Onderwijs tijdens corona

Door de coronamaatregelen is het voor veel leerlingen en studenten niet mogelijk om een toets of tentamen te maken in een klaslokaal of op een andere fysieke toetslocatie. Om toezicht te houden op leerlingen en studenten die thuis een toets of tentamen maken, zetten sommige onderwijsinstellingen software in.

Meekijken tijdens toets of tentamen

De leveranciers van deze proctoring-software bieden verschillende mogelijkheden om een leerling of student in de gaten te houden.

Een docent of examinator kan bijvoorbeeld meekijken via de webcam terwijl de toets wordt gemaakt en zien wat er op de computer van de leerling of student gebeurt. 

Ook is het mogelijk om muisbewegingen en toetsaanslagen te volgen. Dit kan live gebeuren of achteraf met opnames.

Beelden laten bekijken en analyseren

Het is ook mogelijk om de beelden door iemand buiten de onderwijsinstelling te laten bekijken.

Of de beelden automatisch te laten analyseren door een algoritme. Dat heet geautomatiseerde reviewing.

Een data protection impact assessment (DPIA) zal snel verplicht zijn bij online (video)bellen en online proctoring. Maar of dit in uw geval zo is, hangt af van het doel waarvoor en de manier waarop u online (video)bellen en/of online proctoring wilt inzetten.

Een DPIA is verplicht voor gegevensverwerkingen met een hoog privacyrisico. Of uw verwerking een hoog risico oplevert voor uw leerlingen of studenten en uw docenten, moet u zelf beoordelen.

Stap 1 is dat u kijkt of uw verwerking voorkomt op de lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is.

Staat uw verwerking op de DPIA-lijst?

Van deze lijst kunnen de volgende soorten verwerkingen relevant zijn (afhankelijk van uw specifieke situatie):

• grootschalige en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens voor fraudebestrijding;
• grootschalig en/of systematisch gebruik van flexibel cameratoezicht;
• systematische en uitgebreide beoordeling van persoonlijke aspecten van natuurlijke personen gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (profilering);
• grootschalige verwerkingen van persoonsgegevens waarbij op systematische wijze via geautomatiseerde verwerking gedrag van natuurlijke personen wordt geobserveerd of beïnvloed, dan wel gegevens die daarover worden verzameld en/of vastgelegd.

Staat uw verwerking niet op deze lijst? Dan moet u beoordelen of uw verwerking alsnog een hoog privacyrisico oplevert. Hierbij kunt u de 9 criteria voor een DPIA gebruiken.

Voldoet u aan 2 of meer criteria?

Als vuistregel geldt dat u een DPIA moet uitvoeren als uw verwerking aan 2 of meer van deze criteria voldoet.

Bij online (video)bellen en online proctoring kunnen vooral de volgende criteria van toepassing zijn:

• het beoordelen van mensen op basis van persoonskenmerken (zoals gedragsanalyse aan de hand van een algoritme bij online proctoring);
• de gevoeligheid van de gegevens die via het medium kunnen worden gedeeld (zoals religieuze overtuiging, gezondheidsgegevens of politieke voorkeur).
• de grootschaligheid van de gegevensverwerking;
• de kwetsbare positie van de personen van wie gegevens worden verwerkt (scheve machtsverhouding tussen de onderwijsinstelling en de docent of leerling/student).

Nieuwe DPIA nodig

Gebruikte u al een digitale tool of applicatie en zet u die nu (ook) in voor onderwijs op afstand? Dan veranderen mogelijk de risico’s die uit de verwerking voortvloeien. U kunt dan verplicht zijn een (nieuwe) DPIA uit te voeren.

Daarnaast is het uitvoeren van een DPIA een continu proces. Ga periodiek na of u de DPIA moet herzien, onder meer om de noodzakelijkheid van de verwerking opnieuw te beoordelen. Bijvoorbeeld als de coronamaatregelen worden versoepeld.

Vraag daarbij als dat kan ook naar de mening van (vertegenwoordigers van) leerlingen, studenten en docenten.

