Vergroot contrast

Zieke werknemers

Zodra werknemers ziek worden, wisselen diverse partijen gegevens over hen uit. De belangrijkste betrokken partijen zijn de zieke werknemer zelf, de werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar.

Voor werkgevers is het van belang om zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Hiervoor hebben ze informatie van hen nodig. Bijvoorbeeld om te beoordelen of ze hun loon moeten doorbetalen.

Aan de andere kant hebben zieke werknemers recht op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken.

Noodzakelijke gegevens

Wel mogen werkgevers aan zieke werknemers gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer weer verwacht op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.

Arbodienst/bedrijfsarts inschakelen

Ook kan de werkgever de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen om een oordeel te geven over de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. De werkgever kan dan samen met de werknemer bekijken wat voor werkzaamheden de werknemer (nog) wel kan doen.

Rol ondernemingsraad

De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van ziekteverzuim of re-integratie. Bijvoorbeeld:

  • de keuze van de arbodienst;
  • het afsluiten en wijzigen van het contract met de arbodienst;
  • het ziekteverzuimbeleid (onder meer hoe de werkgever de verzuimcontrole doet).

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Zieke werknemers'

Alle antwoorden op mijn vragenPreventie

  • Mag mijn werkgever vragen naar mijn fitheid, bewegingspatroon, gewicht en/of stressgevoeligheid?

    Om ziekteverzuim te voorkomen, wil uw werkgever misschien weten hoe fit u bent, hoeveel u beweegt etc. Maar uw werkgever mag deze informatie niet hebben. Dus mag uw werkgever hier ook niet naar vragen. Of op een andere manier informatie over verzamelen (zoals via een smartwatch die u draagt).

    Gezondheidsgegevens

    Uw fitheid, bewegingspatroon, gewicht en stressgevoeligheid zijn gegevens over uw gezondheid. Gezondheidsgegevens zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens, die organisaties alleen mogen verwerken als hiervoor een uitzondering is in de wet.  

    Uw werkgever mag uw gezondheidsgegevens daarom niet verwerken. Uw werkgever mag alleen een beperkt aantal noodzakelijke gegevens verwerken als u zich ziek heeft gemeld.

  • Mag mijn werkgever van mij eisen dat ik een wearable draag en de gegevens deel?

    Nee, dat mag niet. Uw werkgever mag u een wearable (zoals een smartwatch) cadeau doen, zodat u zelf aan de slag kunt om uw fitheid te verbeteren. Maar uw werkgever mag niet van u eisen dat u de verzamelde gegevens - zoals uw aantal stappen, hartslag, verbrande calorieën, slaappatroon - met hem en/of uw collega’s deelt.

    Uw werkgever mag geen inzicht krijgen in de informatie uit uw wearable. Het gaat namelijk om gegevens over uw gezondheid. Uw werkgever mag deze gegevens niet verwerken.

    Toestemming geldt niet

    Let op: uw werkgever mag óók geen gezondheidsgegevens verwerken als u hiervoor toestemming zou geven. U bent namelijk afhankelijk van uw werkgever. Daardoor kunt u zich onder druk gezet voelen om toestemming te geven.

    In die situatie voldoet uw toestemming niet aan de wettelijke eis dat u deze in vrijheid moet hebben gegeven. En kan uw werkgever uw toestemming dus niet gebruiken als uitzondering op  het wettelijke verbod om uw gezondheidsgegevens te verwerken.

    Gegevens delen met collega’s

    Alleen als u dat zelf wilt, kunt u uw gegevens delen/vergelijken met die van collega’s die ook een wearable dragen.

  • Mag mijn werkgever een bedrijf inhuren om informatie uit mijn wearable voor mij te analyseren?

    Uw werkgever mag u deze service bieden. Maar u bent niet verplicht om hieraan mee te doen. Het bedrijf mag alleen informatie uit uw wearable voor u analyseren als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Wilt u niet dat het bedrijf uw gegevens verwerkt, dan mag het dus niet. Uw werkgever kan u niet dwingen.

    Uw werkgever kan u een wearable (zoals een smartwatch) cadeau doen, zodat u zelf aan de slag kunt om uw fitheid te verbeteren. Daarbij kan uw werkgever een dienstverleningsovereenkomst afsluiten met een bedrijf om de (gezondheids)gegevens uit uw wearable - zoals uw stappen, hartslag, verbrande calorieën en slaappatroon - te analyseren en voor u inzichtelijk te maken. Zodat u bijvoorbeeld makkelijk kunt zien of u vooruitgaat.

    Informeren over verwerken gezondheidsgegevens

    Het bedrijf waarmee uw werkgever een overeenkomst heeft, moet u van te voren goed informeren over het verwerken van uw gegevens. Het bedrijf moet u laten weten:

    • welke gegevens het bedrijf verwerkt;
    • wat het bedrijf daarmee doet;
    • voor welk doel het bedrijf de gegevens verwerkt;
    • of het bedrijf de gegevens ook aan andere partijen doorgeeft en zo ja, aan welke.

