Screening

Als u sollicitanten of werknemers screent, verwerkt u hun persoonsgegevens. Dat betekent dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing zijn. Als werkgever bent u er  verantwoordelijk voor dat de screening volledig aan de eisen van deze wetten voldoet.

De AVG en de UAVG stellen in ieder geval de volgende eisen aan screening:

• U heeft een gerechtvaardigd belang voor de screening.
• De screening is noodzakelijk. Dit houdt onder meer in dat u uw doel niet op een andere manier of door een minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
• U voldoet aan de informatieplicht. Dat betekent dat u de betreffende sollicitant of werknemer vooraf laat weten dat u een screening uitvoert en achteraf wat de resultaten zijn.
• U gebruikt de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet voor een ander doel.
• U bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de screening.
• De gegevens uit de screening zijn toereikend, ze doen ter zake en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig.
• U beveiligt de gegevens goed.
• U beoordeelt of u een data protection impact assessment (DPIA) moet uitvoeren, omdat screenen een gegevensverwerking is met een hoog privacyrisico.
• Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde screening een hoog risico oplevert? En lukt het u niet maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat u start met screenen. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

Let op: voert u als werkgever pre-employmentscreenings uit voor opdrachtgevers? Dan kunt u hiervoor een vergunning nodig hebben op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

U inventariseert welke risico’s verbonden zijn aan de verschillende functiegroepen binnen uw organisatie. Vervolgens kijkt of u of de risico’s niet op een andere manier kunt beperken dan door screening.

Risico's inventariseren

Voor elke functiegroep brengt u in kaart wat de functie-eisen zijn en welke specifieke risico’s hierbij gelden. Functies waarin personeel met vertrouwelijke informatie werkt, kennen bijvoorbeeld het risico op verkoop of doorspelen van deze informatie. Voor financiële functies speelt bijvoorbeeld het risico op fraude, diefstal, verduistering of omkoping.

Risico's beperken

Heeft u de risico’s in kaart gebracht? Dan moet u vervolgens uw organisatie zodanig inrichten dat u de geïnventariseerde risico’s verkleint. Hierbij kunt u denken aan scherpe interne controles of spreiding van bevoegdheden.

Goede organisatorische maatregelen kunnen ervoor zorgen dat de risico’s voor uw organisatie volledig worden weggenomen. Is dit niet het geval, dan is het mogelijk dat screening van sollicitanten of werknemers noodzakelijk is.

Nee, toestemming van sollicitanten of werknemers is niet rechtsgeldig.

Screening van (toekomstig) personeel kan niet gebaseerd zijn op toestemming van de betrokken personen. De wet eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn.

Sollicitanten of werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van u als (toekomstig) werkgever. Zij kunnen door deze afhankelijke positie druk ervaren om toestemming te geven. Hierdoor is dus geen sprake van in vrijheid gegeven toestemming.

Nee, dat mag niet. U bent verplicht de sollicitant of werknemer die u screent op de hoogte te stellen van de screening.

Informatie vóór de screening

U moet de betrokken sollicitant of werknemer vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt. Daarbij moet u aangeven waarom een screening noodzakelijk is. Ook moet u laten weten welke gegevens u onderzoekt en waarom deze relevant zijn voor de betreffende functie.

Informatie na de screening

Na afloop van de screening moet u de betreffende sollicitant of werknemer informeren over de uitkomsten van de screening.

U mag alleen gegevens opvragen die noodzakelijk zijn om de risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn zo veel mogelijk te beperken.

Een screening mag niet voor alle functies binnen uw bedrijf of organisatie gelijk zijn. De screening mag alleen betrekking hebben op de specifieke risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn. Zo is het niet noodzakelijk om in alle gevallen een controle van kredietgegevens uit te voeren. Dit is waarschijnlijk alleen nodig voor bepaalde financiële functies.

Recente gegevens

De termijn waarop de screening ziet, moet zo beperkt mogelijk zijn. Het zal zelden noodzakelijk zijn om gegevens van 20 jaar terug op te vragen, omdat die gegevens niet meer relevant zijn voor de huidige situatie.

U moet dus een goede inschatting maken van welke gegevens over het verleden van uw sollicitant of werknemer nog noodzakelijk zijn om diegene goed te kunnen beoordelen. Alleen die gegevens mogen onderdeel uitmaken van de screening.

Medische gegevens

De gezondheid van een sollicitant of werknemer mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden en daarom een medische keuring noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Strafrechtelijke gegevens

U mag onder omstandigheden bij een screening persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken wanneer dit noodzakelijk is om iemand in dienst te nemen of diegene op zijn verzoek over te plaatsen naar een andere functie.

