Automatisch besluit

Niet alleen bedrijven nemen automatisch besluiten, ook de overheid doet dit. Want een computer een besluit laten nemen kost het bedrijf of de organisatie natuurlijk veel minder tijd en werk.

Een automatisch besluit noemen we ook wel een 'geautomatiseerd besluit'. En het nemen van automatische besluiten 'geautomatiseerde besluitvorming'.

Gebruik van persoonsgegevens

De computer neemt een automatisch besluit op basis van onder meer iemands persoonsgegevens. Zoals gegevens over het inkomen van deze persoon. Bij een helemaal automatisch genomen besluit gebeurt dit zonder dat een medewerker deze gegevens beoordeelt. Of kijkt of de conclusie van de computer wel klopt.

Profilering bij automatisch besluit

Een automatisch besluit kan gebaseerd zijn op één bepaald persoonsgegeven, maar ook op profilering. Dit betekent dat wordt gekeken of iemand voldoet aan een bepaald profiel. 

Bij profilering worden persoonsgegevens gebruikt om een aanname of voorspelling te doen over bijvoorbeeld iemands interesses en (betaal)gedrag. De aanname of voorspelling klopt alleen niet altijd. Daardoor kan iemand onterecht in een bepaald hokje worden gestopt.

Algoritme bij automatisch besluit

Bedrijven en organisaties gebruiken vaak een algoritme om automatische besluiten te nemen. Dat is een soort stappenplan voor de computer. Het algoritme vertelt de computer hoe die iemands gegevens moet beoordelen. Of moet vergelijken met een bepaald profiel, als profilering wordt gebruikt. 

Automatisch besluit zonder serieuze gevolgen

In ons dagelijks leven is veel geautomatiseerd. Er komen dan ook veel automatische besluiten voor. Bijvoorbeeld:

• U koopt iets in een webwinkel. Er wordt automatisch vastgelegd dat u heeft betaald. En u krijgt vervolgens het product opgestuurd.
• Uw ID-bewijs is bijna verlopen. U krijgt automatisch een bericht dat u uw ID moet verlengen.

Deze automatische besluiten hebben geen serieuze gevolgen voor mensen en maken het leven meestal makkelijker. Voor dit soort automatische besluiten staan geen speciale regels in de privacywet AVG.

Maar er zijn ook automatische besluiten die rechtsgevolgen (juridische gevolgen) voor iemand kunnen hebben. Bijvoorbeeld dat een contract met die persoon wordt beëindigd. Of andere serieuze gevolgen. Daarvoor staan speciale regels in de AVG.

Automatisch besluit met rechtsgevolgen of serieuze gevolgen

Een rechtsgevolg of ander serieus gevolg van een automatisch besluit kan bijvoorbeeld zijn dat iemand:

• geen uitnodiging krijgt voor een sollicitatiegesprek;
• geen sociale uitkering krijgt, zoals kinderbijslag of huurtoeslag;
• geen lening, verzekering of woning krijgt.

Er zitten risico’s aan automatische besluiten met zulke gevolgen. Zoals de kans op een oneerlijk of bevooroordeeld besluit. Of zelfs op discriminatie. Daarom staan er in de AVG regels voor automatische besluiten met rechtsgevolgen of andere serieuze gevolgen. 

Regels automatisch besluit voor bedrijven

Een bedrijf mag niet zomaar een automatisch besluit nemen met rechtsgevolgen of andere serieuze gevolgen. In de AVG staan maar 3 situaties waarin het mag. Een bedrijf mag zo’n automatisch besluit over iemand nemen als: 

1. Dit besluit noodzakelijk is om een contract met deze persoon af te (gaan) sluiten of uit te (gaan) voeren.
2. Deze persoon uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het besluit.
3. Er in een wet staat dat het mag. Bijvoorbeeld een wet waaraan banken zich moeten houden om witwassen tegen te gaan.

