Re-integratie van zieke werknemers
Bij dreigend langdurig ziekteverzuim van een werknemer start een re-integratietraject. Verschillende partijen wisselen dan gegevens uit over uw zieke werknemer. Dat zijn onder meer uzelf als werkgever, uw werknemer, de arbodienst of bedrijfsarts en het UWV. De gegevensuitwisseling gebeurt in de vorm van een probleemanalyse en advies, plan van aanpak, re-integratiedossier en re-integratieverslag.
Op deze pagina
Probleemanalyse en advies
De arbodienst of bedrijfsarts stelt binnen 6 weken na de eerste ziektedag van uw werknemer een probleemanalyse op en een advies voor het plan van aanpak. De werknemer ontvangt hiervan een afschrift.
U ontvangt ook een afschrift. Hierin staan geen medische gegevens die u niet mag verwerken, zoals aard en oorzaak van de ziekte. Wel mag u informatie krijgen over de functionele beperkingen en de mogelijkheden die de werknemer nog heeft. En wat deze betekenen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen.
Plan van aanpak
Op basis van het advies over de re-integratie van de arbodienst of bedrijfsarts moet u een plan van aanpak opstellen. Dit stemt u af met uw werknemer. U stuurt een afschrift van het plan van aanpak naar uw werknemer, de arbodienst of bedrijfsarts en de casemanager. De casemanager kan een onafhankelijke dienstverlener, een medewerker van de arbodienst of een re-integratiebedrijf zijn.
Re-integratiedossier
Het advies van de arbodienst of bedrijfsarts en het plan van aanpak komen in het re-integratiedossier van uw werknemer. Daarnaast bevat dit dossier:
- gegevens over wat er is gedaan om uw werknemer weer aan het werk te krijgen;
- adviezen en verslagen van andere betrokkenen bij het re-integratieproces, zoals de casemanager en het re-integratiebedrijf, als u dit heeft ingeschakeld;
- alle relevante correspondentie tussen u en de arbodienst of bedrijfsarts.
Bewaren re-integratiedossier
Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van het re-integratiedossier. Het is redelijk om het dossier in principe niet langer dan 2 jaar te bewaren nadat de werknemer uit dienst is.
Let op: Bent u eigenrisicodrager voor de Ziektewet? Dan moet u de gegevens 5 jaar voor het UWV bewaren (artikel 3, tweede lid, Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigenrisicodragen ZW).
Re-integratiebedrijf
U kunt ervoor kiezen om een re-integratiebedrijf in te schakelen. De arbodienst of bedrijfsarts en u geven alleen de noodzakelijke gegevens over uw werknemer door aan het re-integratiebedrijf. U moet de werknemer wel eerst informeren welke gegevens dit zijn, net als de arbodienst of bedrijfsarts.
De arbodienst of bedrijfsarts kan ook medische gegevens doorgeven aan het re-integratiebedrijf als dit noodzakelijk is voor het re-integratietraject.
Het re-integratiebedrijf mag op zijn beurt de gegevens die onder het medisch beroepsgeheim vallen alleen met uitdrukkelijke toestemming van uw werknemer doorgeven aan u en aan de arbodienst of bedrijfsarts. De overige gegevens kan het re-integratiebedrijf wel zonder toestemming van uw werknemer doorgeven.
Bewaren gegevens bij re-integratiebedrijf
De bewaartermijn voor gegevens over uw zieke werknemer bij het re-integratiebedrijf zijn:
- 20 jaar voor medische gegevens;
- 2 jaar voor overige (niet-medische) gegevens.
Re-integratieverslag
Na 89 weken vanaf de eerste ziektedag stelt u samen met uw werknemer een re-integratieverslag op. Dit doet u aan de hand van het re-integratiedossier. Om ervoor te zorgen dat er geen medische gegevens in uw bezit komen, stelt de arbodienst of bedrijfsarts het medisch deel op.
Vervolgens stuurt uw werknemer het re-integratieverslag naar het UWV, inclusief het medisch gedeelte van de arbodienst of bedrijfsarts.