    Op basis van deze informatie kunt u beslissen of u toestemming wilt geven. Let op: het bedrijf mag de gegevens nooit aan uw werkgever verstrekken, zelfs niet als u hiervoor toestemming zou geven.

  • Mag ik als werkgever informatie ontvangen uit wearables van mijn werknemers?

    Nee, dat mag niet. Gegevens uit een wearable - zoals over iemands fitheid, bewegingspatroon, gewicht en stressgevoeligheid - zijn namelijk gezondheidsgegevens. Als werkgever mag u die niet verwerken. Zelfs niet als een werknemer hiervoor toestemming zou geven.

    Om ziekteverzuim proberen te voorkomen kunt u uw werknemers een wearable (zoals een smartwatch) cadeau doen, zodat zij zelf aan de slag kunnen om hun fitheid te verbeteren. Daarbij kunt u een dienstverleningsovereenkomst afsluiten met een bedrijf om de gegevens uit de wearables te analyseren en voor de werknemers inzichtelijk te maken.

    Geen uitzondering

    Uw doel kan zijn om uw werknemers te stimuleren actief te zijn. Misschien is uw doel ook om inzicht te krijgen in gegevens over de gezondheid van uw werknemers. Bijvoorbeeld om vast te stellen of zij wel genoeg bewegen tijdens en na het werk en of ze voldoende slapen.

    Ondanks dat het voor u van belang kan zijn om dit te weten, biedt de Wet bescherming persoonsgegevens geen uitzonderingsgrond voor het verwerken van gezondheidsgegevens voor dit doel.

    Geen vrije toestemming

    Ook toestemming van de betrokkene (uw werknemer) kan in dit geval niet gelden als uitzondering op het verbod om gegevens over de gezondheid te verwerken.

    Wanneer het bedrijf dat de gegevens uit de wearables analyseert deze vervolgens al dan niet geanonimiseerd aan u verstrekt, is er namelijk sprake van een verwerking binnen de relatie tussen werkgever en werknemer.

    Uw werknemer is (financieel) afhankelijk van u en kan zich daardoor verplicht voelen om toestemming te geven. Daarom kan de toestemming voor deze verwerking nooit ‘vrij’ zijn, zoals wettelijk is vereist.

Alle antwoorden op mijn vragenZiekmelding

  • Welke gegevens mag mijn werkgever aan mij vragen als ik me ziek meld?

    Uw werkgever mag een aantal gegevens van u vragen. Bijvoorbeeld om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met uw werkzaamheden. Of om te kunnen (laten) controleren of u wel echt ziek bent. Maar uw werkgever moet hierbij wel rekening houden met uw privacy. Uw werkgever mag daarom alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn.

    Uw werkgever mag naar de volgende gegevens vragen:

    • Het telefoonnummer waarop u te bereiken bent en uw (verpleeg)adres.
    • Hoe lang uw ziekte vermoedelijk gaat duren.
    • Uw lopende werkzaamheden en afspraken.
    • Of u onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als u onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV uw loon in plaats van uw werkgever. Maar uw werkgever mag niet vragen onder welke vangnetbepaling u valt.
    • Zodra u 2 maanden of langer in dienst bent: of u onder de no-riskpolis valt.
    • Of uw ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Maar uw werkgever mag niet vragen of uw verzuim werkgerelateerd is.
    • Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat uw werkgever de kosten van uw ziekteverzuim en re-integratie dan mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

    Aard en oorzaak ziekte

    Uw werkgever mag niet informeren naar de aard en oorzaak van uw ziekte. Hij mag dus niet vragen wat u precies heeft en waardoor dat komt. Vraagt uw werkgever daarnaar, dan hoeft u geen antwoord te geven.

    Natuurlijk mag u wel vrijwillig gegevens over uw ziekte aan uw werkgever doorgeven. Doet u dit, dan mag uw werkgever deze gegevens alleen in uitzonderlijke situaties in uw personeelsdossier opnemen.

  • Mag mijn werkgever vragen of ik onder de no-riskpolis val als ik me ziek meld?

    Bent u 2 maanden of langer in dienst? Dan mag uw werkgever bij uw ziekmelding vragen of u onder de no-riskpolis valt.

  • Mag mijn werkgever controleren of ik echt ziek ben als ik me heb ziek gemeld?

    Ja, dat mag. Als u ziek bent, heeft uw recht op doorbetaling van uw loon. Voor uw werkgever is het daarom belangrijk om te (laten) controleren of u echt ziek bent. En u dus daadwerkelijk recht heeft op uw salaris.