Identiteitsbewijs

De controle van de identiteit van een sollicitant of werknemer kan onderdeel uitmaken van de screening. Hiervoor mag u het identiteitsbewijs van deze persoon controleren. Deze controle mag alleen visueel, aan de hand van een origineel document. U mag geen kopie van het identiteitsbewijs maken.

Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u op de hoogte bent van het strafrechtelijk verleden van een sollicitant of werknemer. In de meeste gevallen kunt u  volstaan met het laten aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) door de betreffende persoon.

VOG

Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke (toekomstige) functie. Een VOG wordt afgegeven door Justis van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Screening strafrechtelijke gegevens

Alleen wanneer het aanvragen van een VOG niet volstaat, kunt u overgaan tot het opvragen van (overige) strafrechtelijke gegevens.

U mag persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de beoordeling van een verzoek van een betrokkene om een beslissing over hem te nemen of aan hem een prestatie te leveren.

Een voorbeeld is een screening tijdens een sollicitatieprocedure voor een integriteitsfunctie. Onder omstandigheden mogen voor een dergelijk doel persoonsgegevens van strafrechtelijke aard worden verwerkt.

U vraagt de strafrechtelijke gegevens dus op om iemand in dienst te nemen of hem op zijn verzoek over te plaatsen naar een andere functie.

Zwarte lijsten

In sommige branches kunnen werknemers die hebben gestolen of gefraudeerd op een zwarte lijst gezet worden. Voorbeelden hiervan zijn de zwarte lijst detailhandel en de zwarte lijst banken. Zulke zwarte lijsten zijn alleen toegestaan na goedkeuring door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ja, dat mag. U kunt de screening, ook wel pre-of inemploymentscreening genoemd, laten uitvoeren door een andere organisatie. Dan moeten eerst zowel u als de andere organisatie aan alle wettelijke vereisten voldoen voor het (laten) verrichten van deze screenings.

Strafrechtelijke gegevens

Vraagt de andere organisatie namens u strafrechtelijke gegevens op van uw (aanstaande) werknemers? Dat mag alleen als deze organisatie daarvoor een vergunning heeft op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

Met zo’n vergunning mag de organisatie voor het uitvoeren van pre- en inemploymentscreenings strafrechtelijke gegevens verwerken voor derden, u in dit geval. De organisatie moet zich daarbij houden aan de Privacygedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus.  

Let op: zegt de andere organisatie tegen u dat uw (aanstaande) werknemer geen VOG heeft gekregen? Dan is daaruit op te maken dat deze (aanstaande) werknemer een strafrechtelijk verleden heeft. U wisselt dan dus strafrechtelijke gegevens uit.

Controle identiteit

Controleert het screeningsbedrijf namens u iemands identiteit? Dan moet dit bedrijf de controle uitvoeren aan de hand van een origineel document. Het screeningsbedrijf mag geen kopie van het identiteitsbewijs maken.

Dat mag alleen onder strikte voorwaarden. Maar meestal is het niet nodig dat u de verklaring omtrent het gedrag (VOG) doorstuurt aan de opdrachtgever als u een medewerker wilt uitlenen. Het is voldoende als u laat weten dat er geen belemmeringen zijn voor uw werknemer om bij de opdrachtgever aan de slag te gaan.

Vindt de opdrachtgever het noodzakelijk om te weten of er een VOG is afgegeven voor uw medewerker? Of vindt u het zelf noodzakelijk om deze informatie met de opdrachtgever te delen? Dan moeten de opdrachtgever en u de noodzaak voor het uitwisselen van deze informatie kunnen motiveren. Het feit alleen dat de opdrachtgever de informatie opvraagt, is in dit geval niet voldoende.

Verwerken strafrechtelijke gegevens

Als u tegen de opdrachtgever zegt dat uw medewerker geen VOG heeft gekregen, is daaruit op te maken dat de medewerker een strafrechtelijk verleden heeft. U wisselt dan dus strafrechtelijke gegevens uit.

Als u solliciteert bij een werkgever, kan deze een screening (laten) uitvoeren. Bent u eenmaal in dienst? Dan kan uw werkgever u screenen als dit noodzakelijk is vanwege de aard van de functie.

Bijvoorbeeld als u bij de politie werkt. Een werkgever mag u alleen screenen als hij daarbij aan bepaalde voorwaarden voldoet. Voor sommige functies is screening wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang.

Voor werkgevers is het belangrijk om betrouwbaar personeel in dienst te nemen en hebben. Een werkgever kan daarom besluiten u te screenen. Dit houdt in dat de werkgever nadere inlichtingen inwint over u.

Bij een sollicitatie bestaat een screening meestal uit het natrekken van de gegevens op uw curriculum vitae. Dat kan bijvoorbeeld door de referenties te bellen die u heeft opgegeven of door u te googelen.