Meer informatie

Voor meer informatie over de DPIA, zie paragraaf 3.1 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.

Voordat u als onderwijsinstelling een nieuwe digitale applicatie inzet, moet u voldoende maatregelen nemen om de in kaart gebrachte privacyrisico’s te beperken. Een belangrijke organisatorische maatregel is dat u een eenduidig en helder beleid (of richtlijnen) opstelt. En dat u vervolgens dit beleid vertaalt naar duidelijke en eenvoudige instructies voor uw docenten en leerlingen of studenten.

Inhoud beleid online (video)bellen

Neem in het beleid of de richtlijnen voor online (video)bellen in ieder geval afspraken op over:

• het in beeld brengen van leerlingen of studenten en docenten
• het maken en bewaren van opnames;
• het informeren van leerlingen of studenten over onder meer het doel van de opname en de bewaartermijn;
• indien van toepassing: veilige opslag, de bewaartermijn en wie verantwoordelijk is voor tijdige verwijdering van de beelden.

Inhoud beleid online proctoring

Neem in het beleid of de richtlijnen voor online proctoring in ieder geval afspraken op over:

• de gevallen waarin online proctoring kan worden ingezet;
• de verplichting om altijd eerst de opties te overwegen die de minste inbreuk maken op de bescherming van persoonsgegevens van leerlingen of studenten; 
• het documenteren van de afweging die wordt gemaakt als u als onderwijsinstelling besluit dat voor een bepaalde toets of tentamen online proctoring wordt ingezet; 
• met welke middelen en op welke manier persoonsgegevens van leerlingen of studenten worden verwerkt;
• de identificatie van leerlingen of studenten tijdens digitale toetsen (let op: u mag de leerling of student géén volledig (niet-afgeschermd) identiteitsbewijs laten tonen);
• de verplichte menselijke tussenkomst bij de beoordeling of een student mogelijk fraude pleegt tijdens een toets of tentamen.

Meer informatie

Voor meer informatie over kaders en richtlijnen, zie paragraaf 3.2 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.

Uw studenten of leerlingen (of hun ouders) hebben recht op informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens (of die van hun kind) bij online (video)bellen en/of online proctoring. Informeer hen daarom actief voorafgaand aan een digitale les of toets. Bied de informatie op een toegankelijke en begrijpelijke manier aan.

Welke informatie?

U moet onder meer informatie geven over:

• welke persoonsgegevens u verwerkt;
• voor welk specifiek doel u dat doet;
• wat de grondslag is voor de verwerking;
• of u de persoonsgegevens deelt met derde partijen.

Extra informatie online proctoring

Besteed bij online proctoring bijzondere aandacht aan: 

Recht op bezwaar
Laat uw leerlingen of studenten weten dat zij het recht hebben om bezwaar te maken tegen online proctoring. 

Maakt een student bezwaar en kunt u niet aantonen dat uw belangen zwaarder wegen dan die van de student? Dan moet u een passend alternatief aanbieden. 

Dit alternatief mag geen nadelige gevolgen hebben, zoals een onevenredige studievertraging.

Fraudedetectie
Zet u online proctoring in op basis van geautomatiseerde reviewing, waarbij de videobeelden en andere gegevens automatisch worden beoordeeld met een algoritme dat signalen detecteert die op fraude kunnen wijzen? 

Informeer uw leerlingen of studenten dan over de manier waarop fraude wordt opgespoord. U hoeft niet alle informatie te verstrekken over de werking van het algoritme, maar leg wel op hoofdlijnen uit op welk gedrag de software let.

In welke vorm?

U moet niet alleen aandacht hebben voor de inhoud van de informatie, maar ook voor de vorm waarin u die verstrekt. De informatie moet begrijpelijk en eenvoudig toegankelijk zijn voor leerlingen of studenten. 

U mag bijvoorbeeld niet verwachten dat uw leerlingen of studenten juridisch jargon begrijpen of lange privacyverklaringen lezen, zeker niet als zij minderjarig zijn.

