Identificatie bij uw bank
Wordt u klant bij een bank? Of bij een andere financiële onderneming of dienstverlener, zoals een creditcardmaatschappij, verzekeraar of belastingadviseur? Dan moet die uw identiteitsbewijs controleren om te kijken of u wel echt bent wie u zegt te zijn. Dat staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Zo’n controle wordt een cliëntenonderzoek genoemd.
Op deze pagina
Kopie identiteitsbewijs bij identificatie
Bij het cliëntenonderzoek moet de financiële onderneming of dienstverlener een aantal gegevens van u vastleggen. In de Wwft staat dat dit mag door een kopie, scan of foto (hierna noemen we dit 'kopie') van uw identiteitsbewijs te maken. Met de kopie ID kan de financiële onderneming of dienstverlener bewijzen dat uw identiteit is gecontroleerd.
Welk identiteitsbewijs bij cliëntenonderzoek
Uw identiteitsbewijs mag in dit geval uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs zijn.
Niet beschrijven en geen watermerk
De financiële onderneming of dienstverlener mag een 'schone' (onbewerkte) kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dat betekent dat u:
- niets op de kopie mag schrijven;
- geen gegevens onleesbaar mag maken op de kopie, zoals uw pasfoto (alleen uw BSN mag u soms afschermen);
- geen watermerk mag aanbrengen in de kopie.
Alleen met een onbewerkte kopie kan de financiële onderneming of dienstverlener de echtheid van uw identiteitsbewijs controleren. En zo uw identiteit controleren.
Heeft de kopie bijvoorbeeld een watermerk? Dan lukt het niet altijd om de echtheid van het identiteitsdocument vast te stellen. En dan kan de financiële onderneming of dienstverlener dus niet aan de wettelijke verplichting voldoen. Daarom mag de financiële onderneming of dienstverlener een onbewerkte kopie aan u vragen.
BSN op kopie ID
Meestal mag u uw burgerservicenummer (BSN) niet afschermen op de kopie ID. Want de meeste financiële ondernemingen en dienstverleners zijn wettelijk verplicht om uw BSN te gebruiken. Met de kopie ID waarop uw BSN staat, kunnen zij dan aan alle wettelijke verplichtingen tegelijk voldoen. Bijvoorbeeld:
- Uw bank moet uw BSN gebruiken op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en het depositogarantiestelsel.
- Een belastingadviseur die belastingaangifte voor u doet, moet hierbij uw BSN gebruiken.
De financiële onderneming of dienstverlener die u om een kopie ID vraagt, moet u informeren of uw BSN nodig is. En zo ja, waarvoor precies. Is uw BSN niet nodig? Dan mag u uw BSN afschermen op de kopie van uw identiteitsbewijs.
De financiële onderneming of dienstverlener heeft uw BSN in ieder geval niet nodig om uw identiteit vast te stellen. Ook met een kopie ID zonder BSN kan de financiële onderneming of dienstverlener bewijzen aan de identificatieplicht uit de Wwft te hebben voldaan.
Beveiliging kopie ID
Organisaties die kopieën van identiteitsbewijzen verwerken, moeten aan extra beveiligingseisen voldoen. De financiële onderneming of dienstverlener moet er dus voor zorgen dat uw kopie ID goed wordt beschermd.
De financiële onderneming of dienstverlener kan dat doen door bepaalde gegevens af te schermen of door een watermerk aan te brengen in de kopie.
Bewaren kopie ID
De financiële onderneming of dienstverlener moet de kopie van uw identiteitsbewijs nog 5 jaar bewaren nadat u geen klant meer bent. En daarna de kopie vernietigen.
Opnieuw identificeren (heridentificatie)
Een financiële onderneming of dienstverlener mag vragen of u zich opnieuw identificeert. Ook als u zich al eerder heeft geïdentificeerd. Dit wordt ook wel heridentificatie genoemd.
Financiële ondernemingen en dienstverleners moeten ervoor zorgen dat hun klantadministratie klopt. Anders kunnen zij niet voldoen aan de verschillende wettelijke verplichtingen die zij hebben.
Daarnaast staat in de privacywet AVG dat organisaties ervoor moeten zorgen dat de persoonsgegevens die zij verwerken kloppen. En dat zij de gegevens actueel maken als dat nodig is.
Kopie identiteitsbewijs bij opnieuw identificeren
De financiële onderneming of dienstverlener mag een kopie van uw identiteitsbewijs maken of vragen als u zich opnieuw moet identificeren. Uw identiteitsbewijs mag in dit geval uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs zijn. Ook hierbij mag de financiële onderneming of dienstverlener een onbewerkte kopie aan u vragen.
Foto bij opnieuw identificeren
Om vast te kunnen stellen dat uw identiteitsbewijs bij u hoort, mag een financiële onderneming of dienstverlener een foto van uw gezicht vragen. Om zo uw identiteit op afstand te controleren. Wilt u geen foto versturen? Dan moet de financiële onderneming of dienstverlener u de mogelijkheid geven om langs te komen. Degene die uw identiteitsbewijs controleert, kan dan ter plekke kijken of u het bent op de foto in uw identiteitsbewijs.
Kopie ID door belastingadviseur
Heeft u een belastingadviseur? Ook die is op grond van de Wwft verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te vragen of maken. En die kopie te bewaren zo lang u klant bent en nog 5 jaar daarna. Uw belastingadviseur mag een onbewerkte kopie aan u vragen.
Uitzondering: advies over juridische procedures
Er is 1 uitzondering: als uw belastingadviseur u alleen oriënterend advies geeft over juridische procedures. Zoals advies om een rechtszaak in te stellen of te vermijden. En het daarbij alleen gaat om een oriënterend gesprek, zonder dat uw financiële situatie aan de orde komt. Dan hoeft uw belastingadviseur uw identiteit niet vast te stellen. En dus ook geen kopie van uw identiteitsbewijs te vragen of maken.
Andere soorten advies
Bij andere soorten advies is uw belastingadviseur wél verplicht om uw identiteit vast te stellen en een kopie van uw identiteitsbewijs te vragen of maken. Bijvoorbeeld als uw belastingadviseur:
- u advies geeft over belastingzaken;
- u advies geeft over of helpt bij het aan- of verkopen van registergoederen, zoals een huis;
- u advies geeft over of helpt bij het beheren van een vennootschap;
- voor u geld, munten, goud, edelstenen of andere dingen van waarde bewaart.
Kopie ID door levensverzekeraar
Keert uw levensverzekeraar een koopsompolis of lijfrentepolis aan u uit? Dan is de verzekeraar op grond van de Wwft verplicht uw identiteit vast te stellen. Uw levensverzekeraar mag daarvoor een onbewerkte kopie aan u vragen.
Normaal gesproken moet een financiële onderneming het cliëntenonderzoek doen als iemand klant wil worden. Een levensverzekeraar is hierop een uitzondering. Ook nadat iemand klant is geworden, mag een levensverzekeraar de begunstigde van een polis (degene die de uitkering ontvangt) identificeren. Dat is op het tijdstip van uitbetaling.