    Regels bij ziekmelding

    Uw werkgever kan regels opstellen waaraan u zich moet houden als u zich ziek heeft gemeld. Bijvoorbeeld dat u op bepaalde tijdstippen thuis bent, zodat de arbodienst of bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Maar uw werkgever mag niet van u verwachten dat u constant thuis bent. Of de arbodienst/bedrijfsarts dagelijks laten langskomen als dat niet nodig is.

    Ook kan uw werkgever van u eisen dat u naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts komt, als dat mogelijk is tenminste. En dat u de arbodienst/bedrijfsarts informatie geeft over de aard en oorzaak van uw ziekte. Let op: u bent niet verplicht om deze informatie aan uw werkgever zelf te vertellen.

    Houdt u zich niet aan deze regels? Dan kan uw werkgever bijvoorbeeld uw loon inhouden, u schorsen of u ontslaan.

    Controle ziekmelding door recherchebureau

    In uitzonderlijke gevallen mag uw werkgever een verdergaande controle laten uitvoeren als u zich ziek heeft gemeld. Bijvoorbeeld door een recherchebureau. Uw werkgever moet hier een zwaarwegende reden voor hebben. Zoals aanwijzingen dat u ergens anders aan het werk bent terwijl u zich heeft ziek gemeld.

  • Ben ik na mijn ziekmelding verplicht om een vragenlijst in te vullen?

    Heeft u zich ziek gemeld, dan kunt u een vragenlijst krijgen van de arbodienst of bedrijfsarts waarin om medische informatie wordt gevraagd. U bent verplicht deze vragenlijst in te vullen.

    Geen medische informatie naar werkgever

    De arbodienst of bedrijfsarts mag de ingevulde vragenlijst niet aan uw werkgever verstrekken. Dit mag zelfs niet als u hiervoor toestemming zou geven.

    De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen informatie over u aan uw werkgever verstrekken die noodzakelijk is voor uw werkgever om te weten. Zoals de verwachte ziekteduur en uw beperkingen en mogelijkheden.

    Uw werkgever mag ook niet rechtstreeks aan u vragen een vragenlijst in te vullen waarin medische gegevens worden gevraagd. Ook niet met uw toestemming.

Alle antwoorden op mijn vragenWerkgever

  • Mag mijn werkgever vragen of ik een ziekte of beperking heb?

    Nee, dat mag niet. Uw werkgever mag als u langer dan 2 maanden in dient bent alleen vragen of u in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.

    Komt u door een ziekte of beperking, uw leeftijd en/of uw uitkering(en) van nu of vroeger in aanmerking voor de no-riskpolis van de Ziektewet? Dan betaalt het UWV uw ziektewetuitkering.

    Uw werkgever heeft daarom het recht om te weten of u hiervoor in aanmerking komt. Ook kan uw werkgever premiekortingen en subsidies voor u aanvragen.

    U moet de vraag van uw werkgever eerlijk beantwoorden. Maar u hoeft geen details te geven. Uw werkgever mag niet vragen welke ziekte of beperking u heeft (gehad) of welke uitkeringen u heeft (gehad).

  • Welke gegevens over mijn ziekte mag mijn werkgever vastleggen?

    Uw werkgever mag gegevens over uw ziekteverzuim registreren, zoals hoe vaak en hoe lang u ziek bent. Dit is ten eerste nodig om uw loon te kunnen doorbetalen als u ziek bent. Ten tweede kan het voor uw werkgever van belang zijn om verzuimoverzichten te hebben. Bijvoorbeeld om te kijken of de oorzaak van veelvuldig of langdurig ziekteverzuim binnen de organisatie ligt.

    Aard en oorzaak ziekte

    Uw werkgever mag alleen in uitzonderlijke gevallen gegevens over de aard en oorzaak van uw ziekte in uw personeelsdossier registeren. Bijvoorbeeld wanneer u epilepsie heeft en uw collega’s hiervan op de hoogte moeten zijn, zodat ze weten wat ze moeten doen als u een aanval krijgt.

    Medicijngebruik

    Uw werkgever mag niet registeren welke medicijnen u gebruikt. Wel mag uw werkgever aan u vragen het aan de bedrijfsarts te melden als u medicijnen gebruikt die van invloed kunnen zijn op de veiligheid op de werkvloer of tijdens werkuren. Bijvoorbeeld medicijnen die uw rijvaardigheid beïnvloeden.

  • Wie heeft op mijn werk toegang tot de gegevens over mijn ziekteverzuim?

    Uw werkgever mag gegevens over uw ziekteverzuim alleen doorgeven aan de directbetrokkenen. Dit zijn bijvoorbeeld uw leidinggevende en medewerkers van de personeelsadministratie.

    Geheimhoudingsplicht

    De personen die de gegevens over uw ziekteverzuim onder ogen krijgen, hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij uw gegevens niet verder mogen verspreiden.

  • Welke gegevens mag mijn werkgever doorgeven aan de verzekering?

