Vergroot contrast

Sollicitaties

Tijdens sollicitaties verzamelen werkgevers veel persoonsgegevens van sollicitanten. In de eerste plaats via hun sollicitatiebrieven en cv’s, maar het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt ook op andere manieren.

Tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aanwezige personen bijvoorbeeld aantekeningen maken van de antwoorden die een sollicitant geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die zij van diegene krijgen. Tot slot kunnen een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Bewaartermijn sollicitatiegegevens

Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Sollicitaties'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen over persoonsgegevens bij sollicitaties

  • Mag ik als werkgever van sollicitanten eisen dat zij videosolliciteren?

    Nee, dat mag niet. U mag sollicitanten wel de keuze geven om per video of per brief te solliciteren, maar u mag niet van hen eisen dat ze videosolliciteren.

    Bijzondere persoonsgegevens

    Bij videosolliciteren (via bijvoorbeeld apps of Skype) kunnen zogeheten bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst.

    De afkomst van een sollicitant is vaak af te leiden uit de beelden op de video. Dit geldt ook voor bepaalde gegevens over de gezondheid, zoals een zichtbare handicap. Bij sollicitanten die vanwege hun geloof bepaalde kleding dragen, is af te leiden welk geloof zij hebben.

    Toestemming sollicitant

    Deze bijzondere persoonsgegevens mag u tijdens de sollicitatie alleen verwerken met toestemming van de sollicitant. Deze toestemming is alleen geldig als u sollicitanten de mogelijkheid biedt om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief.

    U moet daarbij goed duidelijk maken dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft.

  • Mag een werkgever tijdens een sollicitatiegesprek vragen of ik een ziekte of beperking heb?

    Nee, dat mag niet. Een werkgever mag tijdens uw sollicitatiegesprek niet vragen naar uw gezondheid. Ook mag de werkgever niet vragen naar uw ziekteverzuim in het verleden.

    Let op: is uw gezondheid rechtstreeks van belang voor de functie waarop u solliciteert? Bijvoorbeeld omdat u belangrijke onderdelen van deze functie niet kunt uitvoeren vanwege een ziekte of beperking? Dan moet u dit zelf aan de werkgever vertellen tijdens uw sollicitatiegesprek.

    2 maanden in dienst

    Bent u 2 maanden in dienst? Dan mag uw werkgever vragen of u in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.

    Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten

    Een werkgever mag wel tijdens de sollicitatieprocedure bij het UWV controleren of u behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.

  • Moet ik tijdens een sollicitatiegesprek iets vertellen over mijn gezondheid?

    Ja, als dit rechtstreeks van belang is voor de functie waarop u solliciteert. Bijvoorbeeld als u belangrijke onderdelen van deze functie niet kunt uitvoeren vanwege een ziekte of beperking. Alle andere informatie over uw gezondheid mag u verzwijgen.

    Wordt u arbeidsongeschikt door uw ziekte of beperking die u heeft verzwegen bij uw sollicitatie? Dan kan dit gevolgen hebben voor het doorbetalen van uw loon tijdens ziekte. Ook kan uw werkgever u op staande voet ontslaan.

  • Moet ik tijdens een sollicitatiegesprek vertellen dat ik zwanger ben of wil worden?

    Nee, dat bent u niet verplicht. Krijgt u de vraag of u zwanger bent of wilt worden, dan hoeft u deze niet naar waarheid te beantwoorden.

    U mag wel vertellen dat u zwanger bent of wilt worden, als u dat zelf wilt. Een werkgever mag u niet afwijzen omdat u zwanger bent of wilt worden.

  • Mag een werkgever mijn BSN vragen als ik solliciteer?

    Dat mag alleen als de werkgever wil controleren of u onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Deze informatie kan de werkgever opvragen bij het UWV. Hiervoor heeft de werkgever uw burgerservicenummer (BSN) nodig.

    De Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten moet ervoor zorgen dat er meer banen komen voor mensen met een arbeidsbeperking. Deze extra banen zijn bestemd voor mensen met een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap die niet zelf het wettelijk minimumloon kunnen verdienen.

    In dienst

    Treedt u bij de werkgever in dienst? Dan mag deze wel uw BSN vragen. Uw werkgever heeft uw BSN dan nodig om gegevens te kunnen uitwisselen met de Belastingdienst.

