De rol van de OR bij privacy op het werk
De ondernemingsraad (OR) speelt een belangrijke rol bij privacy op het werk. Zo moeten werkgevers de OR om instemming vragen voor het gebruik van personeelsgegevens of het monitoren van werknemers. Ook kan de OR zich op eigen initiatief uitspreken over het gebruik van personeelsgegevens en adviseren over technologische voorzieningen, zoals een nieuw ICT-systeem.
Op deze pagina
Instemmingsrecht OR
De OR heeft in een aantal gevallen instemmingsrecht. Dat houdt in dat werkgevers eerst instemming aan de OR moeten vragen als zij een bepaalde regeling willen vaststellen, wijzigen of intrekken.
In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) staan 2 soorten regelingen genoemd die te maken hebben met privacy op het werk en waarvoor de werkgever instemming moet vragen van de OR:
- Een regeling voor het gebruik van personeelsgegevens (artikel 27, eerste lid onder k. van de WOR). Zulke regelingen komen in elke organisatie voor. Bijvoorbeeld het registreren van verzuim, de salarisadministratie en de gegevens die worden bewaard in personeelsdossiers.
- Een regeling voor een personeelsvolgsysteem (artikel 27, eerste lid onder l. van de WOR). Werkgevers kunnen systemen gebruiken om werknemers te monitoren. Of systemen waarmee monitoring mogelijk is, ook al doet de werkgever dat (nog) niet. Dit noemen we personeelsvolgsystemen. Bijvoorbeeld een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert. Maar ook een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden, een zaaksysteem.
Initiatiefrecht OR
De OR kan zich ook op eigen initiatief uitspreken over het gebruik van personeelsgegevens. Dus zonder dat werkgevers om instemming of advies hebben gevraagd. Dit heet het initiatiefrecht (artikel 23, derde lid, van de WOR).
De OR kan dit bijvoorbeeld doen vanwege een beveiligingsincident of vragen of klachten van werknemers. Of iets anders waarbij de OR vindt dat de werkgever actie moet ondernemen. De OR doet dan een initiatiefvoorstel. De werkgever is verplicht een besluit te nemen over het voorstel.
Adviesrecht OR
Werkgevers moeten de OR om advies vragen als zij een belangrijke technologische voorziening willen invoeren of wijzigen (artikel 25, eerste lid, sub k, van de WOR). Zoals een nieuw automatiseringssysteem of communicatiesysteem. Aan zo’n technologische voorziening kunnen (ook) privacyaspecten zitten.
Is het een technologische voorziening waarmee de werkgever personeel kan monitoren? Dan heeft de OR geen adviesrecht maar instemmingsrecht, omdat het dan om een personeelsvolgsysteem gaat.