Vergroot contrast

Screening

Voor werkgevers is het van belang om betrouwbaar personeel te selecteren en in dienst te hebben. Screening is een hulpmiddel om de risico’s te beperken. Voor bepaalde functies (bijvoorbeeld in de kinderopvang) is screening zelfs wettelijk verplicht.

Screening houdt in dat een werkgever informatie opvraagt over een sollicitant of werknemer om zo een inschatting te maken van zijn integriteit. Bijvoorbeeld door de referenties van een sollicitant te bellen of op te zoeken of diegene op een zwarte lijst voorkomt.

Voorwaarden screening

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de betrokken sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden toegestaan. De belangrijkste voorwaarden zijn dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat de screening noodzakelijk is.

Gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigd belang van een werkgever bij een screening is meestal dat hij erop moet kunnen vertrouwen dat zijn (toekomstig) personeel integer en betrouwbaar is.

Noodzakelijkheid

Dat de screening noodzakelijk moet zijn, houdt onder meer in dat de werkgever zijn doel niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening mag kunnen bereiken.

Overige voorwaarden

Bij een screening verwerkt de werkgever persoonsgegevens van een sollicitant of werknemer. Dat betekent dat de werkgever bij een screening moet voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Meer informatie

Nieuws

Alle nieuwsberichten over het onderwerp 'Screening'

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werknemers over screening

  • Mag mijn (aanstaande) werkgever mij screenen?

    Als u solliciteert bij een werkgever, kan deze een screening (laten) uitvoeren. Bent u eenmaal in dienst? Dan kan uw werkgever u screenen als dit noodzakelijk is vanwege de aard van de functie. Bijvoorbeeld als u bij de politie werkt. Een werkgever mag u alleen screenen als hij daarbij aan bepaalde voorwaarden voldoet. Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang.

    Voor werkgevers is het belangrijk om betrouwbaar personeel in dienst te nemen en hebben. Een werkgever kan daarom besluiten u te screenen. Dit houdt in dat de werkgever nadere inlichtingen inwint over u.

    Bij een sollicitatie bestaat een screening meestal uit het natrekken van de gegevens op uw curriculum vitae. Dat kan bijvoorbeeld door de referenties te bellen die u heeft opgegeven of door u te googelen.

    Voorwaarden screening

    De belangrijkste voorwaarden om een screening te mogen uitvoeren zijn:

    • De werkgever mag alleen gegevens over u opvragen die van belang zijn voor uw functie of de functie waarop u solliciteert. Gaat het om een functie waarbij u bijvoorbeeld veelvuldig met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie werkt? Dan mag de werkgever meer informatie over u opvragen dan bij functies waarbij dat niet zo is.
    • Uw gezondheid mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden. En het daarom noodzakelijk is dat u bijvoorbeeld een oogtest doet.
    • De werkgever moet u informeren over de screening. Hij moet u vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt en achteraf wat de resultaten zijn.

    Verklaring omtrent het gedrag

    Bij sommige functies mag de werkgever een zogeheten verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan u vragen. Een VOG is een bewijs dat u geen relevante strafbare feiten op uw naam heeft staan. De VOG is verplicht voor bijvoorbeeld onderwijzers, taxichauffeurs en werknemers in de kinderopvang.

    Screening bij vertrouwensfuncties

    Daarnaast gelden speciale wettelijke bepalingen voor de screening bij vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en sommige functies bij de overheid.

  • Moet ik bij iedere detachering opnieuw gescreend worden?

    Nee, het is meestal niet nodig dat u telkens opnieuw een screening ondergaat zodra uw werkgever u detacheert bij een andere organisatie. Tenzij voor het werken bij deze andere organisatie speciale (veiligheids)eisen gelden. Of de organisatie kan aantonen dat een screening om een andere reden noodzakelijk is. Dan mag u wel opnieuw worden gescreend.

    Detachering

    Ook als u in dienst bent van één werkgever, kunt u werk doen voor andere organisaties. Bijvoorbeeld:

    • U werkt bij een schoonmaakbedrijf dat u laat schoonmaken bij een of meerdere opdrachtgevers.
    • U bent als monteur in dienst bij een bedrijf dat u onderhoud laat verrichten bij andere bedrijven.
    • U bent in dienst van een detacheringsbureau dat u telkens bij andere organisaties detacheert.

    Deze andere organisaties kunnen om een screening vragen voordat u voor hen komt werken. Zij moeten dan wel aantonen dat het noodzakelijk is voor hen om een screening uit te voeren.

    Eenmalige screening

    Het is aan te raden dat uw werkgever eenmalig een screening doet (tenzij een wet anders voorschrijft). Een opdrachtgever kan dan aan uw werkgever vragen welke screeningsmethoden zijn toegepast en of hieruit bezwaren naar voren zijn gekomen. Is er een verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor u afgegeven? Dan kan de opdrachtgever die bij twijfel opvragen.

