Vergroot contrast

Leerlingdossiers

Een basisschool of middelbare school mag verschillende gegevens over een leerling bewaren. Dat doet de school in een leerlingdossier. Dit dossier bestaat voor een deel uit administratieve gegevens. Verder zit er in het leerlingdossier informatie die nodig is om de leerling onderwijs en begeleiding te geven.

Privacy leerlingdossier

Het leerlingdossier is privacygevoelig. Dat komt omdat de ontwikkeling, het gedrag en de leerprestaties van een leerling systematisch in beeld te brengen en te volgen zijn met het leerlingdossier.

Ook kan het leerlingdossier bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals gegevens over de gezondheid van de leerling. Bovendien zijn kinderen extra kwetsbaar.

Daarom moeten scholen zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van leerlingen in het leerlingdossier.

Onderwijskundig rapport

Stapt een leerling van de basisschool over naar de middelbare school of naar een andere basisschool? Dan is de (oude) basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over de leerling.

In het onderwijskundig rapport staat de belangrijkste informatie uit het leerlingdossier. De school stuurt dit rapport vervolgens door aan de nieuwe school.

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Leerlingdossiers'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen over leerlingdossiers

  • Welke gegevens staan er in het leerlingdossier?

    Het leerlingdossier kan de volgende gegevens over een leerling bevatten:

    • gegevens over in- en uitschrijving;
    • gegevens over afwezigheid;
    • adresgegevens;
    • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
    • het onderwijskundig rapport;
    • gegevens over de gezondheid van de leerling die nodig zijn voor speciale begeleiding of speciale voorzieningen;
    • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
    • verslagen van gesprekken met de ouders;
    • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.
  • Aan welke privacyregels moet ik me als school houden bij het leerlingdossier?

    Als school moet u zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw leerlingen in hun leerlingdossiers. U moet zich daarbij aan de privacywet houden, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

    Voor de verwerking van persoonsgegevens in het leerlingdossier gelden de volgende regels:

    • U mag alleen gegevens verwerken in het leerlingdossier voor zover dat noodzakelijk is voor het doel.
    • De gegevens die u verwerkt in het leerlingdossier, moeten juist zijn.
    • U regelt de beveiliging van en de toegang tot de leerlingdossiers goed.
    • U kunt aantonen dat u bij het gebruik van leerlingdossiers de regels van de AVG naleeft. Dit heet de verantwoordingsplicht.
    • U neemt de gegevensverwerking in leerlingdossiers op in uw register van verwerkingsactiviteiten.
    • U kunt verplicht zijn om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren voor uw gebruik van het leerlingdossier.  
    • Houd er rekening mee dat ouders en/of leerlingen het recht op dataportabiliteit hebben. Dat is het recht om gegevens mee te nemen. Bijvoorbeeld naar een andere school.
  • Hoe lang mag ik als school het leerlingdossier bewaren?

    In het algemeen geldt dat u het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Maar voor sommige gegevens geldt een langere bewaartermijn.

    Langer bewaren

    In sommige situaties staat er een langere bewaartermijn in andere wet- en regelgeving. U moet zich dan aan deze bewaartermijn houden. Bijvoorbeeld:

    • In het lager en voortgezet onderwijs geldt dat u gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar moet bewaren nadat de leerling is uitgeschreven.
    • Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet u als school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
    • In het Examenbesluit staat onder meer dat u het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens 6 maanden moet bewaren.

    Adresgegevens voor reünies

    U mag als school adresgegevens van oud-leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies. Let er wel op dat u hiervoor eerst toestemming vraagt aan de oud-leerlingen. En dat u de gegevens dan alleen voor dat doel mag gebruiken.

  • Heb ik als ouder recht op inzage in het leerlingdossier van mijn kind?

    Dit hangt af van de leeftijd van uw kind. Kinderen van 16 jaar of ouder hebben zelf recht op inzage in hun leerlingdossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage.

    Ouder met gezag

    U bent de wettelijk vertegenwoordiger als u gezag heeft over uw kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend.

    Als ouder met gezag over uw kind jonger dan 16 jaar heeft u dus recht op inzage in het dossier van uw kind.

    Ouder zonder gezag

    Heeft u niet (meer) het gezag over uw kind, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Dan heeft u  geen recht op inzage in het dossier van uw kind.

    Wel heeft u recht op belangrijke informatie over uw kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van uw kind hiermee niet wordt geschaad.

    De school van uw kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen uw belang en het belang van uw kind.

    De school zal zware argumenten moeten aanvoeren om u niet te informeren. Alleen als blijkt dat het geven van informatie nadelig is voor uw kind, mag de school de informatie weigeren.

  • Mag een school naar mijn opleiding vragen als ik mijn kind inschrijf?

    Ja, dat mag. Als u uw kind inschrijft op een basisschool, kan de school u vragen een ouderverklaring in te vullen. Zo’n verklaring geeft informatie over het opleidingsniveau van de ouder(s) of verzorger(s) van een kind. U bent alleen verplicht deze verklaring in te vullen als de school wil dat uw kind in aanmerking komt voor een zogeheten gewicht.

    Het opleidingsniveau van de ouders of verzorgers bepaalt het gewicht van een leerling. Als een leerling een gewicht krijgt toegekend, betekent dit dat de school extra geld krijgt. Hoe hoger het gewicht, hoe hoger het bedrag. Met dit extra geld kan de school een onderwijsachterstand voorkomen of verhelpen.

    Op Rijksoverheid.nl vindt u meer informatie over de gewichtenregeling.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen over onderwijskundig rapport

  • Welke gegevens mag de basisschool in het onderwijskundig rapport opnemen?

    Stapt een leerling van de basisschool over naar de middelbare school of naar een andere basisschool? Dan is de (oude) basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over de leerling. In het onderwijskundig rapport staat de belangrijkste informatie uit het leerlingdossier. De school stuurt dit rapport vervolgens door aan de nieuwe school.

    De basisschool mag alleen gegevens over een leerling in het onderwijskundig rapport opnemen die in de volgende categorieën vallen:

    • administratieve gegevens (zoals naam, adres en onderwijsnummer van de leerling);
    • gegevens over onderwijshistorie en leerresultaten (zoals een eventuele overstap tussen scholen en toetsresultaten);
    • gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag van het kind (zoals het gedrag in de omgang en zijn/haar werkhouding);
    • gegevens over de eventuele extra begeleiding die het kind heeft gekregen of nodig heeft;
    • gegevens over de verzuimhistorie (ongeoorloofd verzuim van het kind in het jaar voorafgaand aan het onderwijskundig rapport).
  • Welke rechten heb ik als ouder bij het onderwijskundig rapport?

    Stapt uw kind van de basisschool over naar de middelbare school of naar een andere basisschool? Dan is de (oude) basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over uw kind. De school stuurt dit rapport vervolgens door aan de nieuwe school.

    De basisschool moet u als ouder(s) informeren over het onderwijskundig rapport. Zo kunt u volgen welke gegevens van uw kind worden verwerkt en op welke manier.

    U heeft recht op inzage in het onderwijskundig rapport. Kloppen er persoonsgegevens van uw kind in het rapport niet? Dan kunt u de school vragen om deze gegevens te rectificeren of wissen.