Beeldmateriaal

Ja, u mag bij een uitje of evenement met uw eigen telefoon foto’s en filmpjes maken waarbij andere mensen herkenbaar in beeld komen. Bijvoorbeeld uw kind en andere leerlingen tijdens een schooluitje, uw collega’s tijdens een borrel of uitje van uw werk of de andere bezoekers van een festival waar u bent.

Let op: voor het publiceren van dit soort beelden geldt een belangrijke voorwaarde: u moet de foto’s en filmpjes privé houden of hooguit in een zeer beperkte kring delen. Bijvoorbeeld in een kleine appgroep.

In dat geval is de privacywetgeving niet van toepassing. Er geldt namelijk een uitzondering voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik.

Ga hier wel op een nette manier mee om. Deelt u de foto’s en filmpjes in bredere kring, bijvoorbeeld op een openbare Facebookpagina? Dan geldt de uitzondering voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik niet.

In dat geval heeft u een grondslag uit de privacywet nodig om de beelden te publiceren. Dat zal in de meeste gevallen betekenen dat u eerst toestemming moet vragen aan de mensen die op de foto’s of filmpjes staan.

Dat hangt ervan af. In dit soort situaties is de privacywet van toepassing, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat u alleen foto’s en filmpjes mag maken en publiceren waarop uw werknemers, leerlingen of bezoekers herkenbaar in beeld komen als u daarvoor een wettelijke grondslag heeft.

Uitzondering geldt niet

Voor u geldt de uitzondering voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik niet. Die geldt namelijk alleen als er geen enkel verband is met een beroeps- of handelsactiviteit.

Grondslag

Foto’s en filmpjes waarop mensen herkenbaar in beeld komen, zijn persoonsgegevens. Voor het verwerken van persoonsgegevens heeft u altijd een grondslag nodig. In de AVG staan 6 grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken.

Toestemming

De grondslag die veruit het meest voor de hand ligt bij het maken en publiceren van beeldmateriaal, is toestemming. Dat betekent dat u toestemming moet hebben van uw werknemers, leerlingen of bezoekers om foto’s en filmpjes van hen te mogen maken en publiceren.

Kunt u geen toestemming vragen?

Is toestemming vragen geen optie? Dan kunt u nagaan of u een beroep kunt doen op de grondslag van het gerechtvaardigd belang.

Van gerechtvaardigd belang is echter niet snel sprake. U kunt alleen een beroep doen op deze grondslag als u voldoet aan de voorwaarden voor gerechtvaardigd belang.

Nee, dat mag niet zomaar. Gegevens over gezondheid of religieuze kenmerken zijn bijzondere persoonsgegevens. Het is verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering geldt. Daarnaast is, net als voor gewone persoonsgegevens, een geldige grondslag uit de privacywet noodzakelijk.

Bijzondere persoonsgegevens

Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, krijgen extra bescherming van de privacywet. We noemen dit bijzondere persoonsgegevens.

Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid, religie, ras of etniciteit, seksuele geaardheid en politieke voorkeur.

Voorbeelden bijzondere persoonsgegevens verwerken

Er zijn situaties waarin door het maken en publiceren van foto’s of filmpjes bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

•    Een restaurant dat erop gericht is om mensen in dienst te hebben met een geestelijke of lichamelijke beperking, dat deze mensen op de foto zet of filmt en dit materiaal gebruikt voor een promotieactie om nieuw personeel aan te trekken.
•    Een leraar die foto’s maakt van een sessie waarin kinderen aan het bidden zijn en deze foto’s deelt op de website om aan de buitenwereld te laten zien hoe de school het geloof naleeft.
•    Een organisator van een evenement die een godsdienstig evenement wil promoten onder gelovigen met fotomateriaal waarop bezoekers herkenbaar in beeld zijn gebracht. 

Voorwaarden bijzondere persoonsgegevens verwerken

U mag alleen bijzondere persoonsgegevens verwerken als u een beroep kunt doen op een van de uitzonderingen op het verbod. En u daarnaast een grondslag uit de privacywet voor de verwerking heeft.

Van een wettelijke uitzondering is bijvoorbeeld sprake als u foto’s of filmpjes maakt die zijn bedoeld om mensen te identificeren. En waarbij het onvermijdelijk is dat u voor dit doel de bijzondere persoonsgegevens verwerkt.

Een ander voorbeeld is als de verwerking noodzakelijk is voor een journalistiek doel. U heeft voor deze verwerking dan alleen een geldige grondslag nodig.

Heeft u uitdrukkelijke toestemming van de mensen om wie het gaat om foto’s en filmpjes van hen te maken en publiceren? Dan voldoet u aan beide voorwaarden. Uitdrukkelijke toestemming is namelijk zowel een uitzondering op het verbod als een wettelijke grondslag.