    Gaat de opdrachtgever daarmee niet akkoord? En heeft de opdrachtgever zelf een aantoonbare noodzaak om te screenen? Dan mag de opdrachtgever u opnieuw screenen.

Alle antwoorden op mijn vragenVragen van werkgevers over screening

  • Welke eisen stelt de Wet bescherming persoonsgegevens aan screening?

    Als u sollicitanten of werknemers screent, verwerkt u hun persoonsgegevens. Dat betekent dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing is. Als werkgever bent u er  verantwoordelijk voor dat de screening volledig aan de eisen van de Wbp voldoet.

    De Wbp stelt in ieder geval de volgende eisen aan screening:

    • U moet een gerechtvaardigd belang hebben voor de screening.
    • De screening moet noodzakelijk zijn. Dit houdt onder meer in dat u uw doel niet op een andere manier of door een minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
    • U moet voldoen aan de informatieplicht. Dat betekent dat u de betreffende sollicitant of werknemer vooraf laat weten dat u een screening uitvoert en achteraf wat de resultaten zijn.
    • U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel.
    • U mag de gegevens slechts bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel van de screening.
    • De gegevens uit de screening moeten toereikend zijn, ze moeten ter zake doen en u mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig is.
    • U moet de gegevens goed beveiligen.
  • Hoe bepaal ik als werkgever of screening noodzakelijk is?

    U inventariseert welke risico’s verbonden zijn aan de verschillende functiegroepen binnen uw organisatie. Vervolgens kijkt of u of de risico’s niet op een andere manier kunt beperken dan door screening.

    Risico's inventariseren

    Voor elke functiegroep brengt u in kaart wat de functie-eisen zijn en welke specifieke risico’s hierbij gelden. Functies waarin personeel met vertrouwelijke informatie werkt, kennen bijvoorbeeld het risico op verkoop of doorspelen van deze informatie. Voor financiële functies speelt bijvoorbeeld het risico op fraude, diefstal, verduistering of omkoping.

    Risico's beperken

    Heeft u de risico’s in kaart gebracht? Dan moet u vervolgens uw organisatie zodanig inrichten dat u de geïnventariseerde risico’s verkleint. Hierbij kunt u denken aan scherpe interne controles of spreiding van bevoegdheden.

    Goede organisatorische maatregelen kunnen ervoor zorgen dat de risico’s voor uw organisatie volledig worden weggenomen. Is dit niet het geval, dan is het mogelijk dat screening van sollicitanten of werknemers noodzakelijk is.

  • Als iemand zelf toestemming geeft voor een screening, dan mag het toch?

    Nee, toestemming van sollicitanten of werknemers is niet rechtsgeldig. Ook al zou u toestemming krijgen, dan moet u nog steeds aan een aantal (wettelijke) voorwaarden voldoen.

    Screening van (toekomstig) personeel kan niet gebaseerd zijn op toestemming van de betrokken personen. De wet eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn.

    Sollicitanten of werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van u als (toekomstig) werkgever. Zij kunnen door deze afhankelijke positie druk ervaren om toestemming te geven. Hierdoor is dus geen sprake van in vrijheid gegeven toestemming.

  • Mag ik als werkgever iemand screenen zonder dit te vertellen?

    Nee, dat mag niet. U bent verplicht de sollicitant of werknemer die u screent op de hoogte te stellen van de screening.

    Informatie vóór de screening

    U moet de betrokken sollicitant of werknemer vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt. Daarbij moet u aangeven waarom een screening noodzakelijk is. Ook moet u laten weten welke gegevens u onderzoekt en waarom deze relevant zijn voor de betreffende functie.

    Informatie na de screening

    Na afloop van de screening moet u de betreffende sollicitant of werknemer informeren over de uitkomsten van de screening.

  • Welke gegevens mag ik als werkgever bij een screening opvragen?

    U mag alleen gegevens opvragen die noodzakelijk zijn om de risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn zo veel mogelijk te beperken.

    Een screening mag niet voor alle functies binnen uw bedrijf of organisatie gelijk zijn. De screening mag alleen betrekking hebben op de specifieke risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn. Zo is het niet noodzakelijk om in alle gevallen een controle van kredietgegevens uit te voeren. Dit is waarschijnlijk alleen nodig voor bepaalde financiële functies.

    Recente gegevens

    De termijn waarop de screening ziet, moet zo beperkt mogelijk zijn. Het zal zelden noodzakelijk zijn om gegevens van 20 jaar terug op te vragen, omdat die gegevens niet meer relevant zijn voor de huidige situatie.

    U moet dus een goede inschatting maken van welke gegevens over het verleden van uw sollicitant of werknemer nog noodzakelijk zijn om diegene goed te kunnen beoordelen. Alleen die gegevens mogen onderdeel uitmaken van de screening.

