Voorwaarden voor screening

Belangrijkste voorwaarden screening

De belangrijkste eisen uit de AVG en UAVG zijn:

• U heeft een gerechtvaardigd belang (legitieme reden) voor de screening. Uw gerechtvaardigd belang bij screenings zal meestal zijn dat u erop moet kunnen vertrouwen dat uw (toekomstige) werknemers integer en betrouwbaar zijn. Tenzij de screening wettelijk verplicht is. Dan heeft u geen gerechtvaardigd belang nodig. Let op: toestemming van de sollicitant of werknemer is geen geldige grondslag voor screening.
• De screening is noodzakelijk. Dat houdt onder meer in dat u uw doel niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
• U informeert de sollicitant of werknemer over de screening. U laat vooraf aan deze persoon weten dat er een screening plaatsvindt. U geeft daarbij aan waarom een screening noodzakelijk is, welke  gegevens worden onderzocht en waarom die gegevens relevant zijn voor de functie. Achteraf laat u weten wat de uitkomsten van de screening zijn.

Overige voorwaarden screening

Daarnaast moet u aan de volgende voorwaarden voldoen uit de (U)AVG:

• U gebruikt de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet voor een ander doel.
• U bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de screening.
• De gegevens uit de screening zijn toereikend, ze doen ter zake en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig.
• U beveiligt de gegevens goed.
• U beoordeelt of u een data protection impact assessment (DPIA) moet uitvoeren. Screenen is namelijk een gegevensverwerking met een hoog privacyrisico.
• Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde screening een hoog risico oplevert? En lukt het u niet maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat u start met screenen. Dit heet een voorafgaande raadpleging.

Let op:  Voert u als werkgever pre-employmentscreenings uit voor opdrachtgevers? Dan kunt u hiervoor een vergunning nodig hebben op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

Bepalen noodzaak screening

Als werkgever bepaalt u of screening noodzakelijk is door:

• te inventariseren welke risico’s verbonden zijn aan de verschillende functiegroepen binnen uw organisatie;
• te kijkt of u of de risico’s niet op een andere manier kunt beperken dan door screening.

Risico's inventariseren

Voor elke functiegroep brengt u in kaart wat de functie-eisen zijn en welke specifieke risico’s hierbij gelden. Functies waarin personeel met vertrouwelijke informatie werkt, kennen bijvoorbeeld het risico op verkoop of doorspelen van deze informatie. Voor financiële functies speelt bijvoorbeeld het risico op fraude, diefstal, verduistering of omkoping.

Risico's beperken

Heeft u de risico’s in kaart gebracht? Dan moet u vervolgens uw organisatie zodanig inrichten dat u de geïnventariseerde risico’s verkleint. Hierbij kunt u denken aan scherpe interne controles of spreiding van bevoegdheden.

Goede organisatorische maatregelen kunnen ervoor zorgen dat de risico’s voor uw organisatie volledig worden weggenomen. Is dit niet het geval? Dan is het mogelijk dat screening van sollicitanten of werknemers noodzakelijk is.

Toestemming niet geldig

Heeft u geen gerechtvaardigd belang voor een screening? En is de screening ook niet wettelijk verplicht? Dan mag u geen screening doen. U kunt dit niet omzeilen door toestemming te vragen aan de betreffende sollicitant of werknemer.

Screening van (toekomstig) personeel kan niet gebaseerd zijn op de grondslag toestemming. De AVG eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn.

Sollicitanten of werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van u als (toekomstig) werkgever. Daardoor kunnen zij druk ervaren om toestemming te geven. En is er geen sprake van in vrijheid gegeven toestemming.

Screening uitbesteden

Als werkgever mag u screenings laten uitvoeren door een ander bedrijf, zoals een particulier recherchebureau. Daarbij moeten zowel u als dit bedrijf aan alle wettelijke vereisten voldoen voor het (laten) verrichten van deze screenings.

Strafrechtelijke gegevens

Vraagt het bedrijf namens u strafrechtelijke gegevens op van uw (aanstaande) werknemers? Dat mag alleen als dit bedrijf daarvoor een vergunning heeft op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Met zo’n vergunning mag het bedrijf strafrechtelijke gegevens verwerken voor een derde. Dat bent u in dit geval.

Let op: Zegt het bedrijf tegen u dat uw (aanstaande) werknemer geen VOG heeft gekregen? Dan is daaruit op te maken dat diegene een strafrechtelijk verleden heeft. U wisselt dan dus strafrechtelijke gegevens uit.

Controle identiteit

Controleert het bedrijf namens u iemands identiteit? Dan moet dit bedrijf de controle uitvoeren aan de hand van een origineel document. Het screeningsbedrijf mag geen kopie van het identiteitsbewijs maken.