Identificatie bij financiële ondernemingen

Controle ID bij identificatie

De financiële onderneming of dienstverlener (hierna noemen we dit: financiële onderneming) is verplicht om uw ID te controleren. Dat staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Zo’n controle wordt een cliëntenonderzoek genoemd.

De financiële onderneming controleert uw ID om te kijken of u wel echt bent wie u zegt te zijn. Dat is ook in uw belang, want zo kan bijvoorbeeld niet iemand anders op uw naam een rekening openen.

Welk ID bij identificatie?

Uw ID mag uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs zijn. Tenzij de financiële onderneming specifiek om een paspoort of identiteitskaart vraagt. Dan mag het niet uw rijbewijs zijn. De financiële onderneming mag dit zelf bepalen.

Kopie ID bij identificatie

De financiële onderneming moet een aantal gegevens van u vastleggen. In de Wwft staat dat dit mag door een kopie, scan of foto (hierna noemen we dit: kopie) van uw ID te maken of vragen. Met de kopie ID kan de financiële onderneming bewijzen dat uw identiteit is gecontroleerd. En bij verdachte transacties direct gegevens van een klant doorgeven aan opsporingsdiensten.

Niet beschrijven en geen watermerk

De financiële onderneming mag een 'schone' (onbewerkte) kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dat betekent dat u:

• niets op de kopie mag schrijven;
• geen gegevens onleesbaar mag maken op de kopie, zoals uw pasfoto of burgerservicenummer (BSN);
• geen watermerk mag aanbrengen in de kopie.

Alleen met een onbewerkte kopie kan de financiële onderneming de echtheid van uw ID controleren. En zo uw identiteit controleren. Dat komt door de apparatuur die financiële ondernemingen hiervoor gebruiken.

Heeft de kopie bijvoorbeeld een watermerk? Dan lukt het niet altijd om de echtheid van uw ID vast te stellen. En dan kan de financiële onderneming dus niet aan de wettelijke verplichting voldoen. Daarom mag de financiële onderneming een onbewerkte kopie aan u vragen.

Heeft de financiële onderneming apparatuur die de echtheid van uw ID ook kan controleren als de kopie bewerkt is? Dan mag de financiële onderneming géén onbewerkte kopie vragen of maken.

BSN op kopie ID

U mag uw BSN niet afschermen op de kopie ID. Want het moet een onbewerkte kopie zijn, zoals hiervoor uitgelegd. Tenzij de financiële onderneming ook met een bewerkte kopie de echtheid van uw ID kan controleren. Dan mag u uw BSN onleesbaar maken.

Let op: Soms heeft een financiële onderneming uw BSN nodig voor iets anders. Bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de Belastingdienst. Dan mag de financiële onderneming daarvoor uw BSN opvragen en opslaan.

Foto of video bij identificatie

Controleert de financiële onderneming uw identiteit op afstand? Bijvoorbeeld omdat u klant wordt bij een online bank? Dan mag de financiële onderneming naast een kopie ID vragen om een foto van uw gezicht (selfie) of een video (filmpje) van uzelf. Daarmee kan de financiële onderneming of dienstverlener vaststellen dat uw ID bij u hoort.

De financiële onderneming kan hiervoor ook een ander bedrijf inschakelen. Bijvoorbeeld een bedrijf dat een app aanbiedt waarmee u een kopie ID en een foto of video kunt versturen.

Wilt u geen foto of video versturen? Vraag dan of u kunt langskomen bij de financiële onderneming. Degene die uw ID controleert, kan dan ter plekke kijken of u het bent op de foto in uw ID.

Let op: De financiële onderneming is niet verplicht om u de mogelijkheid te geven om langs te komen. Dus is die mogelijkheid er niet, dan moet u alsnog een foto of video opsturen. Of u kiest ervoor om klant te worden bij een andere financiële onderneming.

Biometrische gegevens

Foto’s of video’s van u kunnen biometrische persoonsgegevens zijn. Dit hangt ervan af wat de financiële onderneming precies met uw foto of video doet. Zijn deze 3 punten van toepassing? Dan zijn het biometrische persoonsgegevens.

Het verwerken van biometrische persoonsgegevens is verboden, tenzij er een uitzondering geldt. In de UAVG staat als een van de uitzonderingen dat organisaties biometrische gegevens mogen verwerken als de verwerking noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging.

Er is alleen sprake van noodzaak als het gaat om een groot maatschappelijk belang. Bij identificatie van klanten is dat zo, want dit helpt bij de bestrijding van zware georganiseerde criminaliteit. Het controleren van de identiteit van klanten valt onder authenticatie. Daarom is het verwerken van biometrische gegevens in dit geval toegestaan.

