Online proctoring

Meekijken tijdens toets of tentamen

De leveranciers van proctoring-software bieden verschillende mogelijkheden om een leerling of student in de gaten te houden:

• Meekijken via de webcam terwijl de toets wordt gemaakt. Een docent of examinator kan zo zien wat er op de computer van de leerling of student gebeurt. 
• Muisbewegingen en toetsaanslagen volgen. Dit kan live gebeuren of achteraf met opnames.
• Iemand van buiten de onderwijsinstelling de beelden laten bekijken.
• De beelden automatisch laten analyseren door een algoritme. Dat heet geautomatiseerde reviewing.

Uitspraak rechter online proctoring

Op 1 juni 2021 heeft het Gerechtshof Amsterdam geoordeeld dat de inzet van online proctoring door de Universiteit van Amsterdam (UvA) rechtmatig is. Maar let op: dit geldt in dit specifieke geval. Het betekent dus niet dat online proctoring altijd kan worden toegepast.

Online proctoring is alleen toegestaan als:

• de inzet hiervan noodzakelijk is om het doel te bereiken;
• er niet meer gegevens worden verwerkt dan nodig is voor het doel;
• er geen alternatieve toetsvorm mogelijk is die minder ingrijpend is voor de privacy van de leerlingen of studenten.

DPIA bij online proctoring

Voordat u als onderwijsinstelling online proctoring inzet, moet u voldoende maatregelen nemen om de privacyrisico’s te beperken. Een van die maatregelen is een data protection impact assessment (DPIA).

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bent u verplicht een DPIA uit te voeren bij verwerkingen van persoonsgegevens die een hoog privacyrisico opleveren. Bij online proctoring zal dit hoge risico er al snel zijn.

Maar of dit in uw geval zo is, hangt af van het doel waarvoor en de manier waarop u online proctoring wilt inzetten. Of uw verwerking een hoog risico oplevert voor uw leerlingen of studenten, moet u daarom zelf beoordelen.

Risicobeoordeling online proctoring

Stap 1 is dat u kijkt of uw verwerking voorkomt op de lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is. Van deze lijst kunnen de volgende soorten verwerkingen relevant zijn voor online proctoring (afhankelijk van uw specifieke situatie):

• grootschalige en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens voor fraudebestrijding;
• grootschalig en/of systematisch gebruik van flexibel cameratoezicht;
• systematische en uitgebreide beoordeling van persoonlijke aspecten van natuurlijke personen gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (profilering);
• grootschalige verwerkingen van persoonsgegevens waarbij op systematische wijze via geautomatiseerde verwerking gedrag van natuurlijke personen wordt geobserveerd of beïnvloed, dan wel gegevens die daarover worden verzameld en/of vastgelegd.

Staat uw verwerking niet op deze lijst? Dan moet u beoordelen of uw verwerking alsnog een hoog privacyrisico oplevert. Hierbij kunt u de 9 criteria voor een DPIA gebruiken. Als vuistregel geldt dat u een DPIA moet uitvoeren als uw verwerking aan 2 of meer van deze criteria voldoet.

Bij online proctoring kunnen vooral de volgende criteria van toepassing zijn:

• het beoordelen van mensen op basis van persoonskenmerken (zoals gedragsanalyse aan de hand van een algoritme);
• de grootschaligheid van de gegevensverwerking;
• de kwetsbare positie van de personen van wie gegevens worden verwerkt (scheve machtsverhouding tussen de onderwijsinstelling en de leerling of student).

Andere (grond)rechten en vrijheden

Hou bij het uitvoeren van de DPIA ook rekening met risico’s die raken aan andere (grond)rechten en vrijheden dan alleen het recht op bescherming van persoonsgegevens. Zoals onterechte uitsluiting van leerlingen of studenten voor een toets of tentamen.