  • Mag een werkgever een kopie van mijn identiteitsbewijs vragen als ik solliciteer?

    Nee, dat mag niet. Een kopie van uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart, bevat namelijk gegevens die niet noodzakelijk zijn voor een werkgever tijdens de sollicitatieprocedure. Zoals uw pasfoto en nationaliteit.

    Een werkgever mag wel uw identiteit controleren tijdens de sollicitatieprocedure. Dit doet de werkgever door u te vragen uw originele identiteitsbewijs te laten zien.

    In dienst

    Treedt u bij de werkgever in dienst? Dan mag deze wel vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Uw werkgever is dan zelfs wettelijk verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te hebben.

    Inschrijving uitzendbureau

    Let op: schrijft u zich in bij een uitzendbureau? Dan mag het uitzendbureau wel een kopie maken van uw identiteitsbewijs.

  • Mag een werkgever mij opzoeken op internet als ik solliciteer?

    Ja, maar dat mag alleen als uw werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over u op internet staan te verwerken.

    Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarop u solliciteert. Hij moet u ook van tevoren vertellen dat hij u gaat opzoeken op internet. De werkgever moet daarnaast beseffen dat niet alle informatie op internet waar hoeft te zijn. Betrekt de werkgever gegevens van internet bij de sollicitatieprocedure? Dan moet hij u de kans geven om de gevonden informatie toe te lichten.

    Afschermen profielen

    Wilt u niet dat uw toekomstige werkgever uw profiel(en) op sociale media bekijkt? Scherm uw profielen dan af voor onbekenden via de privacy-instellingen.

  • Mag een werkgever mij screenen als ik solliciteer?

    Screening kan zeer ingrijpend zijn voor uw privacy. Daarom mag een werkgever u alleen screenen als hij daarbij aan bepaalde (wettelijke) voorwaarden voldoet. Die voorwaarden zijn bedoeld om uw privacy te beschermen.

    De belangrijkste voorwaarden zijn dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft, dat de screening noodzakelijk is en dat de werkgever u informeert over de screening.

    Voor meer informatie, zie: Mag mijn (aanstaande) werkgever mij screenen?

    Screening bij sollicitatie

    Voor werkgevers is het belangrijk om betrouwbare werknemers in dienst te nemen. De werkgever bij wie u solliciteert kan daarom besluiten u te screenen. Dit houdt in dat de werkgever nadere inlichtingen inwint over u.

    Een screening bestaat meestal uit het natrekken van de gegevens op uw curriculum vitae. Dat kan bijvoorbeeld door de referenties te bellen die u heeft opgegeven, door de echtheid van diploma’s te controleren of door u op te zoeken via zoekmachines.

    Ook kan de werkgever een zwarte lijst raadplegen als de branche waarin u solliciteert die heeft. Daarop kan de werkgever zien of er sprake is geweest van diefstal of fraude. Onder meer de detailhandel en banken kennen zo’n zwarte lijst.  

    Wettelijk verplichte screening

    Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Bij een wettelijk verplichte screening mag de werkgever een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

    Daarnaast gelden speciale wettelijke bepalingen voor de screening bij vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en sommige functies bij de overheid.

    Kinderopvang

    Vanaf 1 maart 2018 moet iedereen die werkt of woont op een plek waar kinderen worden opgevangen (zoals een kinderdagverblijf of gastouderopvang) zich inschrijven in het personenregister kinderopvang en daarbij een geldige VOG laten zien.

  • Mag mijn aanstaande werkgever mij medisch laten keuren?

    Een medische keuring of aanstellingskeuring kan soms onderdeel zijn van een sollicitatieprocedure. Dit mag alleen als de functie bijzondere eisen stelt aan uw medische geschiktheid.

    Van een bijzondere functie-eis is pas sprake als de normale arbo-maatregelen niet genoeg zijn om veiligheids- en gezondheidsrisico’s te voorkomen. Er zijn drie categorieën bijzondere functie-eisen:

    • die een gezondheidsrisico meebrengen (bijvoorbeeld als u meer dan 15 keer per dag gewichten van meer dan 20 kg moet tillen);
    • die een veiligheidsrisico meebrengen (bijvoorbeeld of u details kunt waarnemen op een afstand van minder dan 60 cm);
    • die een gezondheids- én een veiligheidsrisico meebrengen (bijvoorbeeld als u zeer zwaar lichamelijk werk moet doen).

