Archivering door de overheid
De overheid is verplicht om sommige belangrijke informatie te archiveren, oftewel voor altijd te bewaren in een archief. Bijvoorbeeld omdat deze informatie van blijvende maatschappelijke of historische waarde is. Dat staat in de Archiefwet.
Op deze pagina
In deze informatie van de overheid staan vaak persoonsgegevens. Daarom moeten overheidsorganisaties zich niet alleen aan de Archiefwet houden maar ook aan de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Snelle antwoorden
Mag de overheid mijn persoonsgegevens voor altijd bewaren?
Ja, dat mag vaak. De meeste informatie die de overheid over u verwerkt, wordt vernietigd zodra de overheid deze informatie niet meer nodig heeft om taken uit te voeren. Maar sommige belangrijke informatie moet de overheid voor altijd bewaren. Dat staat in de Archiefwet.
Overheidsorganisaties brengen de informatie die zij voor altijd moeten bewaren over naar een archief. Daar blijft de informatie voor altijd bewaard.
Staan uw persoonsgegevens in deze informatie? Dan betekent dat vaak dat uw persoonsgegevens ook voor altijd bewaard blijven. Maar als uw persoonsgegevens niet nodig zijn voor het doel van archivering, moet de overheid uw persoonsgegevens eerst uit de informatie verwijderen.
Zijn mijn persoonsgegevens zichtbaar in een archief van de overheid?
Nee, niet altijd. Vaak is alle informatie in een archief openbaar, maar dat is niet altijd zo. Soms gelden er voor archieven als geheel beperkingen aan de openbaarheid. En sommige soorten persoonsgegevens in archieven mogen niet worden ingezien, ook niet als er geen beperkingen aan de openbaarheid gelden.
Bijzondere persoonsgegevens niet zichtbaar
Staan er in de informatie van de overheid bijzondere persoonsgegevens van u? Zoals gegevens over uw etnische afkomst, politieke opvattingen, geloof of gezondheid? Of staan er strafrechtelijke persoonsgegevens in? Dan is deze informatie in beginsel niet in te zien.
Gewone persoonsgegevens
Bij gewone persoonsgegevens moet een overheidsorganisatie beoordelen of de informatie openbaar wordt of niet. De organisatie moet hierbij beoordelen wat zwaarder weegt: de openbaarheid van de informatie of de bescherming van de privacy. Daarbij moet de organisatie kijken wat voor u de risico’s kunnen zijn als uw persoonsgegevens openbaar worden.
Eigen gegevens inzien
U kunt zelf wél de informatie inzien die een overheidsorganisatie over u bewaart en die niet openbaar is.
Na 75 jaar openbaar
Uiteindelijk wordt alle informatie voor iedereen openbaar. Archieven die beperkt openbaar zijn vanwege persoonsgegevens, worden in principe na 75 jaar openbaar. Als de nieuwe Archiefwet ingaat, wordt dat na 110 jaar.
