Beperking openbaarheid archief
Heeft u als overheidsorganisatie informatie overgebracht naar een archiefbewaarplaats? Dan is deze informatie in principe openbaar voor iedereen. Tenzij u aan deze openbaarheid beperkingen heeft gesteld. Dit is een belangrijke privacywaarborg. De grootste risico's voor de bescherming van persoonsgegevens ontstaan namelijk door het raadplegen van de informatie.
Op deze pagina
Beoordeel of u de openbaarheid moet beperken
Voordat u uw informatie overbrengt naar een archiefbewaarplaats, moet u beoordelen of u de openbaarheid van uw informatie moet beperken om de persoonsgegevens in de informatie te beschermen. U moet hierbij eerst kijken om wat voor soort persoonsgegevens het gaat.
Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens
Verwerkt u bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens? Dan moet u de openbaarheid van die informatie altijd beperken voordat u die naar een archiefbewaarplaats overbrengt.
Gewone persoonsgegevens
Maar ook als u 'gewone' persoonsgegevens verwerkt, moet u beoordelen of u de openbaarheid van de informatie moet beperken. U moet hiervoor afwegen wat zwaarder weegt: het belang van openbaarheid van de informatie of het belang van bescherming van de persoonsgegevens in uw informatie. Bij deze afweging moet u in ieder geval de mogelijke risico’s meenemen die voor de betrokkenen ontstaan als hun persoonsgegevens openbaar worden.
Vraag advies bij de beoordeling
Vraag de functionaris gegevensbescherming (FG) of een andere privacyexpert binnen uw organisatie om advies bij de beoordeling of u beperkingen aan de openbaarheid van persoonsgegevens moet stellen.