Persoonsgegevens van sollicitanten

Persoonsgegevens van sollicitanten die u niet mag verwerken

U mag deze gegevens van sollicitanten meestal niet verwerken tijdens een sollicitatieprocedure:

• bijzondere persoonsgegevens;
• gegevens over de gezondheid;
• strafrechtelijke persoonsgegevens;
• het burgerservicenummer (BSN);
• een kopie van het identiteitsbewijs.

Bijzondere persoonsgegevens

U mag geen bijzondere persoonsgegevens van sollicitanten verwerken. Zoals informatie over hun gezondheid, ras/etniciteit en religie. Tenzij er een wettelijke uitzondering geldt.

Zo’n uitzondering kan toestemming van de sollicitant zijn. Maar let op: toestemming moet in vrijheid zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn.

Sollicitanten staan in een afhankelijke positie ten opzichte van u, waardoor zij druk kunnen ervaren om toestemming te geven. Dan is er geen sprake van in vrijheid gegeven toestemming.

Voorbeeld: videosolliciteren

U mag als werkgever niet van sollicitanten eisen dat zij u een filmpje sturen waarin zij solliciteren. Dat is omdat u daarbij mogelijk bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Uit de beelden op de video zou u de volgende gegevens kunnen afleiden:

• de afkomst van een sollicitant;
• bepaalde gegevens over de gezondheid, zoals een zichtbare handicap;
• de religie van de sollicitant, bijvoorbeeld als diegene bepaalde kleding draagt.

Deze bijzondere persoonsgegevens mag u tijdens de sollicitatie alleen verwerken met toestemming van de sollicitant. Toestemming is alleen geldig als sollicitanten ook op een andere manier kunnen solliciteren. Bijvoorbeeld per brief. U moet daarbij goed duidelijk maken dat de keuze voor de ene of de andere optie geen negatieve gevolgen voor de sollicitant heeft.

Gegevens over de gezondheid van de sollicitant

Als werkgever mag u tijdens een sollicitatiegesprek vrijwel nooit vragen naar de gezondheid van de sollicitant. En aan een medische keuring (aanstellingskeuring) zijn strenge voorwaarden verbonden. Zie verder: Gegevens over gezondheid bij sollicitaties.

Strafrechtelijke gegevens

U mag niet vragen naar strafrechtelijke gegevens, oftewel het strafrechtelijk verleden van een sollicitant. Tenzij het gaat om een functie waarbij het noodzakelijk is dat u hiervan op de hoogte bent. Meestal is het dan genoeg als de sollicitant een verklaring omtrent het gedrag (VOG) kan overleggen. Zie verder: Screening.

Burgerservicenummer (BSN)

U mag het burgerservicenummer (BSN) van sollicitanten niet vragen. Dat mag pas als een sollicitant bij u in dienst treedt. Dan heeft u het BSN nodig om gegevens te kunnen uitwisselen met de Belastingdienst.

Maar wilt u controleren of een sollicitant onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten? Dan mag u het BSN wel vragen. Hiermee kunt u bij het UWV navragen of de sollicitant onder de doelgroep valt.

Kopie identiteitsbewijs

U mag geen kopie, scan of foto vragen of maken van het identiteitsbewijs van sollicitanten. U zou daarmee namelijk gegevens in handen krijgen die niet noodzakelijk zijn tijdens de sollicitatieprocedure. Zoals de pasfoto en nationaliteit van de sollicitant.

U mag wel de identiteit van sollicitanten controleren. Dit doet u door sollicitanten te vragen hun originele identiteitsbewijs te laten zien.

Treedt een sollicitant bij u in dienst, dan bent u als werkgever wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van uw nieuwe werknemer te hebben.

Bewaartermijn gegevens sollicitanten

Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat u de gegevens van de sollicitant uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.