Recht op inzage

Hierna leest u hoe u een organisatie om inzage kunt vragen, en wat u dan van de organisatie kunt verwachten. 

Inzage in 5 stappen

Als u een organisatie om inzage vraagt, dan zijn er een aantal stappen die u en de organisatie moeten doorlopen. Hierna leest u welke stappen dat zijn. Op deze pagina leest u ook meer over wat deze stappen precies inhouden. 

1. U bepaalt eerst welke persoonsgegevens u wilt opvragen.
2. U stuurt uw verzoek per e-mail of brief naar de organisatie.
3. Als er vragen of onduidelijkheden zijn over uw verzoek, dan neemt de organisatie contact met u op. 
4. De organisatie moet controleren of u bent wie u zegt dat u bent. Zodat uw persoonsgegevens niet onbedoeld naar de verkeerde persoon gaan.
5. De organisatie moet binnen een maand een inhoudelijk antwoord sturen op uw verzoek. De organisatie laat u dan weten of u de gevraagde informatie krijgt. Of dat de organisatie (een deel van) uw verzoek weigert en waarom. 

Heeft u inzage gekregen in uw gegevens, dan kunt u uw andere privacyrechten gebruiken. U kunt bijvoorbeeld aan de organisatie vragen om uw gegevens te verwijderen of te wijzigen als die niet kloppen. 

Bepaal waarin u inzage wilt

Wilt u een organisatie om inzage vragen? Bepaal dan eerst welke gegevens u wilt ontvangen. Een organisatie kan namelijk heel veel informatie over u hebben. Bijvoorbeeld:

• persoonsgegevens uit e-mails;
• eventuele opgenomen telefoongesprekken;
• welk contact de organisatie eventueel over u heeft gehad met andere organisaties.

Bedenk daarom van tevoren met welk doel u precies inzage wilt. Bijvoorbeeld:

• U wilt controleren of de organisatie niet onnodig veel persoonsgegevens van u heeft vastgelegd in uw persoonlijke dossier.
• U wilt alleen maar meer informatie over wat de organisatie met uw persoonsgegevens doet.

Zo vraagt u inzage

Stuur een e-mail of brief naar de organisatie waarbij u inzage wilt. U kunt voor uw verzoek de voorbeeldbrief inzage van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gebruiken.

Uw verzoek schriftelijk doen is handig om bewijsmateriaal te krijgen. Zodat u kunt laten zien welke stappen u heeft ondernomen, mocht de organisatie niet op uw verzoek reageren of uw verzoek weigeren. Dit is ook nodig als u een klacht wilt indienen bij de AP of als u naar de rechter wilt gaan. De AP vraagt namelijk om bewijs van uw contact met de organisatie. Bijvoorbeeld een e-mail.

Welke persoonsgegevens

Geef in uw e-mail of brief aan welke persoonsgegevens u wilt inzien. Heeft een organisatie heel veel gegevens over u? En heeft u zelf niet aangegeven welke gegevens u wilt inzien? Dan kan de organisatie contact met u opnemen om te vragen waarin u precies inzage wilt. De organisatie mag niet geheimzinnig doen over welke gegevens de organisatie van u heeft, waar die vandaan komen en wat ermee gebeurt.

Deze gegevens krijgt u

U krijgt niet altijd alle gegevens die een organisatie over u heeft. Het doel van het recht op inzage is dat u moet kunnen controleren of uw gegevens kloppen. En of de organisatie uw gegevens op de juiste manier verwerkt. Het hangt van de situatie af welke gegevens u krijgt, en in welke vorm.

Kopie van uw gegevens

De organisatie kan u op 2 manieren een kopie geven van uw persoonsgegevens:

1. Door kopieën te maken van alle documenten waarin uw persoonsgegevens staan.
2. Door alleen uw persoonsgegevens te kopiëren in plaats van de hele documenten. En deze gegevens vervolgens bij elkaar te zetten in een compleet overzicht.

Meestal zal een overzicht genoeg zijn. De hele documenten zijn dan niet nodig.

De organisatie is verplicht om het op de eerste manier te doen als u echt de documenten zelf nodig heeft om goed de context te kunnen begrijpen waarin uw persoonsgegevens zijn verwerkt.

Voorbeeld: u krijgt kopieën van alle documenten met uw gegevens
U heeft een claim ingediend bij uw verzekeraar na een auto-ongeluk. Om te controleren of de verzekeraar de schade juist heeft beoordeeld, heeft u een volledige kopie van alle documenten nodig. Door deze documenten te bekijken, kunt u zien of alles correct is vastgelegd en of er geen fouten zijn gemaakt. Dit is ook belangrijk als u juridische stappen wilt ondernemen tegen de verzekeraar. Zonder een volledige kopie kunt u niet goed beoordelen of uw claim eerlijk is behandeld.

De tweede manier mag als een overzicht genoeg is voor u om te kunnen controleren welke persoonsgegevens de organisatie van u verwerkt, of die gegevens kloppen en of de organisatie de gegevens op de juiste manier verwerkt.