Geen bijzondere persoonsgegevens

U verwerkt gewone – en dus géén bijzondere – persoonsgegevens met uw foto’s of filmpjes als alle 3 de volgende punten gelden:

•    De foto’s of filmpjes zijn niet gericht op bijzondere persoonsgegevens of het maken van onderscheid op basis van deze gegevens.
•    Het is voor u redelijkerwijs ook niet te voorzien dat iemand onderscheid zal maken op basis van uw foto’s of filmpjes.
•    Het is onvermijdelijk dat u bijzondere persoonsgegevens verwerkt als u de foto’s of filmpjes maakt.  

Van gewone persoonsgegevens  zal doorgaans sprake zijn bij bijvoorbeeld een smoelenboek op intranet van de werkgever, een klassenfoto of het promoten van een (algemeen) evenement.

U kunt ervan uitgaan dat personen op uw foto’s en filmpjes vrijwel altijd identificeerbaar zijn. Om te bepalen of iemand te identificeren is, moet u namelijk rekening houden met alle middelen die redelijkerwijs te gebruiken zijn om personen te identificeren. Een herkenbaar postuur of een herkenbare houding kan al genoeg zijn om iemand te identificeren.

Foto’s en filmpjes waarop mensen te identificeren zijn, zijn persoonsgegevens. En dat betekent dat de privacywetgeving van toepassing is.

U moet bij het verwerken van persoonsgegevens een wettelijke grondslag hebben om foto’s en filmpjes te mogen maken en publiceren. Zoals toestemming van de mensen die op beeld staan.

Bij het verwerken van bijzondere persoonsgegevens heeft u bovendien een wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod nodig.

Ja, maar er gelden wel regels. U heeft onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) toestemming nodig voor het publiceren van foto’s en filmpjes van leerlingen. Daarnaast moet u het beeldmateriaal goed beveiligen.

Toestemming

Wilt u een foto maken en publiceren van een leerling van 16 jaar of ouder? Of een filmpje opnemen waarbij een leerling herkenbaar in beeld komt? Bijvoorbeeld op uw website of in een papieren schoolkrant? Dan moet de leerling daarvoor zelf toestemming geven.

Is de leerling jonger dan 16 jaar? Dan heeft u toestemming nodig van zijn of haar ouders.

U moet kunnen aantonen dat u geldige toestemming heeft van leerlingen of hun ouders voor de publicatie van het beeldmateriaal. Dit is onderdeel van uw verantwoordingsplicht.

En het moet voor leerlingen en/of ouders net zo makkelijk zijn om de toestemming in te trekken als om de toestemming te geven.

Beveiligen

U moet als school extra maatregelen treffen om de privacy van leerlingen te beschermen. Het is belangrijk dat u de foto’s en filmpjes beveiligt tegen misbruik.

U moet kunnen aantonen dat u voldoende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen om het beeldmateriaal van uw leerlingen te beschermen.

Ter illustratie: wilt u alleen ouders en leerlingen toegang geven tot beeldmateriaal? Dan kan het een passende maatregel zijn om een portal op uw website te plaatsen waarop alleen leerlingen en ouders kunnen inloggen. Die portal moet dan wel met https beveiligd zijn.

U kunt ook kiezen voor een app of andere online dienst waarmee u bepaalt wie u toegang wilt geven.

Let bij het gebruik van (gratis) online diensten wel goed op wat de aanbieder met de persoonsgegevens doet. Lees altijd de privacyverklaring en ga na of u een verwerkersovereenkomst moet sluiten.

Overige regels

Het vragen van toestemming en het beveiligen van het beeldmateriaal zijn twee belangrijke regels waarmee u als school rekening moet houden. Daarnaast gelden natuurlijk de andere verplichtingen uit de AVG.

U mag alleen een foto van een leerkracht ophangen als hij of zij daarvoor toestemming heeft gegeven.

Voorwaarden toestemming

De toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Let op: geeft een leerkracht geen toestemming, dan mag dit geen negatieve gevolgen voor hem of haar hebben.

Toestemming intrekken

Uw leerkrachten hebben het recht om op elk moment hun toestemming in te trekken. Ze hoeven hiervoor geen reden op te geven. Vanaf dat moment moet u hun foto van het bord in de aula verwijderen.

Nee, dat mag u niet. U mag alleen een foto van een medewerker gebruiken in een smoelenboek als diegene daarvoor vrije toestemming heeft gegeven.

Voorwaarden toestemming

De toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen.

Vrije toestemming

Let op: tussen u en uw werknemers bestaat een ongelijke machtsverhouding. Hierdoor kunnen uw werknemers alleen in uitzonderlijke omstandigheden hun toestemming vrij verlenen.

Dat is zo wanneer er geen enkel gevolg is verbonden aan toestemming geven of weigeren.

Toestemming intrekken

Uw medewerkers hebben het recht om op elk moment hun toestemming in te trekken. Ze hoeven hiervoor geen reden op te geven. Vanaf dat moment moet u hun foto verwijderen.