Identiteitsbewijs bij werk of uitkering

Wat op de werkvloer mag met het identiteitsbewijs van werknemers, leveranciers of bezoekers, hangt af van de situatie. Bijvoorbeeld: wat een werkgever mag met het identiteitsbewijs van een werknemer, hangt ervan af of deze werknemer in loondienst is, gedetacheerd of zzp’er. Soms is een kopie, scan of foto (hierna: kopie) van het identiteitsbewijs van een werknemer verplicht.

Op deze pagina

U bent werkgever

Bent u werkgever en heeft u werknemers in loondienst? Dan bent u wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van deze werknemers op te nemen in uw loonadministratie. Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.

U maakt een kopie op het moment dat een werknemer bij u in dienst komt. Zo kunt u later aantonen dat uw werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland zijn. Ook bent u verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer.

Kopie identiteitsbewijs maken

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.

  • Identiteitskaart: maak een duidelijk leesbare kopie van de voor- en achterkant.
  • Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de houderpagina met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
  • Buitenlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (zoals naam, nationaliteit, geboortedatum en lengte) en een verblijfssticker van de IND.

Bewaren kopie identiteitsbewijs

De kopie van het identiteitsbewijs moet u ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Identiteitsbewijs verloopt

Verloopt het identiteitsbewijs van een werknemer terwijl diegene bij u in dienst is? Dan hoeft u niets te doen. U hoeft uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.

U bent inlener of aannemer

Bent u een inlener of aannemer en zet u een werknemer in van een uitlener of onderaannemer? Zoals een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller? En wilt u het risico van inleners- of ketenaansprakelijkheid beperken? Dan moet u bij de Belastingdienst de identiteit van deze werknemer kunnen aantonen. 

Hiertoe kunt u het originele identiteitsbewijs van de werknemer controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen).

Of u ontvangt de gegevens van de uitlener of onderaannemer, die het identiteitsbewijs van de werknemer heeft gecontroleerd. Hierbij geldt:

Deze gegevens registreert u

U legt vervolgens deze gegevens van de werknemer vast in uw administratie:

  • naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
  • geboortedatum;
  • BSN;
  • specificatie van de gewerkte uren;
  • nationaliteit;
  • soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
  • als dat van toepassing is: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie.

Ook registreert u de naam, het adres en de woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.

Werknemer van buiten EER

Huurt u als inlener of aannemer een werknemer in die niet de nationaliteit heeft van een van de landen van de EER? Dan krijgt u van de uitlener of onderaannemer een kopie van het identiteitsbewijs van deze werknemer. De uitlener of onderaannemer is dit verplicht op grond van artikel 15 van de Wet arbeid vreemdelingen.

Vervolgens voert u de volgende stappen uit:

  • U stelt de identiteit van de werknemer vast met het originele identiteitsbewijs.
  • U vergelijkt het identiteitsbewijs met de kopie die u van de uitlener of onderaannemer ontvangt.
  • U neemt de kopie van het identiteitsbewijs op in uw administratie.
  • U bewaart de kopie ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de (aanneem)overeenkomst van de werknemer is beëindigd.

U bent zzp'er of freelancer

Als zzp'er of freelancer bent u niet verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs aan uw opdrachtgever te geven. Omdat u geen personeel in dienst heeft en geen loonheffingen hoeft af te dragen, loopt uw opdrachtgever met u geen aansprakelijkheidsrisico. Uw opdrachtgever hoeft daarom geen kopie te hebben van uw identiteitsbewijs.

U bent uitzendkracht

Schrijft u zich in bij een uitzendbureau? Dan mag het uitzendbureau een kopie van uw paspoort of identiteitskaart maken om uw identiteit vast te stellen. Het uitzendbureau mag de kopie maximaal 4 weken bewaren. Dit is geregeld in artikel 7c van de Wet allocatie arbeidskrachten voor intermediairs.

Tenzij u in dienst komt van het uitzendbureau. Dan hoeft het uitzendbureau de kopie van uw identiteitsbewijs niet te vernietigen. Het uitzendbureau is dan, als uw werkgever, wettelijk verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te hebben.

Bent u zzp’er of freelancer en doet u een opdracht via een uitzendbureau? Dan mag het uitzendbureau geen kopie van uw paspoort of identiteitskaart maken.