    Raakt u arbeidsongeschikt? Dan is uw werkgever verplicht uw loon 2 jaar lang door te betalen. Veel werkgevers hebben voor deze kosten een verzekering afgesloten. Uw werkgever (of de bedrijfsarts) mag alleen administratieve gegevens over uw ziekteverzuim doorgeven aan de verzekeraar. Hierbij gaat het om gegevens die nodig zijn om de claim te beoordelen. Bijvoorbeeld welke periode u ziek bent geweest.

    Alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals bij wachtlijstbemiddeling, mag de bedrijfsarts uw medische gegevens aan de verzekeraar doorgeven. De bedrijfsarts moet daarvoor wel uw toestemming hebben.

  • Hoe lang mag mijn werkgever mijn ziekteverzuimgegevens bewaren?

    Voor uw administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) is meestal geen wettelijke bewaartermijn. Uw werkgever moet deze gegevens verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal 2 jaar nadat u uit dienst bent.

    Let op: uw werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat hij zelf uw uitkering betaalt als u arbeidsongeschikt bent. In dat geval geldt dat hij de gegevens 5 jaar voor het UWV moet bewaren (artikel 3, tweede lid, Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigenrisicodragen ZW).

  • Mag ik als werkgever met een zieke werknemer praten over zijn functionele beperkingen en mogelijkheden?

    Ja, dat mag, onder de voorwaarde dat een bedrijfsarts in kaart heeft gebracht wat de functionele beperkingen en mogelijkheden van uw medewerker zijn.

    Aan de hand hiervan kunt u met uw werknemer bespreken wat dit betekent voor zijn werk en hoe u samen zijn re-integratie verder vorm gaat geven.

  • Wat doe ik als werkgever wanneer ik mij afvraag hoe het met mijn (zieke) werknemer gaat?

    Als goed werkgever moet u goed voor uw (zieke) werknemers zorgen. U mag daarom best gesprekken voeren met uw werknemers waarin u vraagt hoe het met hen gaat en of u nog wat voor hen kunt betekenen.

    Maar u mag bij zieke werknemers niet naar de aard en oorzaak van hun ziekte vragen. Vertelt een werknemer hier zelf iets over? Dan mag u deze informatie niet registreren. Ook mag u op basis hiervan geen oordeel geven over de inzetbaarheid van uw werknemer.

  • Wat doe ik als werkgever wanneer een werknemer over zijn ziekte wil praten?

    Uw werknemer kan de behoefte hebben om met u over zijn ziekte te praten. Natuurlijk mag u dan een luisterend oor bieden. En vragen of u iets voor uw werknemer kunt doen.

    Maar u mag de informatie die uw werknemer geeft over zijn ziekte niet registeren. Ook mag u op basis hiervan geen oordeel geven over de inzetbaarheid van uw werknemer.

Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden

Alle antwoorden op mijn vragenArbodienst of bedrijfsarts

  • Welke gegevens van mij krijgt de arbodienst of bedrijfsarts?

    Zodra u zich ziek meldt, geeft uw werkgever dit door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Zelf moet u ook gegevens doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Tot slot kan de arbodienst of bedrijfsarts gegevens opvragen bij uw behandelend arts.

    Werkgever aan arbodienst/bedrijfsarts

    Uw werkgever geeft uw ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Hierbij hoeft uw werkgever alleen de noodzakelijke gegevens door te geven, zoals uw naam, adres en telefoonnummer.

    Daarnaast kan uw werkgever de arbodienst/bedrijfsarts inlichten over de informatie die u heeft gegeven bij de ziekmelding en over zijn eigen waarnemingen.

    Zieke werknemer aan arbodienst/bedrijfsarts

    U moet aan de arbodienst of bedrijfsarts alle informatie geven die nodig is voor het beoordelen van uw arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.

    De arbodienst of bedrijfsarts mag (medische) gegevens van u opvragen bij uw behandelend arts (huisarts of specialist) als dit nodig is voor uw verzuimbegeleiding. Maar uw behandelend arts heeft medisch beroepsgeheim.

    Daarom mag uw arts de gevraagde gegevens alleen doorgeven als u hiervoor toestemming heeft gegeven. In de praktijk geeft u die toestemming door een schriftelijke machtiging af te geven tijdens het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts.

  • Welke gegevens van mij geeft de arbodienst of bedrijfsarts door?

    De arbodienst of bedrijfsarts geeft beperkte informatie aan uw werkgever. En is verplicht om bepaalde gegevens door te geven aan het UWV. Verder kan de arbodienst of bedrijfsarts, indien van toepassing, bepaalde gegevens doorgeven aan het Sociaal Medisch Team/Overleg en het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

    Arbodienst/bedrijfsarts aan werkgever

    De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen noodzakelijke gegevens aan uw werkgever doorgeven.  Bijvoorbeeld gegevens die uw werkgever nodig heeft om te beoordelen of hij uw loon moet doorbetalen. Of gegevens die nodig zijn voor uw verzuimbegeleiding en re-integratie.

