Vergroot contrast

Gelders Archief past bezoekers- en aanvraagregistratie aan

Het Gelders Archief heeft zijn bezoekersregistratiesysteem aangepast nadat het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft geoordeeld dat de manier waarop het archief de bezoekers- en aanvraagregistratie bijhield, in strijd was met de wet. Het archief vroeg bezoekers om hun burgerservicenummer (BSN) in te vullen op het inschrijfformulier. De afgifte van het BSN was een voorwaarde om het archief te bezoeken en om archiefstukken op te vragen. Het CBP startte een onderzoek nadat een bezoeker van het Gelders Archief een klacht had ingediend over het gebruik van het BSN.

Op het inschrijfformulier vroeg het Gelders Archief om het BSN van bezoekers. Dit werd vervolgens vastgelegd in een digitaal bezoekersregister. De archiefinstelling stelde het afgeven van het BSN als voorwaarde voor het bezoeken van het archief en voor het opvragen en inzien van archiefstukken.

In zijn uitspraak naar aanleiding van het onderzoek stelde het CBP vast dat het Gelders Archief een gebruiker is die volgens de wet het BSN mag gebruiken voor de uitvoering van zijn publiekrechtelijke taak. Maar het bijhouden van een bezoekersregistratie en het uitlenen van archiefstukken behoren uitdrukkelijk niet tot die publiekrechtelijke taak. Het gaat in dit geval om activiteiten die ook door particulieren worden verricht. Het gebruik van het BSN is hier dan ook in strijd met de wet.

Het CBP heeft de archiefinstelling in zijn uitspraak verzocht om het bezoekers- en aanvraagregistratiesysteem zodanig aan te passen dat het afgeven van het BSN niet langer verplicht is om het archief te kunnen bezoeken en om als bezoeker de archiefstukken in te kunnen zien.

Het Gelders Archief heeft naar aanleiding van de uitspraak van het CBP meegedeeld de procedures voor het inschrijven van bezoekers en het aanvragen van archiefstukken te wijzigen. Ook heeft de archiefinstelling aangegeven dat het de reeds verwerkte burgerservicenummers op verzoek van het CBP heeft verwijderd.

Z2008-00371