U kunt bijvoorbeeld proberen de informatie visueel te maken met een infographic. Of docenten een mondelinge toelichting laten geven voordat een les of toets begint.

Meer informatie

Voor meer informatie over uw informatieplicht, zie paragraaf 3.3 van Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.

Tijdens de coronacrisis kun je les krijgen via videobellen. Daarbij word je misschien thuis gefilmd. Dat is een inbreuk op je privacy. Maar het is niet altijd verboden. Het mag als lesgeven op een andere manier niet kan. Zoals nu met corona. Je school of universiteit moet er dan wel voor zorgen dat de inbreuk op jouw privacy zo klein mogelijk is.

Je school of universiteit moet bijvoorbeeld een softwareleverancier uitkiezen die voldoet aan de privacywet. Daarbij is vooral belangrijk dat de leverancier alle gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is.

Je school of universiteit moet jou (of je ouders) ook duidelijke informatie geven over wat er precies met je gegevens gebeurt. Zoals waarom jouw gegevens verwerkt worden en wanneer jouw gegevens worden gewist.

Zorg er zelf voor dat persoonlijke dingen zo veel mogelijk uit beeld blijven. Bijvoorbeeld die met je religie te maken hebben.

Meer informatie

Meer eisen waaraan jouw school of universiteit moet voldoen, staan in het document Aanbevelingen online (video)bellen onderwijs.

Tijdens de coronacrisis kun je les krijgen via videobellen. Daarbij word je misschien thuis gefilmd. De beelden die daarbij worden gemaakt, mag je school of universiteit niet zomaar bewaren als daarop leerlingen of studenten te zien zijn.

Beelden zonder leerlingen of studenten

Je school of universiteit mag wel een opname bewaren van de les of het college zonder interactie met leerlingen of studenten erin. Bijvoorbeeld om de les of het college later te kunnen terugkijken.

Het is daarbij aan te raden dat je school of universiteit van tevoren aangeeft wanneer de opname start. Zo weet je wanneer je je microfoon en camera moet uitschakelen.

Beelden met leerlingen of studenten

Alleen in uitzonderingssituaties mag je school of universiteit beelden bewaren waarop leerlingen en studenten te zien zijn.

Je school of universiteit moet daar wel een goede reden voor hebben. En het opnemen van de beelden moet noodzakelijk zijn voor dat doel.

De school of universiteit moet van tevoren duidelijk uitleggen waarom het bewaren van die beelden nodig is.

Beelden wissen

Bewaart jouw school of universiteit beelden waarop jij te zien bent, maar wil je dat niet? Dan kun je je school of universiteit vragen om de beelden te wissen.

Scholen en universiteiten willen kunnen examineren op afstand, zonder dat de leerlingen of studenten daarbij kunnen frauderen. Sommige scholen en universiteiten kiezen hierbij voor software om online te surveilleren (online proctoring).

Of je school of universiteit online proctoring mag inzetten, is niet eenvoudig met ja of nee te beantwoorden.

Je school of universiteit moet in ieder geval aan strenge eisen voldoen. Want online proctoring heeft grote impact op jouw privacy.

Is proctoring noodzakelijk?

Ten eerste moet je school of universiteit afwegen of het noodzakelijk is om gebruik te maken van proctoring.

Zijn er minder ingrijpende manieren om te examineren waarbij de kans op fraude beperkt is? Dan mag je school of universiteit proctoring niet inzetten.

Een alternatief kan bijvoorbeeld zijn leerlingen of studenten een werkstuk of essay te laten inleveren. Of een openboektentamen.

Eisen aan proctoring

Is proctoring echt noodzakelijk? Dan moet je school of universiteit er in ieder geval voor zorgen dat de inbreuk op jouw privacy zo klein mogelijk is.

Bijvoorbeeld door toetsen of tentamens samen te voegen, zodat het aantal momenten van proctoring beperkt is. En door te kiezen voor de minst ingrijpende vorm van proctoring.

Meer informatie

Meer eisen waaraan jouw school of universiteit moet voldoen, staan in het document Aanbevelingen online proctoring onderwijs.