Vergroot contrast

CBP publiceert richtsnoeren voor het gebruik van een ‘kopietje paspoort’

Bedrijven en organisaties kopiëren steeds vaker het identiteitsbewijs van bijvoorbeeld klanten en relaties. Dit verschijnsel staat ook wel bekend als ‘kopietje paspoort’. Het op grote schaal kopiëren of scannen van identiteitsdocumenten brengt risico’s met zich mee voor de persoonlijke levenssfeer van burgers, zoals identiteitsfraude. Mensen kunnen hiervan jarenlang financiële en maatschappelijke schade ondervinden. Een kopie maken van een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart is dan ook – op enkele uitzonderingen na – bij wet verboden.

Bedrijven en organisaties in de private sector kunnen in de meeste gevallen voor legitimatie volstaan met de vraag aan klanten om hun paspoort of ander identiteitsdocument te tonen.

Om de regels te verduidelijken, heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP) richtsnoeren opgesteld voor het overnemen van persoonsgegevens en het kopiëren/scannen van identiteitsdocumenten.

De richtsnoeren bevatten ter illustratie veelvoorkomende situaties waarbij om een identiteitsbewijs wordt gevraagd, zoals onder meer bij hotels en sportscholen. De richtsnoeren treden vandaag in werking.​

Tonen van identiteitsbewijs

Het kopiëren van legitimatiebewijzen is niet alleen bij wet verboden, in de meeste gevallen volstaat het tonen van een legitimatiebewijs ter identificatie.

Het vragen om legitimatie heeft echter alleen zin wanneer de medewerker van een bedrijf of organisatie de echtheid en geldigheid van het originele identiteitsdocument controleert.

De richtsnoeren bevatten aanwijzingen voor de wijze waarop identiteitsdocumenten deugdelijk op echtheid kunnen worden gecontroleerd.

Kopie van identiteitsbewijs

Soms is het tonen van het identiteitsbewijs niet voldoende en kan het noodzakelijk zijn om hiervan bepaalde gegevens over te nemen of dit te kopiëren. Het bedrijfsleven mag in beginsel alleen maar een kopie maken van een identiteitsbewijs als daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.
 
Het bedrijf moet mensen hoe dan ook informeren over de noodzaak voor het overnemen of kopiëren van gegevens en wijzen op hun recht op inzage in en correctie van hun persoonsgegevens.
 
Bovendien schept de Wet bescherming persoonsgegevens verplichtingen om de kopieën met soms gevoelige persoonsgegevens goed te beveiligen tegen verlies en misbruik.

Publicaties