U bent vrijwilliger

De organisatie waarvoor u vrijwilliger bent, mag niet zomaar een kopie maken van uw identiteitsbewijs. Dat mag alleen als u een vrijwilligersvergoeding ontvangt die zo hoog is dat u van de Belastingdienst loonheffing moet afstaan.

Wanneer u geen vrijwilliger maar werknemer bent, is uw werkgever op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs te maken voor de loonadministratie. Bent u werknemer, dan is een kopie van uw identiteitsbewijs inclusief burgerservicenummer (BSN) toegestaan. Omdat u als vrijwilliger geen loonheffingen afstaat, geldt dit in uw geval niet. Tenzij u dus een heel hoge vergoeding krijgt.

U bent leverancier

Komt u als leverancier goederen afleveren of ophalen? De organisatie waarbij u dit doet, mag geen kopie maken van uw identiteitsbewijs. Wel kan de organisatie enkele gegevens van u vastleggen, zoals:

  • welk identiteitsbewijs u heeft laten zien (bijvoorbeeld uw paspoort of identiteitskaart) en het nummer hiervan;
  • de naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
  • het kenteken van uw voertuig, zoals uw vrachtwagen.

U komt op een bouwplaats

Komt u op een bouwplaats? Wat er dan mag met uw identiteitsbewijs, hangt af van de situatie. Komt u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats of gaat u er werken?

Leverancier of bezoeker

De beveiliger mag geen kopie maken van uw identiteitsbewijs als u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats komt.

Voor toegangscontrole en/of registratie van bezoekers kan het wel noodzakelijk zijn dat de beveiliger bij de ingang van de bouwplaats een beperkt aantal gegevens van u vastlegt. Zoals welk identiteitsbewijs u heeft laten zien (bijvoorbeeld uw paspoort of identiteitskaart) en het nummer hiervan.

Komt u als leverancier goederen afleveren of afhalen op de bouwplaats? Dan kan de beveiliger ook de naam noteren van het bedrijf waarvoor u als chauffeur werkt en het kenteken van uw voertuig, zoals uw vrachtwagen.

(Ingeleende/ingezette) werknemer en zzp’er/freelancer

Komt u op een bouwplaats werken? Wat de bouwplaats dan mag met uw identiteitsbewijs, hangt ervan af of u op de bouwplaats komt werken als:

  • Werknemer: de bouwplaats (uw werkgever) mag een kopie maken van uw identiteitsbewijs.
  • Ingeleende werknemer of werknemer van een onderaannemer: de bouwplaats mag uw identiteitsbewijs controleren en daarvan gegevens overnemen, maar mag geen kopie van uw identiteitsbewijs maken. Of de bouwplaats ontvangt deze gegevens van de uitlener of onderaannemer, maar mag geen kopie ontvangen.
  • Ingeleende werknemer van buiten de EER: de bouwplaats krijgt een kopie van uw identiteitsbewijs via de uitlener of onderaannemer en mag uw identiteitsbewijs controleren.
  • Zzp'er of freelancer: de bouwplaats mag uw identiteitsbewijs controleren en daarvan gegevens overnemen, maar mag geen kopie van uw identiteitsbewijs maken.

U vraagt een uitkering aan

Vraagt u een uitkering aan bij een uitkeringsinstantie? Dan mag de uitkeringsinstantie geen kopie maken van uw identiteitsbewijs. Bij de aanvraag logt u in met DigiD. Op die manier controleert de uitkeringsinstantie wie u bent. Uw identiteit is dan dus bekend. Daardoor is het niet nodig dat de uitkeringsinstantie een kopie maakt van uw identiteitsbewijs.

Wil de uitkeringsinstantie uw identiteit controleren als u een afspraak heeft? Dan kan de uitkeringsinstantie u vragen om uw identiteitsbewijs te laten zien. Maar ook hierbij is een kopie maken niet nodig.

Identiteitsbewijs bij screening

Laat uw aanstaande of huidige werkgever u screenen door een screeningsbedrijf? Dan mag dit bedrijf geen kopie maken van uw identiteitsbewijs. Het screeningsbedijf mag wel uw identiteit controleren. Dit doet het bedrijf door uw originele identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) te controleren.

Controle op de werkvloer

Is er een controle op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie? Dan zijn werkgevers verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers voorhanden te hebben. De werkgever kan dan met de kopie de gevraagde inlichtingen geven. Daarnaast geldt een identificatieplicht voor de werknemers. Zij moeten zelf hun identiteitsbewijs aan de opsporingsambtenaren laten zien.