    Aanvullende informatie, zoals medische informatie, mag de arbodienst of bedrijfsarts alleen met uw uitdrukkelijke toestemming aan uw werkgever doorgeven. De arbodienst/bedrijfsarts heeft namelijk medisch beroepsgeheim.

    Arbodienst/bedrijfsarts aan UWV

    Het UWV heeft bepaalde gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen uitvoeren. De arbodienst of bedrijfsarts is verplicht deze gegevens te verstrekken als het UWV daarom vraagt. Het gaat hierbij alleen om (strikt) noodzakelijke medische gegevens.

    Arbodienst/bedrijfsarts aan SMT/SMO

    Bij sommige organisaties is er vast overleg tussen de werkgever en de arbodienst of bedrijfsarts. Dit heet het Sociaal Medisch Team (SMT) of Sociaal Medisch Overleg (SMO). Het overleg heeft als doel de verzuimbegeleiding en re-integratie van individuele zieke werknemers te coördineren.

    De arbodienst/bedrijfsarts mag de volgende gegevens doorgeven aan de deelnemers van het SMT/SMO:

    • de mate van arbeidsongeschiktheid;
    • de verwachte duur;
    • de functionele beperkingen;
    • de eventuele aanpassingen in verband met de re-integratie.

    Uw medische gegevens mag de arbodienst/bedrijfsarts alleen doorgeven met uw uitdrukkelijke toestemming.

    Arbodienst/bedrijfsarts aan NCB

    Heeft u een beroepsziekte? Dan meldt de arbodienst of bedrijfsarts dit aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCB).

  • Wie heeft er binnen een arbodienst toegang tot mijn dossier?

    Bij de arbodienst heeft niet iedereen toegang tot uw dossier. De toegang is beperkt tot de medewerkers die direct bij uw behandeling betrokken zijn. Dat zijn:  

    • de bedrijfsarts;
    • verpleegkundigen;
    • doktersassistenten;
    • collega-vakgenoten die de bedrijfsarts om advies vraagt (als het niet lukt om dit anoniem te doen);
    • de vervangende bedrijfsarts(en).
  • Mag mijn oude arbodienst of bedrijfsarts mijn dossier overdragen aan een nieuwe?

    Uw oude arbodienst of bedrijfsarts mag alleen het deel van uw dossier overdragen waar geen medisch beroepsgeheim op rust. De gegevens die wel onder het medisch beroepsgeheim vallen, mag uw oude arbodienst of bedrijfsarts alleen overdragen als die gegevens noodzakelijk zijn voor uw verzuimbegeleiding.

    Gegevens zijn noodzakelijk voor uw verzuimbegeleiding als u bij de wisseling van arbodienst of bedrijfsarts ziek bent of binnen 4 weken na uw herstelmelding opnieuw uitvalt.

    De arbodienst/bedrijfsarts moet u hierbij van tevoren laten weten dat uw gegevens overgedragen worden.

    Ook moet u de kans krijgen om hiertegen bezwaar te maken.

    Tot slot mag de arbodienst of bedrijfsarts uw gegevens alleen overdragen aan een andere gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts.

  • Hoe lang mag de arbodienst of bedrijfsarts mijn medisch dossier bewaren?

    Voor uw medisch dossier bij de arbodienst of de bedrijfsarts geldt een bewaartermijn van 15 jaar na het einde van uw dienstverband. Of na de beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts.

  • Mag de arbodienst of bedrijfsarts de loonwaarde van een zieke werknemer aan de werkgever doorgeven?

    Nee. De arbodienst of bedrijfsarts mag weliswaar de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is aan de werkgever doorgeven, maar de loonwaarde valt hier niet onder.

    Belastbaarheid en loonwaarde

    Bij de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is gaat het alleen om de - door de arbodienst of bedrijfsarts vast te stellen - functionele beperkingen en restmogelijkheden (belastbaarheid) van de zieke werknemer.

    Vervolgens moet de werkgever op basis van deze belastbaarheid de loonwaarde vaststellen (ook wel functiebelasting genoemd).

  • Mag de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse naar de werkgever sturen?

    Dat hangt ervan af om wat voor probleemanalyse het gaat. Is het een document waarin onder meer de aard en oorzaak van de klachten en de omstandigheden van de zieke werknemer staan? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts deze probleemanalyse niet naar de werkgever sturen (zie De zieke werknemer, p. 30).

    Probleemanalyse UWV

    Maar gaat het om het formulier Probleemanalyse van het UWV? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts dit wél naar de werkgever sturen.

    Het gaat hier namelijk om een beknopte versie van de probleemanalyse. De arbodienst/bedrijfsarts mag hierop géén medische gegevens of privacygevoelige informatie vermelden, omdat de werkgever een kopie van het formulier krijgt.

