Vergroot contrast

Leerlingdossiers

Als basisschool of middelbare school mag u verschillende gegevens over een leerling bewaren in het zogeheten leerlingdossier. Dit dossier bestaat uit administratieve gegevens en informatie die nodig is voor het onderwijs aan en de begeleiding van de leerling.

Nieuwe regels

Let op: vanaf 25 mei 2018 geldt de nieuwe Europese privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Welke regels dan gelden, staat in dossier Scholen & de AVG.

Inhoud leerlingdossier

Het leerlingdossier kan de volgende gegevens over een leerling bevatten:

  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouders;
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Belang privacy bij leerlingdossiers

Een leerlingdossier maakt het mogelijk om de ontwikkeling, het gedrag en leerprestaties van een leerling systematisch in beeld te brengen en te volgen. Ook kan een leerlingsdossier bijzondere persoonsgegevens bevatten (gegevens over de gezondheid van de leerling).

Gelet op de aard van de verwerking van persoonsgegevens in een leerlingdossier en het feit dat kinderen extra kwetsbaar zijn, moeten onderwijsinstellingen dus zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leerlingen.

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Leerlingdossiers'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen over leerlingdossiers

  • Hoe lang mag een school het leerlingdossier bewaren?

    In het algemeen geldt dat een school het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan.

    Langer bewaren

    In sommige situaties legt de wet een langere bewaartermijn op. Bijvoorbeeld:

    • In het lager en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven.
    • Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
    • In het Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens 6 maanden bewaard moet worden.

    Adresgegevens (oud)leerlingen

    Een school mag adresgegevens van (oud)leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies.

  • Hebben ouders recht op inzage in het leerlingdossier van hun kind?

    Dit hangt af van de leeftijd van het kind. Kinderen van 16 jaar of ouder hebben zelf recht op inzage in hun leerlingdossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage.

    Ouder met gezag

    De wettelijk vertegenwoordiger van een kind is degene die gezag heeft over het kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend.

    Een ouder met gezag over een kind jonger dan 16 jaar heeft dus recht op inzage in het dossier van het kind.

    Ouder zonder gezag

    Heeft een ouder niet (meer) het gezag over het kind, zoals soms het geval is na een echtscheiding? Dan heeft deze ouder geen recht op inzage in het dossier van zijn of haar kind.

    Wel heeft de ouder recht op belangrijke informatie over het kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van het kind hiermee niet wordt geschaad.

    De school van het kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen het belang van de ouder(s) en dat van het kind.

    De school zal zware argumenten moeten aanvoeren om een ouder niet te informeren. Alleen als blijkt dat het geven van informatie nadelig is voor het kind, mag de school de informatie weigeren.