    Informatie over medische keuring

    In de vacaturetekst moet staan dat u voor de baan een medische keuring moet ondergaan. Voor de keuring moet de werkgever u schriftelijk informeren over het doel van de keuring. En over de vragen en onderzoeken die onderdeel zijn van de keuring.

    Tijdstip medische keuring

    Uw aanstaande werkgever mag u pas medisch laten keuren aan het einde van het sollicitatieproces, als hij van plan is om u aan te nemen.

    Meer informatie medische keuring

    Meer informatie over de regels voor medische keuringen vindt u op Rijksoverheid.nl.

  • Welke gegevens van mij worden uitgewisseld bij mijn medische keuring?

    Uw toekomstige werkgever verstrekt onder meer uw contactgegevens aan de bedrijfsarts. U moet zelf (relevante) gegevens over uw gezondheid aan de bedrijfsarts doorgeven. De bedrijfsarts informeert u en de werkgever over de uitslag van de medische keuring.

    Werkgever aan bedrijfsarts

    Uw toekomstige werkgever verstrekt alleen persoonsgegevens van u aan de bedrijfsarts die noodzakelijk zijn om contact met u op te nemen en u te identificeren. Bijvoorbeeld uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en geboortedatum.

    Sollicitant aan bedrijfsarts

    Als sollicitant verstrekt u aan de bedrijfsarts alleen de gegevens over uw eventuele ziekte, beperking en ziekteverleden die relevant zijn voor de functie. Wat niet van belang is voor de functie, hoeft u niet te vermelden.

    De arts mag u ook alleen vragen stellen over uw gezondheid en hiernaar onderzoeken doen als die van belang zijn voor het doel van de keuring. Solliciteert u bijvoorbeeld als administratief medewerker? Dan hoeft u geen oogtest te krijgen. Maar wel als u solliciteert als piloot of treinmachinist.

    Uitslag medische keuring

    Als u dit wilt, ontvangt u als eerste de uitslag van de medische keuring van de bedrijfsarts. Vervolgens beslist u of de bedrijfsarts de uitslag aan uw toekomstige werkgever mag doorgeven.

    Zo ja, dan mag de bedrijfsarts alleen aan de werkgever doorgeven of u al dan niet medisch geschikt bent voor de functie. De bedrijfsarts mag dus geen medische informatie aan de werkgever doorgeven.

    Uiterlijk 6 maanden na de keuring moet de bedrijfsarts uw keuringsdossier verwijderen.

  • Heeft de OR iets te zeggen over het aanstellingsbeleid?

    Ja. Wil een werkgever regelingen op het gebied van het aanstellingsbeleid vaststellen, wijzigen of intrekken? Dan moet hij dit eerst voorleggen aan de ondernemingsraad (OR). Ook over de uitvoering van de regelingen heeft de OR iets te zeggen.

    Aanstellingsbeleid

    In het aanstellingsbeleid van een organisatie kunnen bijvoorbeeld de volgende onderwerpen aan bod komen:

    • omgaan met sollicitanten;
    • screening van toekomstige werknemers;
    • medische keuringen;
    • gelijke behandeling;
    • type arbeidscontracten.
  • Wat zijn mijn rechten bij mijn sollicitatiegegevens?

    U heeft recht op:

     

  • Waar kan ik terecht met een klacht over mijn sollicitatie?

    Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens tijdens uw sollicitatie? Ga dan eerst naar de werkgever waar u heeft gesolliciteerd. Komt u er samen met de werkgever niet uit? Dan zijn er vervolgstappen die u kunt zetten.

    Sollicitatiecode NVP

    Hanteert de werkgever de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP)? Dan kunt u met uw klacht terecht bij de NVP.

    Klacht over aanstellingskeuring (medische keuring)

    Heeft u een klacht over de aanstellingskeuring of medische vragen/onderzoek tijdens de sollicitatieprocedure? Dan kunt u terecht bij de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (CKA).

Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden