Bewaart u visitekaartjes die u krijgt systematisch (bijvoorbeeld door deze op alfabetische volgorde op te slaan) voor professioneel gebruik? Dan is de AVG van toepassing.
U bent dan strikt genomen verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat u de verwerking van de persoonsgegevens die op visitekaartjes staan, moet kunnen baseren op een grondslag.
Toestemming
In dit geval kunt u de verwerking baseren op de grondslag toestemming. U mag namelijk aannemen dat degene die u het visitekaartje geeft, u daarbij ook toestemming geeft om het kaartje te gebruiken waarvoor het bedoeld is (contactgegevens bewaren en gebruiken). U kunt eenvoudig aantonen dat u toestemming heeft gekregen doordat u het kaartje in uw bezit heeft.
Informeren niet nodig
Volgens de wet moet u de degene van wie u gegevens verzamelt informeren over deze verwerking. Maar geeft iemand u een visitekaartje, dan mag u ervan uitgaan dat diegene al weet wat u met de gegevens op het kaartje doet.
Bredere verspreiding
Let op: worden de gegevens op een visitekaartje breder verspreid? Bijvoorbeeld omdat uw werkgever alle ontvangen visitekaartjes centraal inzamelt en registreert, zodat de hele organisatie de gegevens kan gebruiken? Dan mag u niet zomaar aannemen dat u ook daarvoor toestemming heeft van degene die u een visitekaartje geeft.
Het is aan te raden om uw gesprekspartner erop te wijzen dat de gegevens op het kaartje breder verspreid zullen worden. Heeft diegene daar bezwaar tegen? Dan kunt u het kaartje teruggeven of privé houden.
AVG niet van toepassing
Er zijn 2 situaties waarin de AVG niet van toepassing is op de visitekaartjes die u krijgt:
- U krijgt visitekaartjes privé en gebruikt deze alleen voor uzelf, dus niet voor uw werk.
- U bewaart visitekaartjes niet systematisch. De AVG geldt dan niet, want er is geen sprake van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking of opname in een bestand.
