Vergroot contrast

Melden verwerking persoonsgegevens

Verwerkt u persoonsgegevens? Dan bent u in een aantal gevallen wettelijk verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt een openbaar register bij van alle meldingen. Zo kunnen mensen zien wie welke persoonsgegevens van hen gebruikt en met welk doel dit gebeurt. En kunnen zij zo nodig gebruikmaken van hun privacyrechten, zoals het recht op inzage van hun gegevens.

Vrijgesteld van melden

U hoeft niet alle verwerkingen van persoonsgegevens te melden. De meldingsplicht is niet van toepassing op:

  • openbare registers die bij wet zijn ingesteld, zoals het handelsregister en het Kadaster;
  • wettelijk verplichte verstrekkingen van persoonsgegevens aan bestuursorganen;
  • verwerkingen die in het zogeheten Vrijstellingsbesluit staan beschreven (dit zijn verwerkingen die veel voorkomen, standaard zijn, met waarborgen omkleed zijn en waarvan algemeen bekend is dat deze plaatsvinden).

Let op: per 1 juli 2016 geldt de wet Huis voor klokkenluiders. Bent u werkgever en verwerkt u persoonsgegevens op grond van deze wet? Dan kunt u onder bepaalde voorwaarden zijn vrijgesteld van melden.

Melden of niet?

U beoordeelt zelf of u een verwerking van persoonsgegevens moet melden. De Autoriteit Persoonsgegevens kan u hierover niet adviseren. Als u twijfelt, raadt de Autoriteit Persoonsgegevens u aan om de verwerking te melden. U kunt het volgende stappenplan volgen:

  1. Maak een inventarisatie van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen uw organisatie.
  2. Beoordeel voor elke gegevensverwerking of u deze moet melden. Met de Handreiking Vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt u nagaan of een verwerking is vrijgesteld van melden.
  3. Is een verwerking vrijgesteld? Dan hoeft u deze niet te melden en bent u klaar.
    Let op: de overige regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) zijn gewoon van toepassing, de vrijstelling geldt alleen voor de meldingsplicht. Een vrijstelling betekent dus niet dat u zich niet aan de Wbp hoeft te houden. Ook kunt u alsnog verplicht zijn uw gegevensverwerking te melden als er iets in uw situatie verandert.
  4. Moet u een verwerking melden? Dit doet u via het Wbp-meldingsprogramma of het Wbp-meldingsformulier (zie ook de toelichting op het formulier). Tenzij uw organisatie een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) heeft. Dan doet u een melding bij de FG in plaats van bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tip: vraag aan uw brancheorganisatie of er een voorbeeldmelding is.
    Let op: u moet uw melding doen vóór u met verwerken begint en dus ook voordat u gegevens gaat verzamelen.
  5. Voor gegevensverwerkingen met specifieke risico’s is een voorafgaand onderzoek verplicht. Dit houdt in dat de Autoriteit Persoonsgegevens eerst onderzoekt of uw verwerking aan de wettelijke eisen voldoet voordat u hiermee mag beginnen. U vraagt een voorafgaand onderzoek aan bij uw melding.
    Let op: is een voorafgaand onderzoek nodig, dan kunt u uw melding niet bij de FG doen.
  6. Heeft u een vraag over de meldingsprocedure? Kijk dan bij veelgestelde vragen.

Geldigheid van de melding

Uw melding is geldig vanaf het moment dat u een ontvangstbevestiging heeft ontvangen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Let op: een melding betekent niet dat u een goedkeuring van de Autoriteit Persoonsgegevens krijgt dat u persoonsgegevens op de juiste manier verwerkt. Aan een melding kunt u dus geen rechten ontlenen.

Meestal kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens alleen of de melding compleet is. Het blijft uw eigen verantwoordelijkheid om de melding goed en volledig te doen en om u te houden aan de overige bepalingen van de Wbp.

Wijzigen of intrekken van een melding

Wijzigingen in uw gegevensverwerking moet u doorgeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Zijn er wijzigingen in de naam- en/of adresgegevens? Dan kunt u deze doorgeven met de modelbrief die is opgenomen in het meldingsprogramma.

Andere wijzigingen kunt u digitaal doorgeven door het opgeslagen bestand van uw melding te openen en daarin de wijzigingen aan te brengen. Het gewijzigde bestand mailt u vervolgens in zijn geheel naar de Autoriteit Persoonsgegevens. Het authenticatieformulier stuurt u per post.
 
Wilt u een melding intrekken, dan vindt u daarvoor ook een modelbrief in het meldingsprogramma. Het moment van ontvangst geldt als moment van intrekking.

Zie ook