Voorwaarden screening

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor uw privacy. Daarom mag een werkgever u alleen screenen als hij daarbij aan bepaalde (wettelijke) voorwaarden voldoet. Die voorwaarden zijn bedoeld om uw privacy te beschermen.

De belangrijkste voorwaarden zijn:

• De werkgever heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) om u te screenen. Meestal is dit dat de werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat u als (toekomstige) werknemer integer en betrouwbaar bent.
• De screening is noodzakelijk. Dit houdt onder meer in dat de werkgever kijkt of hij de risico’s van een bepaalde functie (zoals werken met vertrouwelijke informatie) niet op een andere manier kan beperken dan door screening.
• De werkgever informeert u over de screening. Hij moet u vooraf laten weten dat er een screening plaatsvindt. Daarbij moet hij aangeven waarom een screening noodzakelijk is. Ook moet de werkgever u laten weten welke gegevens hij onderzoekt en waarom deze relevant zijn voor de betreffende functie. Na afloop van de screening moet de werkgever u informeren over de uitkomsten van de screening.

Alleen noodzakelijke gegevens

Verder mag de werkgever alleen gegevens over u opvragen die van belang zijn voor uw functie of de functie waarop u solliciteert.

Gaat het om een functie waarbij u bijvoorbeeld veelvuldig met grote sommen geld of met vertrouwelijke informatie werkt? Dan mag de werkgever meer informatie over u opvragen dan bij functies waarbij dat niet zo is.

Geen medische gegevens

Uw gezondheid mag in principe geen onderwerp van screening zijn. Tenzij voor de functie bijzondere functie-eisen gelden en het daarom noodzakelijk is dat u bijvoorbeeld een oogtest doet.

Een dergelijke medische keuring – die alleen door een bedrijfsarts mag worden uitgevoerd - kan ook wettelijk verplicht zijn. Zoals bij beroepschauffeurs, brandweerpersoneel en offshore personeel. Maar ook als u werkt in verontreinigde grond of werkt met straling of kankerverwekkende stoffen bent u verplicht om een medische keuring te ondergaan.

Privacywetgeving

Tot slot moet de werkgever zich bij screenings aan de privacywetgeving houden.

Verklaring omtrent het gedrag

Bij sommige functies mag de werkgever een zogeheten verklaring omtrent het gedrag (VOG) aan u vragen. Een VOG is een bewijs dat u geen relevante strafbare feiten op uw naam heeft staan. De VOG is verplicht voor bijvoorbeeld onderwijzers en taxichauffeurs.

Vanaf 1 maart 2018 moet iedereen die werkt of woont op een plek waar kinderen worden opgevangen (zoals een kinderdagverblijf of gastouderopvang) zich inschrijven in het personenregister kinderopvang en daarbij een geldige VOG laten zien.

Screening bij vertrouwensfuncties

Daarnaast gelden speciale wettelijke bepalingen voor de screening bij vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en sommige functies bij de overheid.

Nee, het is meestal niet nodig dat u telkens opnieuw een screening ondergaat zodra uw werkgever u detacheert bij een andere organisatie. Tenzij voor het werken bij deze andere organisatie speciale (veiligheids)eisen gelden. Of de organisatie kan aantonen dat een screening om een andere reden noodzakelijk is. Dan mag u wel opnieuw worden gescreend.

Detachering

Ook als u in dienst bent van één werkgever, kunt u werk doen voor andere organisaties. Bijvoorbeeld:

• U werkt bij een schoonmaakbedrijf dat u laat schoonmaken bij een of meerdere opdrachtgevers.
• U bent als monteur in dienst bij een bedrijf dat u onderhoud laat verrichten bij andere bedrijven.
• U bent in dienst van een detacheringsbureau dat u telkens bij andere organisaties detacheert.

Deze andere organisaties kunnen om een screening vragen voordat u voor hen komt werken. Zij moeten dan wel aantonen dat het noodzakelijk is voor hen om een screening uit te voeren.

Eenmalige screening

Het is aan te raden dat uw werkgever eenmalig een screening doet (tenzij een wet anders voorschrijft). Een opdrachtgever kan dan aan uw werkgever vragen welke screeningsmethoden zijn toegepast en of hieruit bezwaren naar voren zijn gekomen. Is er een verklaring omtrent het gedrag (VOG) voor u afgegeven? Dan kan de opdrachtgever die bij twijfel opvragen.

Gaat de opdrachtgever daarmee niet akkoord? En heeft de opdrachtgever zelf een aantoonbare noodzaak om te screenen? Dan mag de opdrachtgever u opnieuw screenen.