    Er is een apart formulier van het UWV waarop de arbodienst of bedrijfsarts medische gegevens kan vermelden.

    Let op: de werknemer zelf heeft het recht om over de totale probleemanalyse te beschikken, dus ook over het medische deel.

Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden

Alle antwoorden op mijn vragenRe-integratie

  • Welke gegevens worden uitgewisseld tijdens mijn re-integratie?

    Bij dreigend langdurig ziekteverzuim vinden vanaf ongeveer 6 weken na uw ziekmelding gegevensuitwisselingen plaats tussen onder meer u, uw werkgever, de arbodienst/bedrijfsarts en het UWV. Dit gebeurt in de vorm van een probleemanalyse en advies, plan van aanpak, re-integratiedossier en re-integratieverslag.

    Probleemanalyse en advies

    De arbodienst of bedrijfsarts stelt binnen 6 weken na uw eerste ziektedag een probleemanalyse op en een advies voor het plan van aanpak. U ontvangt hiervan een afschrift. Uw werkgever ontvangt ook een afschrift. In de probleemanalyse staan geen medische gegevens.

    Plan van aanpak

    Op basis van het advies over uw re-integratie van de arbodienst of bedrijfsarts moet uw werkgever, in overeenstemming met u, een plan van aanpak opstellen. Hiervan stuurt uw werkgever een afschrift naar u, de arbodienst/bedrijfsarts en de zogeheten casemanager. De casemanager kan een onafhankelijke dienstverlener, een medewerker van de arbodienst of het re-integratiebedrijf zijn.

    Re-integratie dossier

    Het advies van de arbodienst/bedrijfsarts en het plan van aanpak komen in uw re-integratiedossier. Daarnaast bevat dit dossier:

    • gegevens over wat er is gedaan om u weer aan het werk te krijgen;
    • adviezen en verslagen van andere betrokkenen bij uw re-integratieproces, zoals de casemanager en het re-integratiebedrijf;
    • alle relevante correspondentie tussen uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts.

    Gegevensuitwisseling met re-integratiebedrijf

    Uw werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts geven alleen de noodzakelijke gegevens over u door aan het re-integratiebedrijf. Zij moeten u wel eerst informeren welke gegevens dit zijn. De arbodienst/bedrijfsarts kan ook medische gegevens doorgeven als dit noodzakelijk is voor uw re-integratietraject.

    Het re-integratiebedrijf mag op zijn beurt de gegevens die onder het medisch beroepsgeheim vallen alleen met uw toestemming doorgeven aan uw werkgever en arbodienst/bedrijfsarts. De overige gegevens kan het re-integratiebedrijf wel zonder uw toestemming doorgeven.

    Re-integratieverslag

    Na 89 weken vanaf uw eerste ziektedag stelt uw werkgever samen met u een re-integratieverslag op aan de hand van het re-integratiedossier. Om ervoor te zorgen dat uw medische gegevens niet in het bezit van uw werkgever komen, stelt de arbodienst of bedrijfsarts het medisch deel op. Vervolgens stuurt u het re-integratieverslag, inclusief het medisch gedeelte van de bedrijfsarts, naar het UWV.

  • Hoe lang mag mijn werkgever mijn re-integratiedossier bewaren?

    Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van uw re-integratiedossier. Het is redelijk om het dossier in principe niet langer dan 2 jaar te bewaren nadat u uit dienst bent.

    Let op: uw werkgever kan zogeheten eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet. Dat houdt in dat hij zelf uw uitkering betaalt als u arbeidsongeschikt bent. In dat geval geldt dat hij de gegevens 5 jaar voor het UWV moet bewaren (artikel 3, tweede lid, Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigenrisicodragen ZW).

  • Hoe lang mag het re-integratiebedrijf mijn gegevens bewaren?

    Bent u langdurig ziek geweest en heeft uw werkgever een re-integratiebedrijf ingeschakeld? Dan geldt voor uw medische gegevens bij het re-integratiebedrijf een bewaartermijn van 15 jaar. Voor de overige (niet-medische) gegevens is de bewaartermijn 2 jaar.

Alle antwoorden op mijn vragenVerzuimsystemen

  • Mag ik als bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers opslaan in een verzuimsysteem van een werkgever zelf?

    Nee, dat mag niet. Een werkgever (uw opdrachtgever) mag medische dossiers met gegevens over de gezondheid van zijn werknemers (aard en oorzaak van de ziekte e.d.) niet verwerken. En mag u dus ook niet vragen om deze gegevens op te slaan in een systeem dat hij zelf beheert.

    Een werkgever mag u wél vragen medische dossiers op te slaan in een verzuimsysteem dat hij zelf ook gebruikt als dit extern wordt beheerd.

  • Mag ik als bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers opslaan in een verzuimsysteem dat een werkgever uitkiest?

