Vergroot contrast

Afnemers en leveranciers van goederen en diensten en cliënten- en gastenadministraties

Handreiking Vrijstellingsbesluit Paragraaf 3. Goederen en diensten: Vrijstelling 11. (Artikel 13 Vrijstellingsbesluit)

Beschrijving van de vrijstelling
Deze vrijstelling heeft betrekking op verwerkingen van een verantwoordelijke over diens afnemers, leveranciers of anderen waarmee hij een soortgelijke relatie heeft (bijvoorbeeld tussen winkeliers en hun vaste klanten, hotels en hun gasten, bibliotheken en hun lezers, enz.). Deze verantwoordelijken hoeven de verwerking van persoonsgegevens van deze betrokkenen niet te melden als aan de volgende voorwaarden is voldaan.

Let op! Deze vrijstelling is niet van toepassing als de verwerking onder één van de vorige vrijstellingen valt.

1. Toegestane doeleinden van de verwerking
De verwerking mag alleen geschieden voor:

  • het doen van leveringen en bestellingen; 
  • het verlenen van diensten; 
  • het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven; 
  • het doen van betalingen; 
  • het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen); 
  • andere activiteiten van intern beheer; 
  • het verzorgen van het transport van te leveren goederen en diensten naar de afnemers of leveranciers; 
  • het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de afnemers of leveranciers; 
  • het behandelen van geschillen; 
  • het doen uitoefenen van accountantscontrole; 
  • het verlenen van medewerking aan de heffing of invordering van gemeentelijke, provinciale en waterschapsbelastingen; 
  • de uitvoering of de toepassing van een andere wet.
     

2. Toegestane (categorieën) verwerkte gegevens
Alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verwerkt:

  • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de betrokkene; 
  • een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens; 
  • gegevens voor het doen van leveringen en bestellingen; 
  • gegevens voor het verlenen van diensten; 
  • gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven; 
  • gegevens voor het doen van betalingen; 
  • gegevens voor het innen van vorderingen;
  • gegevens voor het onderhouden van contacten met de afnemers of leveranciers; 
  • gegevens die betrekking hebben op iemands gezondheid (als bedoeld in artikel 16 Wbp) voor het uitvoeren van een dienstverleningsovereenkomst; 
  • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.
     

3. Toegestane (categorieën) ontvangers van de gegevens
De persoonsgegevens mogen alleen worden verstrekt aan:

  • degenen, inclusief derden, die:
      • belast zijn met de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of 
      • leiding geven aan hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of 
      • noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden. 
  • anderen, indien: 
      • de afnemer of leverancier zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of 
      • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de verantwoordelijke, of 
      • de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de afnemer of leverancier (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of 
      • de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de verantwoordelijke ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt. 
  • anderen, indien: 
      • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door de verantwoordelijke (indien deze als bestuursorgaan kan worden aangemerkt) of door het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of 
      • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Verwerking is in dit geval echter niet toegestaan als de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de afnemer of leverancier prevaleren boven het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke.

        In deze twee laatste gevallen mogen de gegevens alleen worden verstrekt:

      • voor zover het gaat om de bij het eerste punt hierboven onder 2. bedoelde gegevens, en 
      • nadat het voornemen om de gegevens te verstrekken is medegedeeld aan de afnemer of leverancier of diens wettelijk vertegenwoordiger en deze gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad om zijn recht op verzet (als bedoeld in artikel 40 of 41 Wbp) uit te oefenen.
         

4. Toegestane bewaartermijn
De persoonsgegevens moeten worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de desbetreffende transactie is afgehandeld. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.