Archivering door de overheid

Als overheidsorganisatie verzamelt, gebruikt en produceert u allerlei informatie om uw taken uit te voeren. Bepaalde overheidsinformatie is van blijvende maatschappelijke en historische waarde. Deze informatie moet u op grond van de Archiefwet blijvend bewaren.

Overheidsinformatie bevat meestal persoonsgegevens. U heeft dus niet alleen te maken met de Archiefwet, maar ook met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Is het blijvend bewaren van deze persoonsgegevens noodzakelijk voor het doel van archivering in het algemeen belang? Dan staat de AVG toe dat u persoonsgegevens op grond van de Archiefwet permanent bewaart.

Dit geldt ook voor bijzondere persoonsgegevens, gegevens van strafrechtelijke aard, burgerservicenummers of andere persoonsgegevens van gevoelige aard.

Selectielijsten

U bent op grond van de Archiefwet wel verplicht om nauwkeurig vast te leggen wat u blijvend bewaart (en wat niet) in selectielijsten.

Zie ook

• Wat moet ik als overheidsorganisatie vastleggen in selectielijsten?
• Wanneer moet ik als overheidsorganisatie de openbaarheid van mijn informatie beperken?

U moet op grond van de Archiefwet vastleggen welke informatie u als overheidsorganisatie blijvend bewaart en welke informatie u vernietigt. Dit doet u in een selectielijst.

Voor alle gegevensverwerkingen geldt dat u alleen die persoonsgegevens mag gebruiken en bewaren die noodzakelijk zijn voor de publieke taak waarvoor u ze verwerkt.

Heeft u de persoonsgegevens niet meer nodig voor de uitvoering van uw publieke taak? Dan mag u alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor archivering in het algemeen belang blijvend bewaren.

Dat volgt uit het beginsel van dataminimalisatie uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Belangen afwegen

Stelt u een selectielijst vast, dan moet u belangen tegen elkaar afwegen. Enerzijds de doelstellingen van de Archiefwet en het belang van de authenticiteit en integriteit van archieven. Anderzijds het belang van bescherming van de persoonsgegevens in de te archiveren informatie.

Aan de hand van deze belangenafweging moet u beslissen of de persoonsgegevens in uw informatie blijvend bewaard moeten blijven.

Het zal vaak zo zijn dat u het doel van archivering in het algemeen belang niet kan bereiken als u de persoonsgegevens verwijdert uit de informatie. In dat geval zijn de persoonsgegevens dus noodzakelijk en mag u die bewaren.

Maar er zijn ook persoonsgegevens waarbij het níet nodig is om deze blijvend te bewaren voor het doel van archivering in het algemeen belang.

Privacy by design

Is duidelijk (bijvoorbeeld op grond van de selectielijst) welke persoonsgegevens u wel en niet blijvend moet bewaren? Dan kunt u uw systemen al vanaf de verzamelfase hierop inrichten (privacy by design).

Hierdoor kunt u persoonsgegevens die u niet blijvend hoeft te bewaren er sneller en efficiënter uitfilteren.

Persoonsgegevens verwijderen

Hoeft u persoonsgegevens niet blijvend te bewaren? Dan moet u deze gegevens uit de informatie verwijderen voordat u de informatie naar de archiefbewaarplaats overbrengt.

Functionaris gegevensbescherming

Bij het vaststellen van selectielijsten is het aan te bevelen dat de medewerkers informatiebeheer nauw samenwerken met de functionaris gegevensbescherming (FG) van uw organisatie.

Zie ook

• Welke persoonsgegevens mag ik als overheidsorganisatie blijvend bewaren?
• Wanneer moet ik als overheidsorganisatie de openbaarheid van mijn informatie beperken?

Heeft u informatie overgebracht naar een archiefbewaarplaats? Dan is deze informatie in principe openbaar voor iedereen. Tenzij u aan deze openbaarheid beperkingen heeft gesteld.

De openbaarheid van de documenten beperken is een belangrijke privacywaarborg. De grootste risico's voor de bescherming van persoonsgegevens ontstaan namelijk door het raadplegen van de informatie.

Voordat u uw informatie overbrengt naar een archiefbewaarplaats, moet u beoordelen of u de openbaarheid van uw informatie moet beperken om de persoonsgegevens in de informatie te beschermen.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

Verwerkt u bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over iemands etnische afkomst, politieke opvattingen, geloof of gezondheid) of strafrechtelijke gegevens? Dan moet u de openbaarheid van de informatie altijd beperken voordat u deze informatie naar een archiefbewaarplaats overbrengt.

Gewone persoonsgegevens

Maar ook als u gewone persoonsgegevens verwerkt, moet u beoordelen of u de openbaarheid van de informatie moet beperken. U moet hiervoor afwegen wat zwaarder weegt: het belang van openbaarheid van de informatie of het belang van bescherming van de persoonsgegevens in uw informatie.

Bij deze afweging moet u in ieder geval de mogelijke risico’s meenemen die voor de betrokkenen ontstaan als hun persoonsgegevens openbaar worden.