Voorbeeld: u krijgt een overzicht van uw gegevens
U bent klant bij een sportclub en u wilt weten welke gegevens de club van u heeft. U vraagt om een overzicht en krijgt een document met uw naam, adres, geboortedatum, informatie over uw lidmaatschap, betalingsgegevens, bezoekgegevens en nieuwsbrieven. Met dit overzicht kunt u eenvoudig controleren of uw gegevens juist zijn en hoe de sportclub ze gebruikt, zonder dat u door allerlei documenten hoeft te gaan. Het overzicht is voldoende om te zien of alles klopt.

Informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens

De organisatie moet u ook informatie geven over het gebruik van uw persoonsgegevens. De organisatie moet u laten weten:

• Voor welk doel de organisatie uw gegevens gebruikt.
• Welke soorten gegevens de organisatie gebruikt.
• Welke organisaties of soorten organisaties uw gegevens eventueel ontvangen.
• Of de organisatie uw persoonsgegevens doorgeeft aan landen buiten de EER of aan internationale organisaties. En zo ja, welke maatregelen de organisatie dan neemt om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan.
• Hoe lang de organisatie uw persoonsgegevens bewaart. Kan de organisatie dit niet precies aangeven? Dan moet de organisatie in elk geval duidelijk maken hoe de organisatie de bewaartermijn bepaalt.
• Wat uw privacyrechten zijn. En dat u het recht heeft een klacht in te dienen bij de AP.
• Hoe de organisatie aan uw gegevens is gekomen, als u de gegevens niet zelf aan de organisatie heeft doorgegeven.
• Of de organisatie automatische besluiten over mensen neemt, inclusief profilering. En zo ja, waarom de organisatie dat doet, op basis van welke logica en welke gevolgen dat voor u kan hebben.

Organisatie moet uw identiteit controleren

Voordat de organisatie uw verzoek in behandeling neemt, moet de organisatie uw identiteit controleren. Dat is om uw privacy te beschermen. Zodat niet iemand anders toegang krijgt tot uw gegevens.

Organisatie moet binnen 1 maand reageren

De organisatie is verplicht binnen 1 maand per brief of e-mail te reageren op uw verzoek. Maar is uw verzoek ingewikkeld? Of heeft u meerdere verzoeken aan dezelfde organisatie gestuurd? Dan mag de organisatie er 2 maanden langer over doen. De organisatie moet u dan wel binnen 1 maand laten weten dat het langer gaat duren en waarom dat zo is.

In de reactie moet de organisatie u laten weten of de organisatie aan uw verzoek voldoet. En zo ja, wat de organisatie dan precies gaat doen.

Organisatie reageert niet of niet op tijd

Heeft u binnen 1 maand nog geen reactie gekregen van de organisatie? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG), privacyfunctionaris of 'privacy officer' van de organisatie, als de organisatie die heeft. De contactgegevens van deze persoon vindt u in de privacyverklaring op de website van de organisatie.

Krijgt u ook geen reactie van deze persoon? Of bent u niet tevreden met de reactie? Wat u dan verder kunt doen, hangt ervan af of het gaat om een bedrijf of een overheidsorganisatie.

Bedrijf

U kunt een klacht indienen bij de AP. Of een verzoekschriftprocedure starten bij de rechter.

Overheidsorganisatie

U kunt een klacht indienen bij de AP. Of de overheidsorganisatie in gebreke stellen wegens niet tijdig beslissen. Krijgt u vervolgens na uw ingebrekestelling niet binnen 2 weken alsnog een besluit? Dan kunt u beroep wegens niet tijdig beslissen indienen bij de bestuursrechter.

Organisatie weigert inzage

De organisatie kan u gedeeltelijk inzage weigeren. Bijvoorbeeld om informatie in uw dossier af te schermen die over iemand anders gaat. Heeft iemand anders er naar verwachting bezwaar tegen dat u inzage krijgt? Dan moet de organisatie eerst vragen naar de mening van die persoon. En dan beslissen of u inzage krijgt.

Weigert de organisatie uw inzageverzoek? Dan moet de organisatie u laten weten waarom. Bent u het niet eens met het weigeren van uw verzoek? Dan kunt u een klacht indienen bij de AP. Let op: de AP vraagt u dan om te laten zien dat u eerst bij de organisatie hebt aangeklopt met uw klacht. U moet ook het vermoeden hebben dat de organisatie zich niet aan de regels houdt, en aangeven waarom u dat denkt. 

U kunt ook een verzoekschriftprocedure starten bij de rechter, als het om een bedrijf gaat. Gaat het om een overheidsorganisatie? Dan kunt u bezwaar maken bij de overheidsorganisatie.

Uw gegevens inzien kost niets

De organisatie mag geen geld vragen als u uw gegevens wilt inzien. Tenzij u om extra kopieën vraagt. Dan mag de organisatie een redelijke vergoeding vragen.