    Wil een werkgever (uw opdrachtgever) dat u de medische dossiers van zijn zieke werknemers opslaat in een door hem uitgekozen verzuimsysteem? Bijvoorbeeld het (extern beheerde) verzuimsysteem dat hij zelf ook gebruikt? Dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden.

    Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens moet de werkgever minimaal aan de volgende eisen voldoen.

    Bewerkersovereenkomst

    U bent de verantwoordelijke voor het medisch dossier van de werknemer. En u moet deze verantwoordelijkheid daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Daarom moet de werkgever ervoor zorgen dat u een bewerkersovereenkomst kunt afsluiten met de beheerder van het verzuimsysteem voor het beheer van de medische dossiers.

    Inzagerecht werknemers

    De werkgever moet ervoor zorgen dat zijn werknemers weten waar zij terecht kunnen als zij inzage willen in hun medisch dossier. De werkgever moet daarom uw contactgegevens doorgeven aan werknemers die daarom vragen.

    Nieuwe bedrijfsarts/arbodienst

    Stelt de werkgever een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst aan of is er een reorganisatie of fusie? Dan kunt u onder bepaalde voorwaarden een deel van de medische dossiers overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts/arbodienst (zie ook: Overdracht arbodossiers, bijlage 2).

    U mag de dossiers alleen overdragen als aan alle drie van deze voorwaarden is voldaan:

    • De verstrekking is noodzakelijk. Dit is het geval bij lopende ziektegevallen. Of als de werknemer binnen vier weken na de herstelmelding weer uitvalt.
    • Er is instemming van de ondernemingsraad.
    • De werknemers zijn geïnformeerd over de overdracht en hebben de kans gekregen om bezwaar te maken.

    In alle andere gevallen mag u de medische dossiers niet overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. De nieuwe bedrijfsarts/arbodienst kan, met toestemming van de werknemer, wel gerichte informatie (dus geen hele dossiers) bij u opvragen als dit noodzakelijk is voor de begeleiding en re-integratie van een zieke werknemer.

  • Mag ik als bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers opslaan in een extern verzuimsysteem?

    Dat mag alleen als u een bewerkersovereenkomst heeft afgesloten met de externe partij die het systeem beheert.

    Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers bent u de zogeheten verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van deze werknemers in hun medische dossiers (zie: Beleidsregels zieke werknemer, p. 24).

    Verwerkt u deze gegevens in een extern verzuimsysteem (een systeem dat door een externe partij wordt beheerd)? Dan is deze externe partij een bewerker.

    Dat betekent dat u een bewerkersovereenkomst met deze partij moet afsluiten (artikel 14 lid 2 Wbp).

  • Wat moet er in de bewerkersovereenkomst staan tussen de bedrijfsarts/arbodienst en de beheerder van een verzuimsysteem?

    Verwerkt u als bedrijfsarts of arbodienst medische gegevens van werknemers in een extern verzuimsysteem (een systeem dat door een externe partij wordt beheerd)? Dan moet u een bewerkersovereenkomst afsluiten met de beheerder van het systeem. Daarin moeten minimaal de volgende punten staan.

    Toegang

    De beheerder geeft alleen aan u toegang tot de medische dossiers van de werknemers. Uw opdrachtgever (de werkgever) of zijn werknemers mogen géén toegang krijgen.

    Beveiliging

    Wordt het verzuimsysteem ontsloten via internet? Dan mag u alleen toegang tot het systeem krijgen met meerfactorauthenticatie. Het systeem moet ook voldoen aan alle andere beveiligingseisen uit artikel 13 Wbp (zie ook: De Wet bescherming persoonsgegevens en verzuimsystemen).

    Bewaartermijn

    De beheerder moet de medische dossiers 15 jaar bewaren en daarna direct vernietigen. Is er een risico op een beroepsziekte die zich na verloop van (nog langere) tijd kan openbaren? Dan moeten de medische gegevens voor dit doeleinde langer worden bewaard.

    Toegang tijdens bewaartermijn

    Het medisch dossier valt onder uw verantwoordelijkheid. Daarom moet u (als enige arts) toegang tot het medische dossier blijven krijgen zo lang als het dossier bewaard blijft (minimaal 15 jaar).

    Inzagerecht

    De werknemers moeten hun inzagerecht kunnen uitoefenen. Dat betekent dat u de dossiers in leesbare vorm aan (ex-)werknemers moet kunnen geven die inzage willen. Dit recht geldt zo lang als het dossier bewaard blijft (minimaal 15 jaar).

  • Mag ik als werkgever verzuimgegevens registreren in een extern verzuimsysteem?

    Dat mag alleen als u een bewerkersovereenkomst heeft afgesloten met de externe partij die het systeem beheert.

    Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers bent u de zogeheten verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens over de ziekmeldingen en de (door de bedrijfsarts vastgestelde) beperkingen en mogelijkheden van uw werknemers (zie: Beleidsregels zieke werknemer, p. 19 en 27).

    Verwerkt u deze verzuimgegevens in een extern verzuimsysteem (een systeem door een externe partij wordt beheerd)? Dan is deze externe partij een bewerker. Dat betekent dat u een bewerkersovereenkomst met deze partij moet afsluiten (artikel 14 lid 2 Wbp).

    Verzuimgegevens versus medische gegevens

    Let op: als werkgever mag u verzuimgegevens van uw werknemers verwerken (en dus opslaan in een intern of extern systeem), maar geen medische gegevens.

    Dat betekent dat u dus ook niet aan de bedrijfsarts of arbodienst mag vragen om deze gegevens in uw eigen verzuimsysteem (dat u zelf beheert) op te slaan.

    U mag wél vragen medische gegevens op te slaan in een verzuimsysteem dat u zelf ook gebruikt als dit extern wordt beheerd.

  • Hoe moet ik als organisatie de online toegang tot ziekteverzuimgegevens beveiligen?

    Is het verzuimsysteem dat u als werkgever, arbodienst of re-integratiebedrijf gebruikt via internet toegankelijk voor bevoegde medewerkers? Dan mag toegang tot het systeem alleen via meerfactorauthenticatie verlopen.

    Meerfactorauthenticatie houdt in dat de identiteit van de persoon die wil inloggen op minstens twee manieren wordt gecontroleerd. Inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord is dus niet genoeg.

    Gegevens over iemand ziekteverzuim kunnen iets zeggen over zijn gezondheid. Voor de beveiliging van gezondheidsgegevens gelden extra strenge eisen.

    Daarom moet iedereen die in het verzuimsysteem in kan loggen om ziekteverzuimgegevens te bekijken naast het ‘gewone’ inloggen ook op een andere manier zijn identiteit aantonen om toegang te krijgen. Bijvoorbeeld door een token te gebruiken.

  • Mag een bedrijfsarts of arboarts het interne ICT-systeem gebruiken?

    Een werkgever kan een eigen bedrijfsarts of arboarts in dienst hebben. Deze arts mag niet zomaar hetzelfde ICT-systeem gebruiken als de rest van de organisatie. Dit mag alleen als verzekerd is dat uitsluitend deze arts toegang heeft tot de medische gegevens van de medewerkers.

    Anderen die het ICT-systeem gebruiken, zoals leidinggevenden of de systeembeheerder van het bedrijf, mogen geen toegang hebben tot deze gegevens.

    Medisch beroepsgeheim

    Een arts heeft medisch beroepsgeheim en moet er daarom voor zorgen dat niemand anders de medische gegevens van de medewerkers kan inzien.

    De organisatie moet technische en organisatorische maatregelen treffen om te verzekeren dat uitsluitend de bedrijfsarts, de arboarts (of een onder zijn verantwoordelijkheid werkende medewerker) bij de medische gegevens kan.

    Is dit in het ICT-systeem van de organisatie niet mogelijk? Dan mag de arts geen medische gegevens in het systeem opslaan.

Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden

Alle antwoorden op mijn vragenInzage, correctie, klacht

  • Kan ik mijn ziektegegevens inzien en/of laten corrigeren of verwijderen?

    Ja, dat kan. U heeft het recht om uw gegevens bij uw werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV of de verzekeraar in te zien. Ook kunt u een verzoek doen om deze gegevens te laten corrigeren of verwijderen.

  • Waar kan ik terecht met een klacht?

    Heeft u een klacht over uw werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV of de verzekeraar? Bijvoorbeeld omdat u het niet eens met de reactie op uw inzage- of correctieverzoek? Ga dan in eerste instantie naar de organisatie zelf. Reageert deze niet of bent u niet tevreden met de reactie? Dan heeft u een aantal andere mogelijkheden.

    Klacht arbodienst

    Nadat u de klachtenprocedure bij de arbodienst zelf heeft doorlopen, kunt u terecht bij de onafhankelijke Geschillencommissie arbodiensten.

    Klacht re-integratiebedrijf

    Op de website van OVAL, de brancheorganisatie van re-integratiebedrijven, leest u wat u kunt doen bij een klacht.

    Klacht UWV

    Zie Ik heb een klacht op de website van het UWV. U kunt terecht bij het Klachtenbureau UWV.

    Let op: bent u het niet eens met een beslissing van het UWV? Bijvoorbeeld de beslissing over uw verzoek om inzage of correctie van uw persoonsgegevens? Dan dient u geen klacht in maar maakt u bezwaar.

    Klacht verzekeraar

    Nadat u een klacht bij de verzekeraar zelf heeft ingediend, kunt u terecht bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD).

    Bij een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u ook naar de rechter gaan of een tip geven aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij kan naar aanleiding van uw tip besluiten een onderzoek starten.

Hulpmiddelen voor professionals

Hulpmiddelen voor de burger