Vraag de functionaris gegevensbescherming (FG) van uw organisatie om advies bij de beoordeling of u beperkingen aan de openbaarheid moet stellen.

Zie ook

• Welke persoonsgegevens mag ik als overheidsorganisatie blijvend bewaren?
• Wat moet ik als overheidsorganisatie vastleggen in selectielijsten?

De meeste informatie die de overheid over u verwerkt, wordt vernietigd zodra de overheid deze informatie niet meer nodig heeft om taken uit te voeren. Maar sommige belangrijke informatie moet de overheid voor altijd bewaren. Dat staat in de Archiefwet.

Overheidsorganisaties brengen de informatie die zij voor altijd moeten bewaren over naar een archief. Daar blijft de informatie voor altijd bewaard.

Staan uw persoonsgegevens in deze informatie? Dan betekent dat vaak dat uw persoonsgegevens ook voor altijd bewaard blijven.

Maar soms verwijdert de overheid uw persoonsgegevens eerst uit de informatie. Dat doet de overheid als uw persoonsgegevens niet nodig zijn voor het doel van archivering. 

De overheidsorganisatie die de informatie heeft verzameld en gebruikt, moet beoordelen of het nodig is om de persoonsgegevens in de informatie voor altijd te bewaren of niet.

Zie ook

• Zijn mijn persoonsgegevens in een archief van de overheid openbaar?
• Welke privacyrechten heb ik als mijn gegevens in een archief van de overheid zitten?

Nee, niet altijd. Meestal kan iedereen de informatie inzien die is overgebracht naar een archief. Maar dat is niet altijd zo. Sommige persoonsgegevens in archieven zijn niet openbaar. En dus ook niet in te zien.

Bijzondere persoonsgegevens

Staan er in de informatie van de overheid bijzondere persoonsgegevens? Bijvoorbeeld gegevens over uw etnische afkomst, politieke opvattingen, geloof of gezondheid? Of staan er strafrechtelijke persoonsgegevens in? Dan is deze informatie niet openbaar.

Gewone persoonsgegevens

Bij gewone persoonsgegevens moet een overheidsorganisatie per geval beoordelen of de informatie openbaar wordt of niet.

De organisatie moet hierbij beoordelen wat zwaarder weegt: het belang van openbaarheid van de informatie of het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarbij moet de organisatie kijken wat de mogelijke risico’s voor u zijn als uw persoonsgegevens openbaar worden.

Toch gegevens inzien

U kunt zelf wél de informatie inzien die over u wordt bewaard en die niet openbaar is. Ook mag de informatie wel worden ingezien voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. Maar dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden.

Na 75 jaar openbaar

Dat persoonsgegevens niet openbaar zijn, geldt niet voor altijd. Uiteindelijk wordt alle informatie voor iedereen openbaar. Nu is dat in principe na 75 jaar. In de toekomst wordt dat na 110 jaar.

Zie ook

• Mag de overheid mijn persoonsgegevens voor altijd bewaren?
• Welke privacyrechten heb ik als mijn gegevens in een archief van de overheid zitten?

Als een organisatie uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u verschillende privacyrechten. Dat staat in de privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Maar zitten uw gegevens in een archief, dan zijn deze rechten net iets anders.

Privacyrechten AVG

Zijn uw gegevens nog niet overgebracht naar een archief? Dan kunt u uw normale privacyrechten gebruiken. Hoe u dat doet, leest u bij Gebruik uw privacyrechten. Hier leest u ook wat de verschillende rechten inhouden.

Hierna leest u welke rechten u heeft als uw gegevens in een archief zitten en hoe dat dan werkt.

Recht op inzage archief

U heeft recht op inzage in uw gegevens in een archief. Maar u moet dan wel aangeven waarin u precies inzage wilt. U mag niet zomaar het hele archief inzien.

Recht op rectificatie archief

Staat er verkeerde informatie over u in een archief? Dan kunt u dit aangeven. Let op: uw gegevens worden dan niet gewijzigd. Maar er komt wel in het archief te staan hoe u erover denkt.

Recht op vergetelheid archief

U heeft géén recht om uw persoonsgegevens uit het archief te laten wissen. Tenzij de archivering in het algemeen belang niet in gevaar komt door uw gegevens te wissen.

Recht op beperking van de verwerking archief

Als u van mening bent dat gegevens in het archief over u niet kloppen, dan hoeft het archief niet te stoppen met het gebruik van uw gegevens. U kunt wel aangeven dat er verkeerde informatie over u in het archief staat. Dan komt in het archief te staan hoe u erover denkt,

Recht op dataportabiliteit archief

U heeft géén recht op dataportabiliteit als uw gegevens in een archief van de overheid zitten.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de archivering van uw gegevens vanwege uw bijzondere persoonlijke omstandigheden. Het archief moet uw belang dan afwegen tegen het belang om de gegevens te bewaren.

Zie ook

• Mag de overheid mijn persoonsgegevens voor altijd bewaren?
• Zijn mijn persoonsgegevens in een archief van de overheid openbaar?