Opnieuw identificeren (heridentificatie)

Een financiële onderneming mag vragen of u zich opnieuw identificeert. Ook als u zich al eerder heeft geïdentificeerd. Financiële ondernemingen moeten zorgen dat hun klantadministratie klopt. Anders kunnen zij niet voldoen aan de verschillende wettelijke verplichtingen die zij hebben.

Daarnaast staat in de privacywet AVG dat organisaties moeten zorgen dat de persoonsgegevens die zij verwerken kloppen. En dat zij de gegevens actueel maken als dat nodig is.

Kopie ID bij opnieuw identificeren

De financiële onderneming mag een kopie van uw ID maken of vragen als u zich opnieuw moet identificeren. Ook hierbij mag de financiële een onbewerkte kopie aan u vragen.

Foto of video bij opnieuw identificeren

De financiële onderneming mag een foto van uw gezicht (selfie) of een video (filmpje) van uzelf vragen als u zich opnieuw moet identificeren.

Organisatie inhuren voor (her)identificatie

Een financiële onderneming kan er ook voor kiezen om (her)identificatie door een andere organisatie te laten uitvoeren. Zo'n organisatie kan bijvoorbeeld een app aanbieden waarmee u een kopie ID en een foto of video kunt versturen. Of u de mogelijkheid bieden om zelf een tijdstip en locatie te kiezen waarop een medewerker van de organisatie langskomt om een kopie van uw ID te maken.

Die andere organisatie is dan een verwerker. De financiële onderneming moet goede afspraken maken met deze verwerker over hoe die omgaat met de persoonsgegevens van de klanten. Bijvoorbeeld over de beveiliging van deze gegevens.

Kopie ID door belastingadviseur

Heeft u een belastingadviseur? Ook die is op grond van de Wwft verplicht om een kopie van uw ID te vragen of maken. En die kopie te bewaren zo lang u klant bent en nog 5 jaar daarna. Uw belastingadviseur mag een onbewerkte kopie aan u vragen.

Uitzondering: advies over juridische procedures

Er is 1 uitzondering: als uw belastingadviseur u alleen oriënterend advies geeft over juridische procedures. Zoals advies om een rechtszaak in te stellen of te vermijden. En het daarbij alleen gaat om een oriënterend gesprek, zonder dat uw financiële situatie aan de orde komt. Dan hoeft uw belastingadviseur uw identiteit niet vast te stellen. En dus ook geen kopie van uw ID te vragen of maken.

Andere soorten advies

Bij andere soorten advies is uw belastingadviseur wél verplicht om uw identiteit vast te stellen en een kopie van uw ID te vragen of maken. Bijvoorbeeld als uw belastingadviseur:

• u advies geeft over belastingzaken;
• u advies geeft over of helpt bij het aan- of verkopen van registergoederen, zoals een huis;
• u advies geeft over of helpt bij het beheren van een vennootschap;
• voor u geld, munten, goud, edelstenen of andere dingen van waarde bewaart.

Kopie ID door levensverzekeraar

Keert uw levensverzekeraar een koopsompolis of lijfrentepolis aan u uit? Dan is de verzekeraar op grond van de Wwft verplicht uw identiteit vast te stellen. Uw levensverzekeraar mag daarvoor een onbewerkte kopie aan u vragen.

Normaal gesproken moet een financiële onderneming iemands identiteit controleren als diegene klant wil worden. Een levensverzekeraar is hierop een uitzondering. Ook nadat iemand klant is geworden, mag een levensverzekeraar de begunstigde van een polis (degene die de uitkering ontvangt) identificeren. Dat is op het tijdstip van uitbetaling.

Beveiliging kopie ID

Organisaties die kopieën van identiteitsbewijzen verwerken, moeten aan extra beveiligingseisen voldoen. De financiële onderneming moet er dus voor zorgen dat uw kopie ID goed wordt beschermd.

Kopie ID veilig digitaal versturen

Vraagt de financiële onderneming u om uw kopie ID digitaal aan te leveren? Dan moet de financiële onderneming ervoor zorgen dat dit veilig kan. Bijvoorbeeld via de online omgeving van de financiële onderneming.

Let op: Versturen per e-mail is niet veilig genoeg.

Kopie ID veilig bewaren

De financiële onderneming moet uw kopie ID veilig bewaren. Dat kan de onderneming of dienstverlener doen door na het controleren van uw identiteit:

• bepaalde gegevens op de kopie af te schermen;
• een watermerk aan te brengen in de kopie.

Bewaartermijn kopie ID

De financiële onderneming moet de kopie van uw ID nog 5 jaar bewaren nadat u geen klant meer bent. En daarna de kopie vernietigen.