Persoonsgegevens bij screening
Bij screening van een sollicitant of werknemer mag u als werkgever alleen gegevens opvragen die noodzakelijk zijn om de risico’s van een bepaalde functie zo veel mogelijk te beperken. U leest op deze pagina waarop u moet letten en welke gegevens u niet mag opvragen, of alleen bij uitzondering.
Op deze pagina
Noodzakelijke gegevens
Een screening mag niet voor alle functies binnen uw bedrijf of organisatie gelijk zijn. De screening mag alleen gaan over de specifieke risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn. U mag dus alleen gegevens opvragen die van belang zijn voor de functie. Bijvoorbeeld:
- Bij een functie waarbij iemand vaak met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie werkt, mag u meer informatie opvragen dan bij functies waarbij dat niet zo is.
- Het is niet noodzakelijk om in alle gevallen een controle van kredietgegevens uit te voeren. Dit is waarschijnlijk alleen nodig voor bepaalde financiële functies.
Recente gegevens
De screening moet over een zo kort mogelijke periode gaan. Het is zelden noodzakelijk om gegevens van 20 jaar terug op te vragen, omdat die niet meer relevant voor de huidige situatie. U moet dus een goede inschatting maken van welke gegevens over het verleden van uw sollicitant of werknemer nog noodzakelijk zijn om diegene goed te kunnen beoordelen. Alleen die gegevens mogen onderdeel uitmaken van de screening.
Gezondheidsgegevens
U vraagt geen gegevens op over de gezondheid van de sollicitant of werknemer. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden, waardoor het noodzakelijk is dat diegene bijvoorbeeld een oogtest doet. Zo’n medische keuring kan ook wettelijk verplicht zijn. Alleen een bedrijfsarts mag de medische keuring uitvoeren.
Strafrechtelijke gegevens
Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijk verleden van een sollicitant of werknemer. Meestal is het hiervoor genoeg als u diegene een verklaring omtrent het gedrag (VOG) laat aanvragen. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke (toekomstige) functie.
Alleen wanneer het aanvragen van een VOG niet volstaat, kunt u overgaan tot het opvragen van (overige) strafrechtelijke gegevens. U mag dan persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken om iemand in dienst te nemen of diegene op eigen verzoek over te plaatsen naar een andere functie. Een voorbeeld is een screening tijdens een sollicitatieprocedure voor een vertrouwensfunctie.
Identiteit controleren
De controle van de identiteit van een sollicitant of werknemer kan onderdeel uitmaken van de screening. Hiervoor mag u het identiteitsbewijs van deze persoon controleren.
Let op: U mag geen kopie, scan of foto van het identiteitsbewijs maken.
Zwarte lijst
In sommige branches kunnen werknemers die hebben gestolen of gefraudeerd op een zwarte lijst gezet worden. Is er in uw branche zo’n zwarte lijst, dan kunt u die raadplegen als onderdeel van een screening.
Aan een zwarte lijst zijn strenge voorwaarden verbonden. Zo is er een vergunning nodig van de Autoriteit Persoonsgegevens als organisaties een zwarte lijst willen delen (bijvoorbeeld binnen een branche) waarop strafrechtelijke gegevens staan en/of gegevens over een door de rechter opgelegd verbod vanwege onrechtmatig of hinderlijk gedrag.