Het bedrijf moet daarbij dan wel 'passende maatregelen' nemen. Dat staat zo in de AVG.

Passende maatregelen bedrijven

Bedrijven moeten passende maatregelen nemen om de mensen om wie het gaat te beschermen. Dit betekent in ieder geval dat zij mensen de kans moeten geven om:

• Het bedrijf te vragen om een medewerker het besluit te laten beoordelen.
• Te laten weten aan het bedrijf hoe zij over het besluit denken. Het bedrijf kan dan uitleg geven en zo nodig maatregelen nemen.
• Het besluit aan te vechten.

Daarnaast is het bijvoorbeeld belangrijk dat bedrijven:

• Goed kunnen uitleggen hoe een automatisch besluit wordt genomen. En kunnen verantwoorden dat zij daarbij aan de AVG voldoen.
• Systemen die worden gebruikt voor automatische besluiten, regelmatig controleren en testen. Zodat de systemen werken zoals ze bedoeld zijn en geen foute uitkomsten geven.

Informatie geven

Het bedrijf moet u informatie geven over het automatisch genomen besluit. U heeft recht op deze informatie. Zo kunt u voor zichzelf opkomen als u het niet eens bent met het besluit. 

Regels automatisch besluit voor de overheid

Een organisatie van de overheid mag in principe alleen helemaal automatisch een besluit nemen met rechtsgevolgen of andere serieuze gevolgen als in een wet staat dat het mag. Uit de wet moet ook blijken welke waarborgen gelden om de mensen om wie het gaat te beschermen.

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) is zo’n waarborg. In de Awb staat wat mensen kunnen doen als zij het niet eens zijn met een besluit van een overheidsorganisatie. Soms is de Awb genoeg als waarborg, soms zijn naast de Awb-regels nog aanvullende waarborgen nodig.

Daarnaast is het bijvoorbeeld belangrijk dat overheidsorganisaties:

• Zelf precies weten hoe een automatisch besluit wordt genomen. Want om ervoor te zorgen dat mensen niet oneerlijk behandeld worden, moet te controleren zijn waar een automatisch besluit op is gebaseerd.
• Systemen die worden gebruikt voor automatische besluiten, regelmatig controleren en testen. Zodat de systemen werken zoals ze bedoeld zijn en geen foute uitkomsten geven.

Informatie geven

De overheidsorganisatie moet u informatie geven over het automatisch genomen besluit. Bij een besluit met rechtsgevolgen kunt u bijvoorbeeld vaak bezwaar maken. 

Informeren over automatisch besluit

Neemt een bedrijf of overheidsorganisatie een automatisch besluit over u met rechtsgevolgen of andere serieuze gevolgen? Dan moet het bedrijf of de organisatie u laten weten:

• Dat het bedrijf of de organisatie automatisch besluiten neemt.
• Of hierbij gebruik is gemaakt van profilering.
• Waarom in uw situatie een automatisch besluit is toegestaan. Bijvoorbeeld: omdat u uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven aan het bedrijf. Of omdat in een wet staat dat de overheidsorganisatie voor een bepaald doel automatische besluiten mag nemen.
• Op basis van welke gegevens van u het automatische besluit is genomen.
• Wat de onderliggende logica is van het besluit. Zoals de achterliggende gedachte van het besluit en op basis van welke criteria het besluit is genomen. Het moet gaan om relevante informatie waarmee in beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm wordt uitgelegd welke procedure en principes zijn toegepast.
• Wat het belang is van het automatische besluit en wat de verwachte gevolgen van dat besluit zijn voor u.

Let op: Soms kopen bedrijven profielen van mensen van een ander bedrijf, zoals een handelsinformatiebureau. Zo’n profiel doet dan bijvoorbeeld een voorspelling over hoeveel iemand kan kopen. Bedrijven mogen zo’n profiel niet zomaar gebruiken voor een automatisch besluit.