebruik van e-mail, internet en zakelijke telefoon onder werktijd. En dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat u hierover interne richtlijnen opstelt. Zoals gedragsregels of een protocol.

Let op: Houd er bij het opstellen van richtlijnen wel rekening mee dat werknemers recht hebben op een bepaalde mate van privacy op het werk. Als goed werkgever bent u verplicht dit recht op privacy te respecteren.

Controle privégebruik e-mail, internet en telefoon

Stelt u geen richtlijnen op voor het gebruik van e-mail, internet en telefoon op het werk? Dan kunt u privégebruik van deze communicatiemiddelen onder werktijd niet helemaal verbieden. Uw werknemers hebben namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk.

Uw werknemers moeten daarbij natuurlijk wel maat houden. Ook moeten zij rekening houden met de inhoud van hun e-mail, de websites die zij bezoeken, de telefoonnummers die zij bellen en de apps of sms’jes die zij versturen. Zij mogen bijvoorbeeld geen ongepaste of illegale inhoud bekijken op internet.

Algemene controle e-mail, internet en telefoon

U kunt steekproefsgewijs monitoren of er verboden e-mail, internet- of telefoongebruik plaatsvindt. Zoals het bezoeken van websites met ongepaste of illegale inhoud.

Voordat u start met de controle, moet u het doel bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. Van het doel hangt af hoe omvangrijk de controle mag zijn. En op welke manier die mag gebeuren.

Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging, beschermen van bedrijfsgeheimen of verminderen van kosten en tijdsverlies.

Heimelijke controle e-mail, internet en telefoon

Heeft u een vermoeden van misbruik door een of meerdere medewerkers? Dan mag u onder bepaalde voorwaarden een specifieke controle uitvoeren naar het gebruik van e-mail, internet of telefoon door deze individuele medewerker(s). U kunt vaak volstaan met een kortdurende, gerichte controle bij een vermoeden van misbruik.

Dit geldt als een heimelijke controle, wat betekent dat de betreffende werknemer(s) vooraf niet weten dat u een controle uitvoert. U moet daarbij voldoen aan de voorwaarden voor heimelijke controle van werknemers.

Checken e-mail afwezige werknemers

Is een werknemer langere tijd afwezig, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie? Dan mag u als werkgever de e-mail van deze werknemer checken. Maar u moet er wel rekening mee houden dat uw werknemers het recht hebben om af en toe privéberichten te ontvangen en versturen.

Privémail van de werknemer moet u daarom bij het checken van de e-mail zo veel mogelijk ontzien. Blijkt bijvoorbeeld uit de titel van een bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag u dat bericht niet lezen.

Regeling controle e-mail werknemers

Het is aan te raden dat u via een regeling aan uw werknemers laat weten dat u hun zakelijke e-mail kunt checken als zij op vakantie zijn of afwezig zijn door ziekte.

Als uw werknemers weten dat controle mogelijk is, kunnen zij desgewenst zelf onderscheid maken tussen hun zakelijke mail en privémail. Bijvoorbeeld door hun privémail in een aparte map te bewaren (met de titel ‘Persoonlijk’) of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

Controle sociale media

U kunt een gerechtvaardigd belang hebben om te monitoren wat er op sociale media over uw organisatie wordt gezegd. Hierbij kunt u uitlatingen van uw werknemers tegenkomen. Wilt u een medewerker aanspreken op een uitlating? Geef deze medewerker dan eerst de kans om de gevonden informatie toe te lichten.

Verder mag u alleen openbare informatie op sociale media controleren. U kan niet afdwingen dat uw werknemers een connectie-, volg- of vriendschapsverzoek van u accepteren. Of dat zij de inlogcodes van hun account met u delen.

Richtlijnen controle sociale media

U moet uw werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is aan te raden dat u hierover interne richtlijnen opstelt.

Opnemen telefoongesprekken

U mag telefoongesprekken van uw werknemers opnemen als dat noodzakelijk is. Bijvoorbeeld om de telefonische dienstverlening in uw callcenter te verbeteren.

Informeren over opname

Uw werknemers hebben het recht om het te weten als hun gesprek wordt opgenomen. U kunt bijvoorbeeld een geluidssignaal laten horen bij de start van de opname. Van te voren moet u uitleggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start. En voor welk doel u de gesprekken opneemt.

Het is niet genoeg als u uw werknemers eenmalig informeert als zij in dienst treden dat u hun gesprekken kunt opnemen. Uw medewerkers moeten het weten als u hun gesprekken opneemt. U moet ook degene met wie uw medewerker belt (zoals een klant) vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen. En waarvoor u de opnamen gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.

Heimelijk telefoongesprekken opnemen

U mag vrijwel nooit heimelijk telefoongesprekken opnemen, dus zonder dat uw medewerkers en/of hun gesprekspartner dit weten. Dat mag alleen in uitzonderlijke situaties:

• bij bedreigingen;
• bij bommeldingen;
• als u vermoedt dat een werknemer iets strafbaars doet, zoals bedrijfsgeheimen naar buiten brengen.

U mag dus niet heimelijk telefoongesprekken van werknemers opnemen om hen te begeleiden, trainen of beoordelen.

Bij het heimelijk opnemen van telefoongesprekken moet u zich houden aan de voorwaarden voor heimelijke controle van werknemers. Daarnaast moet u voldoende waarborgen treffen, bijvoorbeeld door:

• ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen;
• de opnames automatisch te laten vernietigen als blijkt dat een medewerker niets strafbaars heeft gedaan;
• de opnames niet langer te bewaren dan noodzakelijk is, dus totdat het incident is afgehandeld.

Doorlopend telefoongesprekken opnemen

U mag alleen doorlopend telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is voor uw dienstverlening. Zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten. U mag de opnames dan alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst.