Registratie in een verzuimsysteem

Verzuimgegevens versus medische gegevens

Een werkgever mag een beperkt aantal verzuimgegevens van een zieke werknemer verwerken. De werkgever mag geen medische gegevens verwerken, zoals gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag in opdracht van de werkgever deze medische gegevens verwerken.

Werkgever: regels intern systeem

Als werkgever mag u verzuimgegevens registreren in een intern verzuimsysteem, dat u zelf beheert. U mag niet aan de bedrijfsarts of arbodienst vragen om medische dossiers van uw zieke werknemers in uw interne verzuimsysteem op te slaan. Deze gegevens mogen namelijk niet toegankelijk zijn voor u.

Werkgever: regels extern systeem

Als werkgever kunt u kiezen voor een verzuimsysteem dat wordt beheerd door een externe partij. U moet dan een verwerkersovereenkomst afsluiten met deze beheerder. Pas als u dit heeft gedaan, mag u verzuimgegevens in het externe verzuimsysteem registreren. 

Verwerkersovereenkomst extern verzuimsysteem

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van gegevens over de ziekmeldingen en de (door de bedrijfsarts vastgestelde) beperkingen en mogelijkheden van uw werknemers. Dit zijn verzuimgegevens.

Verwerkt u deze verzuimgegevens in een extern verzuimsysteem, dan is de beheerder van dit systeem een verwerker. Dat betekent dat u een verwerkersovereenkomst moet afsluiten.

Bedrijfsarts/arbodienst: regels intern systeem werkgever

Als bedrijfsarts of arbodienst mag u geen medische dossiers opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever (uw opdrachtgever) zelf beheert. Deze gegevens mogen namelijk niet toegankelijk zijn voor de werkgever.

Bent u als bedrijfsarts of arbo-arts bij de werkgever in dienst? Dan mag u niet zomaar hetzelfde ICT-systeem gebruiken als de rest van de organisatie. Dit mag alleen als verzekerd is dat uitsluitend u (of een onder uw verantwoordelijkheid werkende medewerker) toegang heeft tot de medische gegevens van de werknemers.

Anderen die het ICT-systeem gebruiken mogen geen toegang hebben tot deze gegevens, zoals leidinggevenden of de systeembeheerder van de werkgever.

Bedrijfsarts/arbodienst: regels extern systeem werkgever

Wil een werkgever (uw opdrachtgever) dat u de medische dossiers van zieke werknemers opslaat in een door deze werkgever uitgekozen verzuimsysteem? Bijvoorbeeld het (extern beheerde) verzuimsysteem dat de werkgever zelf ook gebruikt? Dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden.

Op grond van de AVG moet de werkgever minimaal aan deze eisen voldoen:

Verwerkersovereenkomst

U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor het medisch dossier van de werknemer. En u moet deze verantwoordelijkheid daadwerkelijk kunnen uitoefenen. Daarom moet de werkgever ervoor zorgen dat u een verwerkersovereenkomst kunt afsluiten met de beheerder van het verzuimsysteem voor het beheer van de medische dossiers.

Verwerkersovereenkomst extern verzuimsysteem

Rechten werknemers

De werkgever moet uw contactgegevens doorgeven aan werknemers die hun privacyrechten willen uitoefenen. Bijvoorbeeld als zij inzage willen in hun medisch dossier.

Nieuwe bedrijfsarts/arbodienst

Stelt de werkgever een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst aan? Of is er een reorganisatie of fusie? Dan kunt u onder bepaalde voorwaarden een deel van de medische dossiers overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst.

U mag de dossiers alleen overdragen onder deze 3 voorwaarden:

• De verstrekking is noodzakelijk. Dit is het geval bij lopende ziektegevallen. Of als de werknemer binnen 4 weken na de herstelmelding weer uitvalt.
• Er is instemming van de ondernemingsraad (OR).
• De werknemers zijn geïnformeerd over de overdracht en hebben de kans gekregen om bezwaar te maken.

In alle andere gevallen mag u de medische dossiers niet overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. De nieuwe bedrijfsarts/arbodienst kan wel gerichte informatie (dus geen hele dossiers) bij u opvragen als dit noodzakelijk is voor de begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. Mits de betreffende werknemer hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Bedrijfsarts/arbodienst: regels zelfgekozen extern systeem

Als bedrijfsarts of arbodienst mag u alleen medische dossiers opslaan in een extern verzuimsysteem als u een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met de partij die het systeem beheert.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van deze werknemers in hun medische dossiers. Verwerkt u deze gegevens in een extern verzuimsysteem, dan is deze externe partij een verwerker. Dat betekent dat u een verwerkersovereenkomst moet afsluiten.

Verwerkersovereenkomst extern verzuimsysteem

Verwerkt u als bedrijfsarts of arbodienst medische dossiers van werknemers in een verzuimsysteem dat door een externe partij wordt beheerd? Dan moet u een verwerkersovereenkomst afsluiten met de beheerder van het systeem. Let in uw geval vooral op de volgende punten:
 

• Toegang: de beheerder geeft alleen aan u toegang tot de medische dossiers van de werknemers. Uw opdrachtgever (de werkgever) of werknemers van deze werkgever mogen geen toegang krijgen.
• Beveiliging: wordt het verzuimsysteem ontsloten via internet? Dan mag u alleen toegang tot het systeem krijgen met meerfactorauthenticatie. Het systeem moet ook voldoen aan alle andere beveiligingseisen uit artikel 32 AVG.
• Bewaartermijn: de beheerder moet de medische dossiers 20 jaar bewaren en daarna direct vernietigen. Is er een risico op een beroepsziekte die zich na verloop van (nog langere) tijd kan openbaren? Dan moeten de medische gegevens voor dit doeleinde langer worden bewaard.
• Toegang tijdens bewaartermijn: het medisch dossier valt onder uw verantwoordelijkheid. Daarom moet u (als enige arts) toegang tot het medische dossier blijven krijgen zo lang het dossier bewaard blijft.
• Rechten werknemers: de werknemers moeten hun privacyrechten kunnen uitoefenen. Dat betekent onder meer dat u de dossiers in leesbare vorm aan (ex-)werknemers moet kunnen geven die inzage willen. Deze privacyrechten van werknemers gelden zo lang hun dossier bewaard blijft.