Leerlingdossiers

Het leerlingdossier kan de volgende gegevens over een leerling bevatten:

• gegevens over in- en uitschrijving;
• gegevens over afwezigheid;
• adresgegevens;
• gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
• het onderwijskundig rapport;
• gegevens over de gezondheid van de leerling die nodig zijn voor speciale begeleiding of speciale voorzieningen;
• gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
• verslagen van gesprekken met de ouders;
• de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Als school moet u zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw leerlingen in hun leerlingdossiers. U moet zich daarbij aan de privacywet houden, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor de verwerking van persoonsgegevens in het leerlingdossier gelden de volgende regels:

• U mag alleen gegevens verwerken in het leerlingdossier voor zover dat noodzakelijk is voor het doel.
• De gegevens die u verwerkt in het leerlingdossier, moeten juist zijn.
• U regelt de beveiliging van en de toegang tot de leerlingdossiers goed.
• U kunt aantonen dat u bij het gebruik van leerlingdossiers de regels van de AVG naleeft. Dit heet de verantwoordingsplicht.
• U neemt de gegevensverwerking in leerlingdossiers op in uw register van verwerkingsactiviteiten.
• U kunt verplicht zijn om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren voor uw gebruik van het leerlingdossier.  
• Zorg ervoor dat uw leerlingen (of hun ouders) hun privacyrechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht op inzage.

In het algemeen geldt dat u het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Maar voor sommige gegevens geldt een langere bewaartermijn.

Langer bewaren

In sommige situaties staat er een langere bewaartermijn in andere wet- en regelgeving. U moet zich dan aan deze bewaartermijn houden. Bijvoorbeeld:

• Als basisschool moet u het onderwijskundig rapport 5 jaar bewaren.
• In het lager en voortgezet onderwijs geldt dat u gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar moet bewaren nadat de leerling is uitgeschreven.
• Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet u als school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
• In het Examenbesluit staat onder meer dat u het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens 6 maanden moet bewaren.

Voor meer informatie over bewaartermijnen in het onderwijs, zie Bewaartermijnen op de website van Kennisnet.

Adresgegevens voor reünies

U mag als school adresgegevens van oud-leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies. Let er wel op dat u hiervoor eerst toestemming vraagt aan de oud-leerlingen. En dat u de gegevens dan alleen voor dat doel mag gebruiken.

Dit hangt af van de leeftijd van uw kind. Kinderen van 16 jaar of ouder hebben zelf recht op inzage in hun leerlingdossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage.

Ouder met gezag

U bent de wettelijk vertegenwoordiger als u gezag heeft over uw kind. Gezag wordt meestal door een of beide ouders uitgeoefend.

Als ouder met gezag over uw kind jonger dan 16 jaar heeft u dus recht op inzage in het dossier van uw kind.

Ouder zonder gezag

Heeft u niet (meer) het gezag over uw kind, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Dan heeft u  geen recht op inzage in het dossier van uw kind.

Wel heeft u recht op belangrijke informatie over uw kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van uw kind hiermee niet wordt geschaad.

De school van uw kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen uw belang en het belang van uw kind.

De school zal zware argumenten moeten aanvoeren om u niet te informeren. Alleen als blijkt dat het geven van informatie nadelig is voor uw kind, mag de school de informatie weigeren.

Stapt een leerling van de basisschool over naar de middelbare school of naar een andere basisschool? Dan is de (oude) basisschool verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over de leerling. In het onderwijskundig rapport staat de belangrijkste informatie uit het leerlingdossier. De school stuurt dit rapport vervolgens door aan de nieuwe school.

De basisschool mag alleen gegevens over een leerling in het onderwijskundig rapport opnemen die in de volgende categorieën vallen:

• administratieve gegevens (zoals naam, adres en onderwijsnummer van de leerling);
• gegevens over onderwijshistorie en leerresultaten (zoals een eventuele overstap tussen scholen en toetsresultaten);
• gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag van het kind (zoals het gedrag in de omgang en zijn/haar werkhouding);
• gegevens over de eventuele extra begeleiding die het kind heeft gekregen of nodig heeft;
• gegevens over de verzuimhistorie (ongeoorloofd verzuim van het kind in het jaar voorafgaand aan het onderwijskundig rapport).

Als basisschool moet u de ouder(s) van elk kind actief en op individueel niveau informeren over het verstrekken van het onderwijskundig rapport. U kunt hiertoe bijvoorbeeld een gesprek met de ouder(s) voeren of een brief sturen.

Tijdstip informeren

U moet ouder(s) uiterlijk informeren op het moment dat u het onderwijskundig rapport van een kind naar de nieuwe school stuurt.

Bewijs van informeren

Uit het leerlingdossier moet blijken dat u de ouder(s) daadwerkelijk heeft geïnformeerd. U toont dit aan door bijvoorbeeld een kopie van de brief of een verslag van het gesprek te bewaren in het leerlingdossier.