Leerlingdossier

Een basisschool of middelbare school mag verschillende gegevens over een leerling bewaren. Dat doet de school in een leerlingdossier. Dit dossier bestaat voor een deel uit administratieve gegevens. Verder staat er in het leerlingdossier informatie die nodig is om de leerling onderwijs en begeleiding te geven. Omdat leerlingdossiers privacygevoelig zijn, moeten scholen hier zorgvuldig mee omgaan.

Op deze pagina

Inhoud van het leerlingdossier

Het leerlingdossier kan de volgende gegevens over een leerling bevatten:

  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel (overheids)geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid van de leerling die nodig zijn voor speciale begeleiding of speciale voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouders;
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Regels voor het leerlingdossier

Het leerlingdossier is privacygevoelig. Dat komt omdat:

  • de ontwikkeling, het gedrag en de leerprestaties van een leerling er systematisch mee in beeld te brengen en te volgen zijn;
  • het leerlingdossier bijzondere persoonsgegevens bevat, zoals gegevens over de gezondheid van de leerling;
  • kinderen extra kwetsbaar zijn.

Als school moet u daarom zorgvuldig omgaan met de gegevens in leerlingdossiers. Een paar aandachtspunten:

  • Verwerk alleen gegevens in het leerlingdossier als dat noodzakelijk is voor het doel.
  • Let op dat de gegevens die u verwerkt in het leerlingdossier juist zijn.
  • Regel de beveiliging van en de toegang tot de leerlingdossiers goed. Dit houdt bijvoorbeeld in dat niet meer mensen toegang mogen hebben tot de persoonsgegevens van leerlingen dan noodzakelijk is voor het doel. Ook moet u de gebruikersactiviteiten van het systeem bijhouden (loggen).
  • Zorg ervoor dat u kunt aantonen dat u bij het gebruik van leerlingdossiers de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) naleeft. Dit heet de verantwoordingsplicht.
  • Neem de gegevensverwerking in leerlingdossiers op in uw verwerkingsregister.
  • Verwerkt u in het leerlingdossier gegevens met een hoog privacyrisico? Dan kunt u verplicht zijn om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren.
  • Zorg ervoor dat uw leerlingen (of hun ouders) hun privacyrechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht op inzage.

Bekijk ook de algemene regels uit de AVG.

Bewaren van het leerlingdossier

In het algemeen geldt dat u als school het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Maar voor sommige gegevens geldt een langere bewaartermijn.

Adresgegevens bewaren voor reünies

U mag als school adresgegevens van oud-leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies. Let er wel op dat u hiervoor eerst toestemming vraagt aan de oud-leerlingen. En dat u de gegevens dan alleen voor dat doel gebruikt.

Inzage in het leerlingdossier

Wilt u als ouder het leerlingdossier van uw kind inzien? Dat kan als uw kind jonger is dan 16 jaar. Kinderen van 16 jaar of ouder hebben zelf recht op inzage in hun leerlingdossier.

U heeft als ouder recht op inzage als u de wettelijk vertegenwoordiger bent van uw kind. Dit bent u als u gezag heeft over uw kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend. Als ouder met gezag over uw kind jonger dan 16 jaar heeft u dus recht op inzage in het leerlingdossier van uw kind.

Heeft u niet (meer) het gezag over uw kind, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Dan heeft u geen recht op inzage. Wel heeft u recht op belangrijke informatie over uw kind, zoals de schoolprestaties. Maar alleen als het belang van uw kind hiermee niet wordt geschaad.

De school van uw kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen uw belang en het belang van uw kind. De school mag alleen weigeren om de informatie aan u te verstrekken als de verstrekking nadelig zou zijn voor uw kind. Dit moet de school dan duidelijk beargumenteren.

Onderwijskundig rapport

Stapt een leerling van de basisschool over naar de middelbare school of naar een andere basisschool? Dan is de (oude) basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over de leerling. Hierin staat de belangrijkste informatie uit het leerlingdossier. De school stuurt dit rapport vervolgens door aan de nieuwe school.

Inhoud onderwijskundig rapport

De basisschool mag alleen gegevens over een leerling in het onderwijskundig rapport opnemen die in de volgende categorieën vallen:

  • administratieve gegevens (zoals naam, adres en onderwijsnummer van de leerling);
  • gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten (zoals een eventuele overstap tussen scholen en toetsresultaten) en eventuele stage- en werkervaring;
  • gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag van de leerling (zoals gedrag in de omgang en werkhouding);
  • gegevens over de eventuele extra begeleiding die de leerling heeft gekregen of nodig heeft;
  • gegevens over de verzuimhistorie (ongeoorloofd verzuim van de leerling in het jaar voorafgaand aan het onderwijskundig rapport).

In het onderwijskundig rapport mogen alleen de noodzakelijke gegevens staan die relevant zijn voor de nieuwe school. De school moet daarom altijd goed afwegen welke informatie wel en niet in het onderwijskundig rapport moet staan.

Rechten van u als ouder(s)

De school moet u als ouder(s) informeren over het verstrekken van het onderwijskundig rapport. Zo kunt u volgen welke gegevens van uw kind worden gedeeld en op welke manier.

Verder heeft u recht op inzage in het onderwijskundig rapport. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor inzage in het leerlingdossier.

Kloppen er persoonsgegevens van uw kind in het rapport niet? Dan kunt u de school vragen om deze gegevens te rectificeren of wissen.

Ouders informeren als school

Als basisschool moet u de ouder(s) van elk kind actief en op individueel niveau informeren over het verstrekken van het onderwijskundig rapport aan een andere school. U kunt bijvoorbeeld een gesprek met de ouders voeren of een brief sturen.

U moet ouders informeren op het moment dat u het onderwijskundig rapport van een kind naar de nieuwe school stuurt. Of al eerder.

Uit het leerlingdossier moet blijken dat u de ouder(s) daadwerkelijk heeft geïnformeerd. U toont dit aan door bijvoorbeeld een kopie van de brief of een verslag van het gesprek te bewaren in het leerlingdossier.

Privacyverhaal

Dankzij Jennifer (36) begint haar dochter met een ‘schoon’ dossier aan de middelbare school. "Waarom moet iets uit het verleden ons blijven achtervolgen?"
 

Moeder en dochter