Continu proces

Het uitvoeren van een DPIA is een continu proces. Ga periodiek na of u de DPIA moet herzien, onder meer om de noodzaak van online proctoring opnieuw te beoordelen. Vraag daarbij als dat kan ook naar de mening van (vertegenwoordigers van) leerlingen en studenten.

Meer informatie

Voor meer informatie over de DPIA, zie paragraaf 3.1 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.

Beleid of richtlijnen online proctoring

Een belangrijke organisatorische maatregel om de privacyrisico’s van online proctoring te beperken is dat u een duidelijk beleid of duidelijke richtlijnen opstelt. En dat u hierbij duidelijke en eenvoudige instructies geeft voor uw leerlingen of studenten.

Neem in het beleid of de richtlijnen voor online proctoring in ieder geval afspraken op over:

• De gevallen waarin u als onderwijsinstelling online proctoring kunt inzetten.
• De verplichting om altijd eerst de opties te overwegen die de minste inbreuk maken op de privacy van uw leerlingen of studenten.
• Het documenteren van de afweging die u maakt als u besluit voor een bepaalde toets of een bepaald tentamen online proctoring in te zetten. 
• Met welke middelen en op welke manier persoonsgegevens van leerlingen of studenten worden verwerkt.
• De identificatie van leerlingen of studenten tijdens digitale toetsen. Let op: u mag de leerling of student geen volledig (niet-afgeschermd) identiteitsbewijs laten tonen.
• De verplichte menselijke blik bij de beoordeling of een student mogelijk fraude pleegt tijdens een toets of tentamen. U mag dit dus niet volledig door een algoritme laten beoordelen.

Voor meer informatie over kaders en richtlijnen, zie paragraaf 3.2 van het rapport Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.

Leerlingen en studenten informeren

Uw leerlingen of studenten en/of hun ouders hebben recht op informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind. Ook bij online proctoring. Informeer hen daarom actief voorafgaand aan een digitale toets of een digitaal tentamen.

U moet hierbij niet alleen aandacht hebben voor de inhoud van de informatie, maar ook voor de vorm waarin u die verstrekt. De informatie moet begrijpelijk en eenvoudig toegankelijk zijn voor leerlingen of studenten. 

U mag bijvoorbeeld niet verwachten dat uw leerlingen of studenten juridisch jargon begrijpen of lange privacyverklaringen lezen. Zeker niet als ze minderjarig zijn.

Tip: Maak de informatie visueel met een infographic. Of laat docenten een mondelinge toelichting geven voordat een toets of tentamen begint.

Welke informatie?

U moet onder meer informatie geven over:

• welke persoonsgegevens u verwerkt;
• voor welk specifiek doel u dat doet;
• wat de grondslag is voor de verwerking;
• of u de persoonsgegevens deelt met derde partijen.

Besteed bijzondere aandacht aan:

• het recht van bezwaar;
• fraudedetectie.

Recht van bezwaar

Laat uw leerlingen of studenten weten dat zij het recht hebben om bezwaar te maken tegen online proctoring. Maakt een leerling of student bezwaar en kunt u niet aantonen dat uw belangen zwaarder wegen dan die van de leerling of student? Dan moet u een passend alternatief aanbieden. Dit alternatief mag geen nadelige gevolgen hebben, zoals een onevenredige studievertraging.

Fraudedetectie

Zet u online proctoring in op basis van geautomatiseerde reviewing, waarbij de videobeelden en andere gegevens automatisch worden beoordeeld met een algoritme dat signalen detecteert die op fraude kunnen wijzen? 

Informeer uw leerlingen of studenten dan over de manier waarop fraude wordt opgespoord. U hoeft niet alle informatie te verstrekken over de werking van het algoritme, maar leg wel op hoofdlijnen uit op welk gedrag de software let.

Meer informatie

Voor meer informatie over uw informatieplicht, zie paragraaf 3.3 van Onderzoek online (video)bellen en online proctoring in het onderwijs.