    Medische gegevens

    De gezondheid van een sollicitant of werknemer mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden en daarom een medische keuring noodzakelijk is.

    Strafrechtelijke gegevens

    Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijk verleden van een sollicitant of werknemer.

    Identiteitsbewijs

    De controle van de identiteit van een sollicitant of werknemer kan onderdeel uitmaken van de screening. Hiervoor mag u het identiteitsbewijs van deze persoon controleren. Deze controle mag alleen visueel, aan de hand van een origineel document. U mag geen kopie van het identiteitsbewijs maken.

  • Kan ik als werkgever bij een screening strafrechtelijke gegevens opvragen?

    Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijk verleden van een sollicitant of werknemer. In de meeste gevallen kunt u  volstaan met het laten aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) door de betreffende persoon.

    VOG

    Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke (toekomstige) functie. Een VOG wordt afgegeven door Justis van het ministerie van Veiligheid en Justitie.

    Screening strafrechtelijke gegevens

    Alleen wanneer het aanvragen van een VOG niet volstaat, kunt u overgaan tot het opvragen van strafrechtelijke gegevens. Dit zijn echter zogeheten bijzondere persoonsgegevens, waarvoor in principe een verwerkingsverbod geldt.

    Alleen als u een beroep kunt doen op een uitzondering op dit verwerkingsverbod, mag u strafrechtelijke gegevens opvragen bij een screening.

    Voor u als werkgever geldt dat u zich mogelijk kunt beroepen op de uitzondering uit artikel 22, tweede lid, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze uitzondering houdt in dat u iemands strafrechtelijke gegevens verwerkt om op zijn verzoek een beslissing over hem te nemen of aan hem een prestatie te leveren.

    U vraagt de strafrechtelijke gegevens dus op om iemand in dienst te nemen of hem op zijn verzoek over te plaatsen naar een andere functie.

  • Mag ik als werkgever een screening uitbesteden?

    Ja, dat mag. U kunt de screening, ook wel pre-employmentscreening genoemd, laten uitvoeren door een screeningsbedrijf.

    Wilt u een screeningsbedrijf opdracht geven om pre-employmentscreenings uit te voeren bij uw (aanstaande) werknemers? Dan moeten eerst zowel u als het screeningsbedrijf aan alle wettelijke vereisten voldoen voor het (laten) verrichten van deze screenings.

    Strafrechtelijke gegevens

    Vraagt het screeningsbedrijf namens u strafrechtelijke gegevens op van uw (aanstaande) werknemers? Dan moet het screeningsbedrijf daarvoor een vergunning hebben op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

    Met zo’n vergunning mag het screeningsbedrijf voor het uitvoeren van pre-employmentscreenings strafrechtelijke gegevens verwerken ten behoeve van derden.

    In deze situatie doet de Autoriteit Persoonsgegevens geen voorafgaand onderzoek bij het screeningsbedrijf. Wel moet het bedrijf de gegevensverwerking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    Controle identiteit

    Controleert het screeningsbedrijf namens u iemands identiteit? Dan moet dit bedrijf de controle uitvoeren aan de hand van een origineel document. Het screeningsbedrijf mag geen kopie van het identiteitsbewijs maken.

  • Mag ik als werkgever een VOG van een werknemer doorsturen aan een opdrachtgever?

    Dat mag alleen onder strikte voorwaarden. Maar meestal is het niet nodig dat u de verklaring omtrent het gedrag (VOG) doorstuurt aan de opdrachtgever als u een medewerker wilt uitlenen. Het is voldoende als u laat weten dat er geen belemmeringen zijn voor uw werknemer om bij de opdrachtgever aan de slag te gaan.

    Vindt de opdrachtgever het noodzakelijk om te weten of er een VOG is afgegeven voor uw medewerker? Of vindt u het zelf noodzakelijk om deze informatie met de opdrachtgever te delen? Dan moeten de opdrachtgever en u de noodzaak voor het uitwisselen van deze informatie kunnen motiveren. Het feit alleen dat de opdrachtgever de informatie opvraagt, is in dit geval niet voldoende.

    Verwerken strafrechtelijke gegevens

    Als u tegen de opdrachtgever zegt dat uw medewerker geen VOG heeft gekregen, is daaruit op te maken dat de medewerker een strafrechtelijk verleden heeft. U wisselt dan dus strafrechtelijke gegevens uit. Dit zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens, die organisaties alleen bij uitzondering mogen verwerken.

    Wilt u dergelijke informatie uitwisselen, dan moet u uw gegevensverwerking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en hierbij een voorafgaand onderzoek aanvragen. Alléén wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens een goedkeurende verklaring afgeeft voor uw verwerking, kunt u de opdrachtgever laten weten of uw werknemer een VOG heeft ontvangen.

Toon meer vragen en antwoorden-  Toon minder vragen en antwoorden

Hulpmiddelen voor professionals

Hulpmiddelen voor de burger