FG aanmelden bij de AP

Heeft uw organisatie een FG aangesteld? Dan moet u dit aan de AP doorgeven.

Dit kan eenvoudig via het aanmeld- en wijzigingsformulier FG. U kunt deze informatie niet per e-mail of telefonisch doorgeven. 

Verantwoordelijkheid

Het is de taak van de verwerkingsverantwoordelijke binnen uw organisatie om de FG aan te melden bij de AP. En ervoor te zorgen dat deze informatie actueel blijft. Op die manier kunnen wij uw organisatie en uw FG (snel) bereiken wanneer dit nodig is. Bijvoorbeeld bij een datalek of privacyklacht.

Is er bijvoorbeeld een tijdelijke vervanging van uw FG? Dat kunt u melden in het toelichtingenveld van de registratie. Daar meldt u wie de tijdelijke FG is en hoe lang u verwacht dat de waarneming duurt.

Eventueel kan een FG zichzelf aanmelden of wijzigingen doorgeven. Een FG adviseert over het privacybeleid maar is niet verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Daarom vragen wij in het aanmeld- en wijzigingsformulier FG om de contactgegevens van zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de FG te vermelden.

Het e-mailadres van de verwerkingsverantwoordelijke en het e-mailadres van de FG mogen niet hetzelfde zijn.  

Huurt u extern een FG in? Vul ook dan de naam van de persoon in. U mag niet ‘n.n.b.’, ‘p.m.’ of iets dergelijks invullen.

Controle en bewijs

Zodra uw inschrijving, wijziging of afmelding is verwerkt, ontvangen de verwerkingsverantwoordelijke en de FG een bevestigingsmail met de verstrekte informatie. U kunt dan controleren of de gegevens kloppen. Deze bevestigingsmail is een bewijs van uw aanmelding en kunt u opnemen in uw administratie.

FG-nummer

Het FG-nummer dat u krijgt, is de bevestiging van het aanmelden van een FG bij de AP. Het is dus niet gekoppeld aan de persoon die FG is. Wanneer iemand anders de FG wordt, blijft het FG-nummer bij de organisatie horen.

Meerdere FG’s aanmelden

U kunt meerdere FG’s aanmelden bij de AP. U moet wel duidelijk aangeven welke FG het eerste aanspreekpunt is voor de AP. Dit doet u door in de invulvelden van het aanmeld- en wijzigingsformulier de contactgegevens van de FG te vermelden die het eerste aanspreekpunt is.

In de toelichting onderaan het formulier kunt u de contactgegevens van de overige FG’s vermelden. U kunt daar bijvoorbeeld ook omschrijven wat de aandachtsgebieden van de verschillende FG’s zijn.

Als u al een FG heeft aangemeld, kunt u hetzelfde FG-nummer gebruiken en bovenaan het formulier kiezen voor ‘wijziging van een eerdere aanmelding’. Meldt u voor het eerst FG’s aan? Dan kiest u voor de optie ‘nieuwe aanmelding’.

Extra FG bij verwerking Wpg- of Wjsg-gegevens

Het kan zijn dat u bepaalde persoonsgegevens verwerkt die onder de Wet politiegegevens (Wpg) of Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) vallen. En dat u volgens die wetten verplicht bent om een FG aan te stellen. De AP gaat er dan vanuit dat de FG die u bij ons heeft aangemeld, ook toeziet op verwerkingen waarvoor de Wpg of Wjsg geldt. 

U kunt er ook voor kiezen om een extra FG aan te stellen voor Wpg-of Wjsg-verwerkingen. Maar het hoeft niet. Kiest u hier wel voor, dan kunt u uw bestaande FG-aanmelding bij de AP aanvullen. U behoudt 1 FG-nummer voor beide FG’s.

U meldt uw extra FG aan door ons aanmeld- en wijzigingsformulier FG te gebruiken en te kiezen voor ‘wijziging van een eerdere aanmelding’. In de toelichting onderaan het formulier vermeldt u wie de FG voor Wpg- of Wjsg-verwerkingen is en wat de contactgegevens zijn.

Privacyverklaring van de AP

De AP heeft een privacyverklaring opgesteld waarin u kunt lezen hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van aangemelde FG's.

In de AVG vindt u meer informatie in artikel 37, 38, 39.